I/ Đặc điểm tình hình chung tại doanh nghiệp t nhân sản xuất& kinh doanh
3. Hoạt động sản xuất kinh doanh
1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu :
* Phân loại:
Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc đợc thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu đợc chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi.
- NVL chính: Là các đối tợng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, tôn, sắt, hợp kim.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm:
que hàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (nh bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ...
-Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh nh: gỗ than, xăng, dầu ...
-Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện...
- Phế liệu: Là những vật liệu thu lại đợc sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài.
- CCDC dùng để cắt nh máy cắt, máy khoan, máy hàn ... * Đánh giá vật liệu:
Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Do là một DN t nhân nên việc sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ các hợp đông đã đợc ký kết. Khi có nhu cầu về vật t, căn cứ vào lệnh sản xuất , nếu kho không có vật t thì nhân viên kế toán phòng vật t mua vật t cung cấp cho quá trình sản xuất.
Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phải phản ánh theo giá thực tế. Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thu mua phòng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho. Sau khi vật liệu nhập kho theo kế hoạch DN phải thanh toán tiền đã mua vật t. Khi có nhu cầu sản xuất thì kế toán viết phiếu xuất kho cho bộ phận sử dụng. Ngời chịu sự phân công sổ mang phiếu xuất lên phòng kế hoạch vật t để lĩnh vật t. Chính vì vậy mà vấn đề lãng phí NVL là rất ít xảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít.
Cũng nh các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu đợc tính nh sau:
- Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trờng hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau.
+ Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT.
Giá thực tế vật liệu nhập kho =
Giá ghi trên
hoá đơn +
Chi phí thu mua
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thờng chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu.
- Đối với vật liệu xuất trong kì:
Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phơng pháp đơn giá bình quân để tính giá đối với vật liệu xuất trong
GTT xuất trong kỳ = Số lợng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ
2. Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong
Để có thể giảm bớt khối lợng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL, CCDC tại DN đợc thực hiện theo phơng pháp chứng từ ghi sổ.
Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC.
2.1./ Thủ tục nhập
NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệm theo dõi tình hình vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN đợc diễn ra liên tục. Do đặc thù sản xuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sản xuất bị ngng trệ, điều này sẽ ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng của sản phẩm.
Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau: - hoá đơn GTGT của bên bán
- phiếu nhập kho
Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Số lượng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Đơn giá bình
Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã đợc bộ phận cung tiêu, phòng kế toán kiểm tra, tính toán , đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế.
VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thơng
Mại Thanh Tuấn. Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biên bản kiểm nhận hàng hoá NVL :
Biểu số 1 :
Doanh nghiệp t nhân SX-KDTM Thành Phong
biên bản kiểm nhận hàng hoá, nguyên vật liệu
Ngày 06/02/2004
Căn cứ vào hợp đồng mua Nguyên vật liệu với công ty TNHH TM Thanh Tuấn
Hôm nay chúng tôi gồm có :
- Ông Đỗ Thế Phong - GĐ công ty Thành Phong làm trởng ban - Ông Trần Thanh Tùng - Phòng vật t
Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dới đây : Stt Tên hàng và quy cách phẩm
chất
Đvt Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú
SL TT 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 Tất cả còn tốt 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 4 Que hàn kg 1.000
Ngời nhận Ngời giao
Biểu số 2 : Mẫu số : 01GTKT - 3LL
hoá đơn (gtgt) Ký hiệu: EK/ 2003B Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 02/02/2004
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Thanh Tuấn Địa chỉ : 84 La Thành - Hà Nội
Điện thoại : 8.513.901
Họ tên ngời mua hàng : Trần Thanh Tùng
Đơn vị : DNTN sản xuất và kinh doanh TM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thợng - Đống Đa - Hà Nội
Hình thức thanh toán : Mua hàng . Trả chậm Mã số thuế : 0101294483
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 2000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng 158.000.000 Thuế suất GTGT 5% 7.900.000 Tổng cộng tiền thanh toán 165.900.000
Số tiền viết bằng chữ : Một trăm sáu mơi năm triệu chín trăm nghìn đồng chẵn/
Ngời mua hàng Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, tính toán về số lợng, quy cách, chất lợng sản phẩm, đơn giá..Sau đó xác nhận xong tiền hàng, kế toán tiến hành thủ tục nhập kho theo giá thực tế trên hoá đơn. Biểu số 3 :
Ngày 01/01/1995 của BTC Số 8
Nợ TK 152 Có TK 111
Đơn vị mua hàng : DN TN SXKD TM Thành Phong Ngời nhận : Trần Thanh Tùng
Địa chỉ mua : Công ty TNHH Thanh Tuấn Nhập tại kho vật t.
