I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.3.2. Hồ sơ kiểm toán của Công ty B :
Công ty B là một doanh nghiệp thơng mại là khách hàng mới của AASC bắt đầu từ năm 2002 do vậy việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cho Công ty B ngoài những điểm chung còn có nhiều điểm khác với những quy định chung về hồ sơ kiểm toán của Công ty. Vì đây là khách hàng mới nên toàn bộ những thông tin, tài liệu thu thập đợc đều đợc lu trữ trong một hồ sơ làm việc. Nội dung của hồ sơ kiểm toán đ- ợc sắp xếp theo các chỉ mục tổng hợp đánh ký hiệu nh sau
Chỉ mục A: Các vấn đề chung của kiểm toán : - Báo cáo của Ban Giám đốc.
- Báo cáo kiểm toán. - Bảng cân đối kế toán. - Bảng tổng hợp thu chi. - Báo cáo quyết toán quỹ. - Tình hình tăng giảm tài sản. - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Chỉ mục B : Các vấn đề chung của khách hàng :
Tài liệu này do khách hàng cung cấp - Quyết định thành lập công ty.
- Thông báo điều chỉnh kế hoạch chi quản lý. - Biên bản kiểm kê.
- Quyết định về việc trích quỹ.
Ngoài ra, hồ sơ kiểm toán còn lu trữ giấy tờ làm việc của kiểm toán đối với mỗi phần hành hoặc khoản mục. Việc tiếp cận thực hiện kiểm toán cho mỗi khoản mục đợc tiến hành theo quy trình sau:
- Đa ra các mục tiêu kiểm toán đối với từng khoản mục.
- Tìm hiểu về các chính sách kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ : việc tìm hiểu này đợc tiến hành thông qua Bảng câu hỏi, hoặc kiểm toán trực tiếp phỏng vấn điều tra để đạt đợc sự hiểu biết cần thiết. Bảng câu hỏi chỉ đợc thiết lập
đối với những khoản mục, phần hành nào mà kiểm toán viên cho là có chứa nhiều rủi ro.
- Các sai sót có liên quan và rủi ro kiểm toán - Quy trình kiểm toán :
+ Các thủ tục phân tích.
+ Các thủ tục kiểm tra chi tiết. Cụ thể nh sau :
Chỉ mục C : Chỉ mục về tiền gồm 2 chỉ mục chi tiết :
C1 : Tiền mặt
C2 : Tiền gửi ngân hàng.
Giấy tờ làm việc gồm các trang làm việc về đối chiếu số liệu và kiểm tra chứng từ đợc hình thành theo mẫu chung của Công ty.
Chỉ mục D : Vật liệu, công cụ dụng cụ.
Chỉ mục E : Tài sản cố định. Gồm 2 chỉ mục chi tiết là :
E1 : Tài sản cố định
E2: Hao mòn tài sản cố định.
Các bằng chứng do khách hàng cung cấp nh Bảng chi tiết tài sản cố định, Báo cáo tăng giảm tài sản cố định, Bảng tính hao mòn tài sản cố định, ..
Chỉ mục F : Xây dựng cơ bản. Gồm :
Các trang làm việc về đối chiếu số liệu và kiểm tra chứng từ.
Chỉ mục G : Các khoản phải thu. Gồm : G1 : Phải thu khách hàng.
G2 : Phải thu khác.
Chỉ mục H : Tạm ứng.
Chỉ mục I : Chi trớc chi phí quản lý bộ máy.
Gồm các trang làm việc chi tiết về kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu, và các trang làm việc tổng hợp nh Tổng phát sinh Nợ, Tổng phát sinh Có của tài khoản 3111, 3118.
Chỉ mục J : Phải trả cho ngời nhận thầu.
Chỉ mục K : Thanh toán với ngời bán
K1 : Phải trả ngời cung cấp K2 : Phải trả khác.
Vì B là doanh nghiệp thơng mại nên công tác kế toán của công ty B chủ yếu liên quan đến các khoản phải thu và các khoản phải trả. Khi tiến hành kiểm toán kiểm toán viên cho rằng đối với khoản mục các khoản phải trả của Công ty B có nhiều rủi ro vì vậy khi tiến hành tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và chính sách kế toán kiểm toán đã thiết lập một hệ thống các câu hỏi tập hợp trong Bảng câu hỏi nh sau:
TT Khoản mục
Nội dung Trả lời Ghi
chú
Có Không
1 Tính có thực
- Các khoản phải trả có đối tợng phải trả không? Có mở sổ chi tiết không? - Định kỳ đơn vị có thực hiện đối chiếu danh sách các khoản phải trả nhà cung cấp với Báo cáo và Sổ chi tiết không? ( có biên bản không?) - Các khoản thanh toán nợ và các khoản phải trả có đầy đủ chứng từ không? √ √ √ 2 Tính đầy đủ
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đợc phản ánh ngay vào sổ kế toán không?
