IV/ thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện hà nội:
4. 1 Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán sử dụng tài khoản sau:
+/ TK 152 - “ Nguyên liệu, vật liệu ”.
+/ Các tài khoản phản ánh phơng thức thanh toán với nhà cung cấp nh TK 111, TK 112, TK 141, TK 331 ...
+/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho các mục đích khác nhau nh : TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ...
Do đặc thù của nhà máy về phơng thức mua vật liệu nên kế toán không sử dụng tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đờng”.
Nội dung, kết cấu của các tài khoản nêu trên đã đợc trình bày ở phần thứ nhất “ Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất ”. ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu.
4.2- Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bu điện:
Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật t là đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập-xuất- tồn kho vật liệu theo những thứ, những loại vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị.
Tổ chức thực hiện đợc toàn bộ các công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng trớc hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế Nhà máy chứng từ kế toán đợc sử dụng trong phần hành chi tiết vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Để phù hợp với quy mô sản xuất thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính và trình độ chuyên môn của thủ kho, kế toán chi tiết thực hiện theo phơng pháp “ Ghi thẻ song song ”.
Theo phơng pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán nh sau:
+/ Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lợng. Định kỳ (nửa tháng một lần) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu.
+/ Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính.
a.- Kế toán chi tiết nhập vật liệu: a.1- Thủ tục nhập vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức nguyên vật liệu, phòng vật t tính toán, xác định mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra một khối l- ợng sản phẩm nhất định, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, phòng vật t mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu, sau đó đợc sự đồng ý
(ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật t cử ngời đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định.
* Thủ tục nhập kho do mua ngoài:
Tại Nhà máy, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài với khối lợng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lợng sản phẩm làm ra cũng nh đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, trớc khi nhập kho vật liệu, nhà máy tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm trong những trờng hợp cần thiết. Thủ tục nhập kho đợc tiến hành tuỳ thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Chẳng hạn, khi ngời bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy, căn cứ vào hoá đơn bán hàng nh sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 05 tháng 03 năm 2000. No: 042988 Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng mại Tràng Thi - CHTMDV Thuốc Bắc
Địa chỉ : 24 Thuốc Bắc Số TK:
Điện thoại MS : 01 00107437 - 1
Họ tên ngời mua hàng: Ninh Đức Thắng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TGNH MS : 01 00686865 - 1
S ố
T T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn
vị tính ố lợngS ơn giáĐ Thành tiền
Nhôm cuộn K g 4 04 21818,4 8.814.634 Cộng tiền hàng: 8.814.634 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 881.463 Tổng cộng tiền thanh toán 9.696.097 đ
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Căn cứ hoá đơn số 042988 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau:
Tổng công ty BC-VT Việt nam Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việtã nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật t
Căn cứ vào hợp đồng số 108-00 ngày 03 tháng 03 năm 2000 giữa Nhà máy thiết bị Bu điện Hà nội (bên mua ) và Công ty Thơng mại Tràng Thi (bên bán).
Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan .
Hôm nay, Ngày 05/03/2000, vào hồi 8 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có:
- Bà Nguyễn Tân Chung - Phó GĐ kỹ thuật
- Ông Ninh Đức Thắng - Trởng phòng vật t.
- Bà Võ Minh Huệ - Kế toán vật t
- Bà Nguyễn Thị Thanh - Thủ kho vật t - dụng cụ
- Ông Hoàng Công Sơn - Phòng Kỹ thuật
Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng nhập khẩu với nội dung sau:
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Chất lợng Ghi Theo HĐ Thực nhập chú 1 Nhôm cuộn 1,2m*1m Kg 404 404 Có 2 kg nhôm không đúng chủng loại
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Có 02 kg không đúng chủng loại 1,2mx1 m. Biên bản hoàn thành vào lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày.
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho đợc chia làm 3 liên; 1 liên lu lại phòng vật t , 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt); 1 liên giao cho ngời bán.