Stt Tên vật t Mã số
Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 158.000.000
Cộng viết bằng chữ : Một trăm năm mơi tám triệu đồng chẵn/.
Ngời nhập Thủ kho Kế toán Giám đốc
Sau khi hàng đã đợc nhập kho đầy đủ, công ty chấp nhận thanh toán với ngời bán số tiền que hàn bằng tiền mặt, số còn lại cha thanh toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho của kế toán để thanh toán với ngời bán. Kế toán thanh toán với ngờ bán viết phiếu chi nh sau:
Biểu số 4 :
Phiếu chi Mẫu số 01-TT
Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ
Ngày 06/02/04 Quyển số 83
Địa chỉ: Láng Thợng Số 05/1
Đống Đa- Hà Nội. Nợ TK 152
Có TK 111
Họ tên ngời nhận tiền : Lê Thanh Tuấn Địa chỉ : Cty TNHH TM Thanh Tuấn
Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua NVL phục vụ sản xuất Số tiền : 8.000.000đ
Thuế VAT đầu vào : 400.000đ
Viết bằng chữ : Tám triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn/.
Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 8
Ngày 06 tháng 02 năm2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên Phiếu chi : Nợ TK 152 8.000.000
Nợ TK 133(1) 400.000 Có TK 111 8.400.000
VD 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10/02/04 mua hàng của công ty Cơ kim
khí Việt Dũng, kế toán không cần lập Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá do số lợng ít mà kiểm tra thực tế rồi viết phiếu nhập kho ngay:
Biểu số 5 :
Hoá đơn (gtgt )
Đơn vị giao hàng : Cty Cơ- kim khí Việt Dũng Địa chỉ : Từ Liêm - Hà Nội
Tên ngời mua : Trần Thanh Tùng Đơn vị : DNTN SXKD Thành Phong Địa chỉ : Láng Thợng- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán : Trả chậm
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ
Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bản lề chiếc 500 8.000 4.000.000
2 Khoá Minh Khai chiếc 500 10.000 5.000.000
3 Vít khóa con 200 5.000 1.000.000
Cộng 10.000.000
Thuế VAT 5% : 10.000.000 x 5% = 500.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 10.500.000đ
Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mời triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/.
Ngời mua Kế toán trởng Giám đốc
Doanh nghiệp đã chấp nhận nhập kho hàng nhng cha thanh toán cho ngời bán.
Biểu số 6 :
phiếu nhập kho Mẫu số 01 -VT
Ngày 10/02/04 Ban hành ngày 11/1/95 của BTC
Số 15 Nợ TK 152 Có TK 331
Đơn vị mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Ngời nhận : Trần Thanh Tùng
Đơn vị bán hàng : Cty Cơ- Kim khí Việt Dũng Ngời giao : Nguyễn Quốc Hùng
Nhập tại kho vật t : đ/c Thơng Stt Tên hàng hoá
dịch vụ
Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền CT Thực
nhập
A B C 1 2 3 4 = 2 x 3
1 Bản lề chiếc 500 500 8.000 4.000.000
2 Khoá Minh Khai chiếc 500 500 10.000 5.000.000
3 Vít khoá con 200 200 5.000 1.000.000
Cộng 10.000.000
Thuế VAT 5% : 10.000.000 x 5% = 500.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 10.500.000đ
Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mời triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/.
Ngời mua Kế toán trởng T.T đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Biểu số 7 :
hoá đơn ( gtgt )
Đơn vị giao hàng : Công ty TNHH TM Việt Hng Địa chỉ : Cầu Diễn- Từ Liêm -Hà Nội
Mã số thuế : 0100662060
Họ tên ngời mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thợng- Đống Đa- Hà Nội
Hình thức thanh toán : tiền mặt MST : 0101294483 Stt Tên hàng hoá dịch
vụ
Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy khoan chiếc 01 3.000.000
2 Máy đếm tiền chiếc 01 1.000.000
3 Máy Fax chiếc 01 2.000.000
Cộng 6.000.000
Thuế VAT 5% : 6.000.000 x 5% = 300.000 Tổng cộng tiền bằng số : 6.300.000
Tổng số tiền ghi bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/.