- Việc ghi chép chứng từ vào sổ kế toán có đợc kiểm soát để tránh bỏ sót các nghiệp vụ hay không?
- Cuối kỳ có tiến hành đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không?
√
√
3 Tính chính xác
- Các khoản phải trả có theo đúng giá trị và phù hợp với chứng từ không? Có kiểm soát chứng từ không?
- Kế toán có theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả theo từng đối tợng và món nợ để có số d cuối kỳ chính xác không?
- Đối chiếu Sổ cái, Sổ chi tiết, Báo cáo công nợ xem có khớp nhau không?
√
√
√
4 Giá trị - Đơn vị có hạch toán các khoản phải trả đúng giá trị thực tế không?
- Đơn vị có đối chiếu các khoản công nợ với khách hàng không?
√ √
5 Tính đúng kỳ
- Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ phải trả có đợc hạch toán đúng kỳ và đầy đủ không?
- Việc hạch toán các khoản nợ phải trả có đợc thực hiện đúng thời hạn quy định không?
- Có đối chiếu pháp định giữa hàng tồn kho và các khoản phải trả không?
√ √ √ 6 Quyền và nghĩa vụ
- Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán các khoản phải trả trên sổ hay không?
- Có chứng từ chứng minh các khoản phải trả không?
- Có theo dõi riêng các khoản phải trả
√ √ √
không?
- Có hạch toán theo trình tự thời gian không?
- Có thờng xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không?
√ √
7 Phân loại
- Doanh nghiệp có mở Sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tợng không?
- Có các khoản phải trả nội bộ không? - Có theo dõi khoản phải trả theo từng thời hạn thanh toán không? Theo nội tệ, ngoại tệ, từng hoạt động không?
√ √
√
8 Trình bày
- Các khoản phải trả có đợc trình bày và thuyết minh trên Báo cáo tài chính theo quy định không? √
Chỉ mục L : Các khoản trích theo lơng
L1 : Bảo hiểm y tế L2 : Bảo hiểm xã hội L3 : Kinh phí công đoàn.
Chỉ mục M : Các khoản thu trớc
M1 : Thu trớc BHYT bắt buộc M2 : Thu trớc BHYT tự nguyện Và một số chỉ mục tổng hợp khác.
Theo cách tổ chức hồ sơ kiểm toán cho Công ty B nh đã trình bày ở trên đây cho thấy những điểm sau :
Thứ nhất, việc sắp xếp các chỉ mục tổng hợp theo trình tự nh trên là rõ ràng, dễ tìm thông tin dễ tra cứu. Vì các chỉ mục tổng hợp đợc sắp xếp theo thứ tự vần
chữ cái khi kiểm toán viên muốn tìm thông tin trong hồ sơ kiểm toán của Công ty B chỉ cần đối chiếu xem thông tin cần tìm thuộc chỉ mục tổng hợp nào sau đó mở chỉ mục đó ra là có thể tìm đợc.
Thứ hai, việc kiểm tra soát xét công việc kiểm toán trên hồ sơ kiểm toán đ- ợc thực hiện một cách dễ dàng thông qua các chỉ mục.
Tuy nhiên, một điều rõ ràng là các thông tin trong hồ sơ kiểm toán không có một sự liên kết chặt chẽ với nhau ngoài mối liên hệ “dọc” từ tổng hợp đến chi tiết nh vậy thì công việc kiểm tra soát xét sẽ không đa lại kết quả cao. Đồng thời, việc tổ chức hồ sơ kiểm toán nh trên là hợp lý khi quy mô công tác kiểm toán nhỏ nhng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tiến hành kiểm toán những khách hàng lớn vì lợng thông tin cần lu trữ lớn việc đánh số thứ tự và lập hồ sơ kiểm toán nh vậy sẽ không đáp ứng đợc những yêu cầu đề ra. Vì vậy, cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán này chỉ phù hợp với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên còn đối với những khách hàng thờng xuyên( đợc kiểm toán từ 2 năm trở lên) Công ty cần tổ chức hồ sơ kiểm toán giống nh hồ sơ kiểm toán lập đối với Công ty A ở trên.