Công ty Rợu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất kinh doanh cồn và rợu các loại, do vậy vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt không giống với các loại vật liệu của các doanh nghiệp khác. ở Công ty Rợu Hà Nội, vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty, chất lợng, số lợng, phẩm chất của vật liệu đóng vai trò quy định trong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lợng.
Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sắn, ngô, gạo và các loại hoa quả nh táo, chanh, dâu, nho Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng…
sẵn có mà chỉ có theo mùa vụ. Vì vậy Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để làm sẽ dễ thối, h hỏng, còn sắn, gạo, ngô khi để lâu thì sẽ ẩm mốc, giảm chất lợng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo quản, dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục.
2.2.1.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu
Tại Công ty Rợu Hà Nội, nguyên vật liệu là một yếu tô chiếm tỷ trọng lớn trong trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra các nghiệp vụ về vật liệu tại Công ty thờng xuyên diễn ra thờng xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải đợc bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty Rợu Hà Nội ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau:
kế toán. Phòng kế hoạch vật t chỉ quản lý vật liệu về mặt số lợng và chủng loại. Do vật liệu sử dụng ở Công ty là các loại vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng có. Vì vậy khi mùa vụ tới Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại nguyên vật liệu khi mua về phải đa vào sử lý ngay nếu không thì chúng bị hỏng hóc nh táo, cam, chanh Định kỳ, mỗi tháng một lần sẽ phòng…
kế hoạch vật liệu cả về số lợng và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại vật liệu đợc phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu.
b. Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua trong nớc, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nớc ngoài về nh hơng cốm, enzim Thông th… ờng thì nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lợng lớn, cho nên Công ty thờng cho ngời đến tận nơi để nghiệm thu và mua về nh mua sắn, gạo, các loại hoa quả để nhằm đảm bảo chất l… ợng đúng theo yêu cầu.
Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty đợc phòng kế hoạch vật t thực hiện. Đó là phòng kế hoạch vật t căn cứ vào giấy đề nghị mua vật t của các xí nghiệp, tình hình nguyên vật liệu tồn kho và tình hình sản xuất của các xí nghiệp để từ đó phòng kế hoạch vật t sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo thu mua vật t đúng chất lợng, số lợng, giá cả phù hợp để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất của từng xí nghiệp, đồng thời luân chuyển vật t liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của Công ty thờng đợc mua từ các Công ty nh Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty đờng Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá Mỗi khi…
Công ty có nhu cầu cần nhật vật t thì báo trớc cho bên cung cấp về số lợng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn, Công ty thờng ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này. Còn đối với những nguyên vật liệu khác khi càn mua thì phòng kế hoạch vật t sẽ cả ngời của phòng đi mua hoặc là cử ngời của các nhân viên thuộc xí nghiệp cần mua loại nguyên vật liệu đó đi mua.
Việc vận chuyển vật t thì khi vật t đợc mua xong thì có thể do bên bán vận chuyển (khi này cới phí vận chuyển đã đợc tính vào giá bán) hoặc là do Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy.
c.Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật t để phòng kế hoạch vật t xem xét, giấy đề nghị này phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp đó. Nếu nguyên vật liệu mà xí nghiệp này cần sử dụng đang còn có trong kho thì phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến hành sản xuất theo đúng nh dự định, nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết hay là không đủ cho xí nghiệp lấy thì phòng kế hoạch vật t phải làm giấy đề nghị mua loại vật t này, có xác nhận của trởng phòng gửi lên giám đốc ký thì mới đợc phép đi mua loại vật t này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho xí nghiệp cần sử dụng nó.
d. Tình hình bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay nguyên vật liệu đợc bảo quản ở 5 kho là:
- Kho nguyên liệu: là kho chứa sắn bột, đờng kính, hơng liệu…
- Kho Lĩnh nam: là kho chứa sắn lát, sắn bột và một số loại chai nh chai vang, sâmpanh .…
- Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình nh axit, đạm, hơng chanh, phẩm màu và các loại vật liệu điện, sắt thép, công cụ dụng cụ…
- Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói…
- Kho chai: đợc sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ, tuy nhiên, nó cũng chứa cả cát, két gỗ, vật liệu xây dựng, phế liệu . …
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu
Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trớc hết là xác định các loại nguyên vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý,
mặt số lợng lẫn chất lợng.
Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty Rợu Hà Nội rất phong phú và đa dạng. Khối lợng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty tơng đối lớn, chiếm 35% khối lợng hàng tồn kho của Công ty với trên 200 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết đợc từng loại, từng thứ nguyên vật liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắn lát, sắn bột, gạo nếp, đờng, hơng cốm, ngô…
- Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất bình thờng nh các loại vật liệu điện, các loại hơng liệu, men khô, axit chanh, phẩm màu…
- Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất nh dầu FO, dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn…
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị nh ốc vít, bulông, vòng bi…
- Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, hộp giấy…
2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu
2.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
a. Nhập kho do mua ngoài
- Đối với nguyên vật liệu đợc mua từ trong nớc
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở Công ty đều đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và đợc tính nh sau:
= +
liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể đợc tính riêng hoặc là đ- ợc tính trong giá bán)
Theo phiếu nhập kho ngày 12/01/2004 của phiếu nhập kho số 7/1 về việc mua động cơ điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927, số l- ợng 02 động cơ, giá cha có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động cơ điện này là: 1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ.
- Đối với vật liệu nhập kho nớc ngoài về nh hơng cốm, enzim, dịch Termamyl . thì:…
= + + +
Theo hoá đơn ngày 17/01/2004 về việc mua hơng cốm của hãng Robec (Pháp)
Trị giá mua hơng cốm: 135.064.935đ Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ
Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.828đ Chi phí khác: 2.544.339đ
Vậy trị giá thực tế của hơng cốm nhập kho là:
135.064.935 + 6.753.248 + 14.181.828 + 2.544.339 = 158.544.339đ
b. Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến
= +
Ví dụ: Trong tháng 1/2004 Công ty xuất sắn lát kho để xay thành bột. Trị giá sắn xuất kho: 173.732.400đ
Chi phí xay xát, vận chuyển: 121.174.074đ Vậy trị giá sắn bột nhập kho là:
173.732.400 + 121.174.074 = 294.906.484đ
2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phơng pháp tính giá
trên thị trờng là rất khó.
Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, số l- ợng lớn nh đờng, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho đợc tính theo ph- ơng pháp bình quân gia truyền. Vois phơng pháp tính giá nh thế này thì cứ đến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho vật liệu xuất kho
Giá bình quân =
Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lợng NVL xuất dùng Trong tháng 1/2004 có các số liệu về hơng cốm nh sau:
- Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ : 42.503.327đ - Số lợng tồn kho đầu kỳ : 125,4kg
- Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ : 158.554.339kg - Số lợng nhập trong kỳ : 500 kg
- Số lợng thực xuất trong kỳ : 160,243 kg
Khi đó kế toán xác định giá thực tế đờng xuất trong kỳ là: 54.313.083đ Đối với vật liệu xuất kho gia công chế biến nh sắn lắt để xay thành sắn bột thì cũng đợc tính nh phơng pháp trên.
Đối với nhiều loại vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lợng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá đợc kịp thời và đơn giản thì kế toán thờng lấy giá xuất chính là giá nhập kho của vật liệu đó luôn.