Thông thờng mỗi loại vật liệu sẽ đợc lập một phiếu nhập kho, nhng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. ở đây sau khi vật liệu đợc kiểm nghiệm, phòng vật t lập phiếu nhập kho số 258.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu nhập kho số: 258 Ngày 05 tháng 03 năm 2000.
Nhập của : Công ty Thơng Mại Tràng Thi
Theo chứng từ: HĐ Số : 042988 Ngày 05/03/2000 Nhập tại kho: Vật t Thợng Đình
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
1 Nhôm cuộn Kg 404 404 21818,4 8.814.634
Thuế VAT 10% 881.463
Vận chuyển 40.000
Tổng: 9.696.097 đ
Bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./. Phụ trách vật t Ngời giao Thủ kho Ngời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào số lợng nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho ngời bán (bao gồm cả các khoản chi phí khác nh vận chuyển, bốc dỡ, ... các loại thuế (nếu có). Tuỳ theo yêu cầu của ngời bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tơng ứng.
Trong trờng hợp này Doanh nghiệp thanh toán theo hình thức Tiền gửi ngân hàng cho nên thủ quỹ sẽ viết giấy uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nơi Nhà máy đã mở tài khoản.
Đơn vị:.. .. .. uỷ nhiệm chi Số: 104
Chuyển khoản, chuyển tiền, th, điện
Lập ngày 05 tháng 03 năm 2000 Tên đơn vị trả tiền: Nhà máy Thiết Bị Bu Điện Phần do ngân hàng ghi:
Số tài khoản:.. .. .. TK nợ
Tại ngân hàng: Sở giao dịch NH Công thơng VN 710A-0009 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Thơng Mại Tràng Thi TK có Số tài khoản: .. ..
Tại ngân hàng Ngoại thơng VN
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu sáu trăm chín mơi Số tiền viết bằng số: sáu nghìn không trăm chín mơi bảy đồng chẵn ./. 9.696.097 Nội dunh thanh toán: Trả tiền mua nhôm cuộn.
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT Chủ TK ghi sổ ngày .. .. .. ghi sổ ngày 05/03/2000
KT KTT KT KTT
Sau khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký Tiền gửi ngân hàng rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu trong kỳ.
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền gửi VND) TK: 112
Quý 3/2000 Chứn
g
từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
.. .. .. .. 04298
8 05/03 Trả tiền cho Cty TM Tràng Thi 152 112 9.696.097
.. . .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. ..
Cộng phát sinh: 704.363.67
2 Kế toán trởng Ngời lập biểu
+ Trờng hợp thanh toán bằng tạm ứng: thì thủ tục đợc tiến hành nh sau: trớc hết phòng vật t sẽ viết giấy đề nghị chi gửi cho kế toán Nguyên vật liệu.
Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:130
Nhà máy TBBĐ
Đề nghị chi Đề nghị chi cho : Tống Xuân Hồng
Số tiền : 15.000.000
Viết bằng chữ : Mời năm triệu đồng chẵn ./. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật t.
Duyệt Phòng VT Ngời đề nghị chi.
Sau khi nhận đợc đề nghị chi kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền.
Mẫu:.. .. Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu chi số: 134
Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. ..
Có: .. .. .. .. Họ tên ngời nhận tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT.
Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật t.
Số tiền : 15.000.000 (viết bằng chữ): Mời năm triệu đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị chi chứng từ gốc số 130.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mời năm triệu đồng chẵn./.
Thủ trởng Kế toán trởng Ngời Thủ quỹ Ngời
đơn vị lập phiếu nhận tiền
Sau khi mua đợc hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính lại số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ sung thêm.
