Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật t nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lợng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lợng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ. Còn đối với việc xuất vật t, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lợng trên sổ chi tiết. Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất. Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết. Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lợng trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trớc.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết đợc mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi
tiết cả lợng và tiền, kế toán sẽ vào báo cáo Nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu.
Ví dụ : Mở sổ chi tiết cho 2 vật liệu chính đó là vải và sợi theo hoá đơn mua vào số 005321 và HĐ số 005538 nh sau:
-Sổ chi tiết TK1521( mở cho Vải PVC): Biểu số 15 -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Sợi PP900): biểu số 16 -Sổ chi tiết TK 1521(mở cho Sợi PP600): Biểu số 17 - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn : Biểu số 18
Có thể khái quát trình tự nội dung phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty nh sau:
Biểu số 19
Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho
Thẻ kho Thẻ kho
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp
Ghi cuối tháng