Theo phiếu nhập kho 7/1 ngày 12/01/2004 về việc nhập động cơ điện thì giá xuất của 02 động cơ điện này chính bằng 3.405.000đ
2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, việc ghi sổ đợc tiến hành ở phòng kế toán. Đó là phòng kế toán thu nhập số liệu từ các kho, các phân xởng, xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, báo cáo sử dụng vật t, báo cáo kho…
Trình tự hạch toán nhập, xuất vật liệu tại Công ty đợc tiến hành nh sau:
a. Thủ tục nhập kho
Tại Công ty rợu Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu mua về này có thể là từ giấy đề nghị mua vật t - Mẫu 01
(hoặc phiếu xin lĩnh vật t - nếu vật t ở kho không đủ cho sản xuất) của các xí nghiệp thành viên gửi lên cho phòng kế hoạch vật t hoặc là do phòng kế hoạch vật t biết đợc kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp và biết đợc số lợng nguyên vật liệu đang tồn kho để có kế hoạch mua. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty thì sẽ viết hoá đơn GTGT - Mẫu 02, ở trờng hợp mà trị giá hàng mua về có giá trị < 100.000đ thì không viết hoá đơn GTGT mà có hoá đơn bán hàng của các cửa hàng - Mẫu 03, sau đó bộ phận KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lợng của nguyên vật liệu đó, rồi ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu 04, sau đó báo cáo với phòng kế hoạch vật t để viết phiếu nhập kho - Mẫu 05, thì mới đợc nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng và thủ kho. Trong 3 liên này thì lêin 1 đ- ợc giữ tại phòng kế hoạch vật t, liên 2 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ hàng tháng thì thủ kho chuyển phiếu nhập kho này lên cho phòng kế toán, và liên thứ 3 thì giao cho ngời mua hàng để thanh toán.
Trớc khi cho nhập kho thì thủ kho phải kiểm tra, xem xét cụ thể về số l- ợng, chủng loại của hàng thực nhập với điều kiện ghi trong phiếu nhập kho và…
biên bản kiểm nghiệm vật t.
Tuy nhiên, đối với vật liệu tự gia công chế biến, ở trờng hợp này chỉ xảy ra khi Công ty tiến hành xuất sắn lát để xay thành sắn bột. Nghiệp vụ này khá phức tạp, trình tự đợc tiến hành nh sau: ban đầu Công ty nhập sắn lát khô mua ngoài vào kho Lĩnh Nam, sau đó xuất kho để xay xát thành sắn bột rồi nhập lại kho Lĩnh Nam. Công việc tiến hành dàn đều trong tháng nên Công ty không thực hiện viết phiếu nhập kho, xuất hàng ngày, đến cuối tháng tính ra tổng số l- ợng nhập, xuất. Khi đó phòng kế hoạch vật t mới viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số
bột nhập trong tháng. sản phẩm sắn bột đợc lu tại kho Lĩnh Nam, khi nào xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xin lĩnh vật t ghi số lợng sắn bột cần sử dụng. Lúc này sắn bột mới đợc tiến hành xuất từ kho Lĩnh Nam sang kho nguyên liệu. Trong quá trình vận chuyển, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu 06 nhng không theo dõi chi tiết trên sổ sách kế toán mà chỉ dùng để đối chiếu trên báo cáo kho vào cuối tháng. Khi sắn bột đã nhập kho nguyên liệu, phòng kế hoạch vật t sẽ lập một phiếu xuất kho cho toàn bộ sắn bột đó ở kho nguyên liệu.
b. Thủ tục xuất kho
Vật liệu ở Công ty chủ yếu xuất kho cho sản xuất cồn, rợu,, ngoài ra còn xuất kho để phục vụ cho sản xuất bao bì, văn phòng.
ở các xí nghiệp khi cần vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì viết "phiếu xin lĩnh vật t" gửi lên cho phòng kế hoạch vật t, phiếu này phải có xác nhận của giám đốc xí nghiệp cần lĩnh vật t đó, sau đó phòng kế hoạch vật t xem xét và gửi lên cho giám đốc ký xác nhận, rồi phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho
(mẫu 07) cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận vật t. Phiếu xuất kho đ- ợc lập thành 3 liên: liên 1 do phòng kế hoạch vật t giữ, liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, định kỳ giao chuyển cho kế toán vật liệu để vào sổ sách, liên 3 giao cho ngời lĩnh vật t chuyển về cho bộ phận sử dụng.
Đối với nguyên vật liệu là sắn lát, sắn bột thì quá trình nhập, xuất đợc trình bày nh phần trên, tuy nhiên đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho, xuất