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 06 tháng 03 năm 2000. No: 043896 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng bách hoá tổng hợp
Địa chỉ : 68 Trần Phú Số TK:
Điện thoại MS :
Họ tên ngời mua hàng: Tống Xuân Hồng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TM MS :
S ố
T T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính S ố lợng Đ ơn giá Thành tiền 1 Cụm khoá Inox c ái 005 18.000 9.000.000
2 Ecu + Rong đen b
ộ 007 850 595.000
3 Keo dog h
ộp 50 12.000 600.000
Cộng tiền hàng: 10.195.000 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 1.019.500 Tổng cộng tiền thanh toán 11.214.500 Số tiền viết bằng chữ: Mời một triệu hai trăm mời bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Sau đó kế toán căn cứ vào hoá đơn số 043896 tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t tơng tự nh hoá đơn 042988.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu nhập kho số: 270 Ngày 06 tháng 03 năm 2000.
Nhập của : Cửa hàng bách hoá tổng hợp Ba Đình.
Theo chứng từ: HĐ Số : 043896 Ngày 06/03/2000 Nhập tại kho: Vật t Thợng Đình
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cụm khoá Inox c ái 5 00 50 0 18.000 9.00 0.000 2 Ecu + Rong đen ộ b 007 700 850 595.000 3 Keo dog h ộp 50 50 12.000 600.000 Cộng: 10.1 95.000 Thuế VAT: 10 % 9.5001.01 Tổng: 11.214.500 Bằng chữ: Mời một triệu hai trăm mời bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Phụ trách vật t Ngời giao Thủ kho Ngời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Phòng vật t viết giấy đề nghị thu gửi cho kế toán vật liệu đề nghị thu lại số tiền tạm ứng mua vật t thừa.
Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:150
Nhà máy TBBĐ
Đề nghị thu Đề nghị thu của : Tống Xuân Hồng
Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 3.785.500
Lý do thu : Thu lại tạm ứng.
Duyệt Phòng VT Ngời đề nghị thu.
Kế toán Nguyên vật liệu viết phiếu thu chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu lại
tiền và ký nhận. Mẫu: số 01- TT
Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu thu QĐ số:1141-TC/CĐKT 1/11/95 của Bộ TC Ngày 06 tháng 03 năm 2000
Nợ: .. .. .. .. Có: .131. .. .. .. Họ tên ngời nộp tiền : Tống Xuân Hồng.
Địa chỉ : Phòng VT. Lý do nộp : Nộp lại tạm ứng.
Số tiền : 3.785.500 (viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm tám năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./.
Kèm theo đề nghị thu chứng từ gốc số 150.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mời năm triệu đồng chẵn./.
Thủ trởng Kế toán trởng Ngời Thủ quỹ Ngời
đơn vị lập phiếu nhận tiền Căn cứ vào giấy đề nghị chi, đề nghị chi, phiếu thu, phiếu chi và hoá đơn số:043896 kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký Tạm ứng.
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký tạm ứng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141
Quý 3/2000 Chứn
g
từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
.. .. PC
130
.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. PT 150 06/03 Hồng nộp lại tám ứng. 111 141 .. .. 3.785.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000 128.475.43 8 Kế toán trởng Ngời lập biểu
và vào sổ Nhật ký quỹ tài khoản 111.
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền mặt VND) TK: 111
Quý 3/2000 Chứn
g từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. 04389 6 06/03 Tră cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 112.214.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 591.127.74 2 Kế toán trởng Ngời lập biểu
+ Trờng hợp thanh toán bằng trả chậm: căn cứ vào hoá đơn kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký mua hàng (thanh toán với ngời bán).
Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B
Ngày 07 tháng 03 năm 2000. No: 035514 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lan
Địa chỉ : 55 Thuốc Bắc Số TK:
Điện thoại MS : 0100120195-3
Họ tên ngời mua hàng: Anh Hùng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bu điện .
Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: Ttả chậm MS :
S ố
T T
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn
vị tính ố lợngS ơn giáĐ Thành tiền
1 Vỏ tủ TS 150*2 c ái 5 00 45.000 22.500.000 2 Núm cao su c ái 1 000 325 325.000 3 Móc cài c ái 2 000 1050 2.100.000 Cộng tiền hàng: 24.925.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai t triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn số 035514 lập biên bản kiểm nghiệm vật t sau đó lập phiếu nhập kho.
Tổng công ty BC-VT Việt Nam
Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu nhập kho số: 300