Ngời mua Kế toán trởng T.T đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Căn cứ vào hoá đơn, kế toán lập phiếu nhập kho số 20
phiếu nhập kho Mẫu số 01 -VT
Ngày 16/02/04 Ban hành ngày 11/1/95 của BTC Số 20
Nợ TK 153 Có TK 111
Đơn vị mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Ngời nhận : Trần Thanh Tùng
Đơn vị bán hàng : Cty TNHH TM Việt Hng Ngời giao : Vũ Kim Thanh
Stt Tên hàng hoá dịch vụ
Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền CT Thực
nhập
A B C 1 (2) 3 4 = 2 x 3
1 Máy khoan chiếc 01 01 3.000.000 3.000.000
2 Máy đếm tiền chiếc 01 01 1.000.000 1.000.000
3 Máy Fax chiếc 01 01 2.000.000 2.000.000
Cộng 6.000.000
Thuế VAT 5% : 6.000.000 x 5% = 300.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 6.300.000đ
Tổng số tiền ghi bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/.
Ngời mua Kế toán trởng T.T đơn vị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Doanh nghiệp đã chấp nhận thanh toán với công ty TNHH TM Việt Hng lô CCDC vừa mới nhập bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho viết Phiếu chi :
Phiếu Phiếu chi Mẫu số 01-TT
Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ
Thành Phong Ngày 14/3/95 của BTC
Ngày 16/02/04 Quyển số 83
Địa chỉ: Láng Thợng Số 10/1
Đống Đa- Hà Nội. Nợ TK 153
Có TK 111
Họ tên ngời nhận tiền : Vũ Kim Thanh Địa chỉ : Cty TNHH TM Việt Hng
Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua CCDC phục vụ sản xuất Số tiền : 6.000.000đ
Thuế VAT đầu vào : 300.000đ
Viết bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/. Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 20
Ngày 16 tháng 02 năm2004
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên Phiếu chi : Nợ TK 153 6.000.000
Nợ TK 133(1) 300.000 Có TK 111 6.300.000
2.2/ Thủ tục xuất kho
Vật liệu, CCDC trong kho đợc xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau nh xuất cho sản xuất, cho quản lý và xuất bán.
Do vật liệu, CCDC của DN bao gồm nhiều chủng loại và đợc sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết
kiệm, hiệu quả nhất . Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu NVL, CCDC kế toán sẽ viết Phiếu xuất kho , đợc lập thành 3 liên :
+ liên 1 : lu ở bộ phận lập phiếu
+ liên 2 : thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ
+ liên 3 : ngời nhận giữ để ghi vào sổ kế toán bộ phận sử dụng. Các bộ phận sử dụng phụ trách cung ứng ký, ghi rõ họ tên khi xuất NVL, CCDC phục vụ sản xuất.
VD : Ngày 18/2/04 DN xuất NVL cho sản xuất tủ đứng 2 cánh theo đơn
đặt hàng của đơn vị khác, khi đó căn cứ vào số lợng xuất thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho nh sau :
phiếu xuất kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Ngày 18/02/04 Ban hành 1/11/1996 của BTC Số 93
Nợ TK 621 Có TK 152
Họ tên ngời giao hàng : Nguyễn Văn Sinh Lý do xuất : Để sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho : đ/c Thơng Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C 1 2 3 4= 2x3 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 2.000 2.000 25.000 50.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 3.000 3.000 15.000 45.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 3.000 3.000 10.000 30.000.000
4 Mũi khoan cái 1.000 1.000 5.000 5.000.000
Cộng 130.000.000
Xuất ngày 18 tháng 02 năm 2004
Bộ phận phụ trách SX Ngời nhận Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
VD :
Ngày 19/02/04, doanh nghiệp xuất một số vật t để hoàn thiện lô hàng tủ đứng 2