Chi phí trả trớc là các chi phí thực sự Công ty đã phải thanh toán nhng chi phí này có giá trị lớn và liên quan đến kết quả của nhiều kỳ kinh doanh sau nên cha thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán đó nên chi phí này đợc phân bổ dần vào các kỳ hạch toán sau.
Tại Công ty May 10 chi phí trả trớc thờng là những chi phí về tiền thuê các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và tiền thuốc cấp, bán cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thờng các chi phí này Công ty phải trả trớc cho nhiều tháng sau đó, do vậy chúng đ- ợc phản ánh vào tài khoản 142- Chi phí trả trớc. Hàng tháng chi phí này đợc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng.
Công việc hạch toán chi phí trả trớc đợc phản ánh vào “Bảng kê phát sinh tài khoản 142- Chi phí trả trớc” (Biểu số 12).
Cuối tháng theo số liệu từ bảng kê phát sinh TK 142, Kế toán giá thành tiến hành tập hợp chi phí trả trớc đợc phân bổ trong tháng vào những khoản mục chi phí thích hợp có liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm trong tháng và phân bổ theo từng Xí nghiệp thành viên, từng phân xởng. Đồng thời phản ánh chi phí phát sinh vào "Bảng kê số 6- Tập hợp chi phí trả trớc" (Biểu số 16a) và căn cứ vào các Nhật ký chứng từ liên quan để phản ánh vào "Sổ cái TK 142" (Biểu số 13)
Biểu số 13
Số d đầu năm
Nợ Có
Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 . . . NKCT số 1 (TK 111) NKCT số 10 (TK 141) 37.476.000 15.000.000 Cộng sổ phát sinh Nợ 52.476.000 Tổng số phát sinh Có 50.419.109 Số d Nợ 196.234.000 198.290.891 Có