- Các công tác khác: Việc nâng cao trình độ, các kỹ năng kiến thức, đào
2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ:
2.5.1. Về yêu cầu thiết bị, quản lí:
- File các văn bản ban hành cần lưu trữ tập trung để thuận lợi cho xây dựng cơ sở dữ liệu sau này. Cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết (link) đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc. Hiện nay, hầu hết văn bản gửi đến đều được soạn thảo bằng máy vi tính do đó nên bắt buộc gửi văn bản phải gửi kèm theo file qua Internet hoặc mạng WAN của quận để văn thư tiếp nhận và chuyển về Tổ Công nghệ thông tin để xử lí truyền dữ liệu.
- Tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu, thực hiện nghiêm túc tinh thần Nghị định 64/2007/NĐ – CP. Thông tin do UBND tạo ra đều phải ở dạng số và lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lí, truy nhập, tìm kiếm thông tin. Thông tin số phải được định kỳ sao chép và lưu trữ dự phòng. Có kế hoạch số hoá những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng. Ủy ban nhân dân quận cũng cần có quy định về trách nhiệm số hoá thông tin và lưu trữ dữ liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận. Đối với các văn bản ban hành trên mạng tin học phải gửi file kèm theo để lưu trữ. Tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước hợp lí thay thế văn bản giấy trong quản lí, điều hành. Chú ý đầu tư về an ninh, an toàn trao đổi thông tin trên mạng, văn bản gửi qua mạng phải có những quy định để đảm bảo nội dung văn bản gốc và văn bản nhận được đồng nhất nội dung, hình thức.