II. Tình hình tổ chức công tác kế toán, bán hàng và xác định kết quả ở
2. Đánh giá hàng hóa vật t
3.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
* Quy trình nhập kho vật t.
Khi có nhu cầu mua của công ty hoặc có đơn đặt hàng cần mua vật t của khách hàng thì giám đốc xí nghiệp viết lệnh mua vật t, sau khi đã đợc phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) nhận là đạt yêu cầu thì sẽ đợc nhập kho.
Khi nhập kho thủ quỹ viết phiếu nhập kho, ngời nhập kho phải mang phiếu nhập kho để đối chiếu số lợng hàng trên phiếu nhập và số lợng hàng thực nhập, sau đó thủ kho và ngời nhập ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 2 liên.
- Liên 1. Lu
- Liên 2. Kế toán kho giữ kèm biên bản kiểm nghiệm của lần nhập đó.
Biểu số 2: Phiếu nhập kho Mẫu 01- VT
Ngày 28 tháng 2 năm 2000
Tên ngời nhập:
Nhập tại kho: Anh chuyên
Tên hàng Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng PC 30 Bút Sơn Kg 20.000 660 13.200.000 2 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 45.000 700 31500.000
• Quy trình xuất kho vật t.
Khi khách hàng có nhu cầu mua vật t hoặc là công ty có nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm của công ty thì viết giấy đề nghị xuất hàng ( theo yêu cầu
của khách hàng hoặc nhu cầu của công ty). Giám đốc công ty căn cứ vào yêu cầu của khách hàng ra lệnh xuất kho. Kế toán kho sẽ viết phiếu xuất kho ( hay lệnh xuất kho) có ghi số lợng và đơn giá.
Phiếu xuất kho gồm 2 liên:
- Liên 1: Lu tại phòng kế toán kho để làm căn cứ ghi thẻ kho
- Liên 2: Khách hàng mang đến phòng kế toán để làm căn cứ ghi hoá đơn giá trị tăng.
Nếu xí nghiệp tiêu thụ ra ngoài khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán sẽ viết phiếu thu làm 3 liên nh sau:
- Khách hàng cầm 2 liên sang đa thủ quỹ 1 liên và nộp tiền còn 1 liên khách hàng giữ.
- Liên còn lại chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thì gặp kế toán bán hàng quy chuyển sang tiền VNĐ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng cha trả tiền thì kế toán tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng mua hàng giữa khách hàng và xí nghiệp hoặc phiếu thu( nếu có) và phiếu nhập kho viết hoá đơn (GTGT) thành 3 liên, trên đó ghi rõ số lợng đơn gía, thành tiền và đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị hoặc kế toán trởng. Khách hàng cần hoá đơn GTGT xuống thủ kho để thủ kho xác nhận vào hoá đơn và giao hàng.
- Thủ kho nhận 1 hoá đơn GTGT để tổng hợp và phân loại, đóng thành tập, cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu và ghi sổ.
- Khách hàng nhận1 hoá đơn GTGT và phiếu thu.
- Phòng kế toán giữ 1 liên của phiếu xuất kho và 1 liên của hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc để ghi vào các bảng kê và sổ kế toán tiêu thụ.
Biểu 3 Phiếu xuất kho Mẫu số 01- VT
Ngày 31 tháng 12 năm 2001
(Xuất cho Anh Bảo)
STT Tên hàng Đơn
vị
Số lợng Đơn
giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất
1 Xi măng PC 30 Bút Sơn bao Kg 15.500 10230.000
2 Xi măng PC 40 Bút Sơn bao Kg 40.000 28.000.000
Cộng thành tiền: (viết bằng chữ)
Ngời nhận Thủ kho KT trởng Thủ kho đơn vị
Biểu số 4
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01.GKT
(Liên 3 dùng để thanh toán)
Ngày 14 tháng 12 năm 2001 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp vật t và dịch vụ Địa chỉ : Chèm- Từ Liêm- Hà Nội Họ và tên ngời mua: Anh tứ
Đơn vị : Công ty quản lý đờng bộ 238. Địa chỉ : Sóc Sơn- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 40.000 718 28720.000
Thuế suất GTGT: 10% : Cộng tiền hàng: 28720.000 Tiền thuế GTGT: 2872.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 31602000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm bảy hai nghìn chẵn
Ngời mua KT trởng Thủ trởng đơn vị
ký ký ký