III- Tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty
4- Phòng kế hoạch
Chức năng: Tham mu cho giám đốc về công tác kế hoạch hoá và điều độ sản xuất, tìm ngời và thị trờng mua các yếu tố đầu vào, bán các yếu tố đầu ra.
Nhiệm vụ:
- Trên cơ sở mục tiêu trên, chiến lợc và thị trờng, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
- Phân bổ kế hoạch tháng, quý cho các đơn vị
- Điều độ sản xuất phối hợp hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất.
- Khai thác, tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật t nguyên phụ liệu chính xác kịp thời phục vụ sản xuất.
- Thanh quyết toán tập hợp đồng, vật t, nguyê phụ liệu với các khách hàng và các đơn vị nội bộ.
- Tổ chức tốt việc tiêu thụ: giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác.
- Lập báo cáo thống kê kế hoạch quy định
Chức năng: Tham mu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phơng hớng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới.
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chơng trình nghiên cứu sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất phát triển khoa học công nghệ.
- Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lợng sản phẩm, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật - tổ chức hớng dẫn kiểm tra và quản lý chất lợng sản phẩm.
- Quản lý kỹ thuật tình trạng thiết bị máy móc, hệ thống điện trong công ty.
6- Phòng tổ chức lao động
Chức năng: Tham mu cho giám đốc về công ty tổ chức nhân sự - tiền l- ơng - pháp chế.
Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu đề xuất tham mu cho lãnh đạo, về xắp xếp bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất. Cụ thể hoá chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị trong bộ máy.
- Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng, xắp xếp, bố trí lao động phù hợp với trình độ năng lực, sứ khoẻ và tổ chức sản xuất của công ty.
- Xây dựng và thực hện côgn tác đào tạo, bồi dỡng nâng lơng, nâng bậc và chính sách chế độ quyền lợi của ngời lao động về BHXH, BHYT...
- Tham mu cho cấp uỷ, giám đốc xây dựng bồi dỡng và quy hạch cán bộ. - Chủ trì xây dựng các quy chế trả lơng, quy chế khen thởng, các nội quy, quy định trong công ty hớng dẫn theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy chế đã đợc ban hành.
- Xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lơng, thực hiện nghiệp vụ thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Xây dựng kế hoạch và theo dõi cong tác an toàn lao động, vệ sinh lao động.
- Quản lý hồ sơ, sổ BHXH, sổ lao động cán bộ công nhân.
7- Phòng kế toán tài vụ:
Chức năng: Hạch toán kế toán, thống kê
Nhiệm vụ: thu nhập, ghi chép chính xác phát sinh hàng ngày để phản ánh tình hình biến động vật t, hàng hoá, tài sản, tiền vốn của công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thu chi tài chính của công ty.
- Thực hiện cá nghiệp vụ vay trả với các tổ chức ngân sách , các tổ chức và cá nhân có liên quan tín dụng.
- Chỉ đạo hớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ kế tốan thống kê của các đơn vị trong công ty.
- Kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản.
- Phân tích hoạt động kinh tế, giúp lãnh đạo đề ra các giải pháp có hiệu quả tỏng hoạt động sản xuất kinh doanh.
8- Phòng KCS:
Chức năng: Giám sát và kiểm tra chất lơng sản phẩm, ngăn ngừa sản phẩm hàng hoá không đủ tiêu chuẩn chất lợng đến tay khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Giám sát kiểm tra chất lơng nguyên liệu trớc khi nhập. - Giám sát kiểm tra chất lợng bán thành phẩm sau khi. - Giám sát kiểm tra chất lợng sản phẩm đã hoàn thành.
9- Phòng hành chính:
Là phòng lập các chơng trình đi công tác của giám đốc, phó giám đốc quản lý trang thiết bị văn phòng. Lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho lãnh đạo và các phòng ban nghiệp vụ. Thực hiện công tác tập vụ, lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị trong công ty. Thực hiện nghiệp vụ văen th, đánh máy, pho to...
Tham mu giúp việc cho giám đốc công ty về phần cơ điện và lập kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa nhỏ về phần máy móc, thiết bị...
11- Ban bảo vệ
Chức năng: Thực hiện các nghiệp vụ bảo vệ và vệ sinh nhà xởng, vệ sinh môi trờng.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện nhiệm vụ vệ sinh nhà xởng, môi trờng. - Phục vụ nớc uống toàn bộ khu vực sản xuất.
- Bảo vệ công ty an toàn 24/24 giờ, trông giữ, xắp xếp phơng tiện đi lại của cán bộ công nhân viên trong công ty.
III.4- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cuìng với nhiệm vụ vai trò của mình xuất phát từ đặc điê,r của tổ chức sản xuất và quản lý của công ty bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, tức là toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải giữ lên phòng kế toán tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toán chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
Phòng kế toán tài vụ gồm 5 ngời đợc phân công nhiệm vụ theo chuyên môn.
Kế toán tr ởng: Phụ trách chung, có nhiệm vụ chỉ đạo, nghiệp vụ, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê phân tích thông tin kinh tế trong công ty. Tập hợp số liệu trong kỳ để lập báo cáo tài chính. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ về quản lý kế toán tài chính và chế độ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ, báo cáo kế toán trởng để tính giá thành, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. Đôn đốc, kiểm tra côgn vịêc kế toán hàng ngày.
Kế toán thanh toán ngân hàng: Theo dõi các chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng, mở sổ chi tiết tình hình thanh toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh vào chứng từ, sổ sách tiền gửi, tiền vay ngân hàng.
Kế toán TSCĐ: Ghi chép, tổng hợp chính xác số lợng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng TSCĐ trong toàn công ty. Đồng thời tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, theo dõi lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ.
Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu công ty.
Sơ đồ 4
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty dịch vụ thơng mại Hùng Phát
1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
Công ty dịch vụ thơng mại Hùng Phát áp dụng hệ thống tài khoản kế toán bán hàng theo quyết định số.
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu, côgn ty đã mở thêm một số tài khoản và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của công ty.
2- Hình thức sổ kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để hệ thống hoá thông tin theo hình thức chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ lập và để hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh đợc đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số liệu của chứng từ ghi sổ do kế
Kế toán trưởng
Kế toán tổng
toán viên lập chứng từ ghi sổ theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý.
- Sổ cái: là sổ tài khoản cấp 1. Sổ cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang sổ cái và đăng ký theo quy định.
+ Sổ kế toán chi tiết: Cũng đợc mở ra cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết nh các hình thức kế toán khác.
* Kế toán trình bày quy trình tổng hợp và lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DN/TCT.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN/TCT. + Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN/TCT.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN/TCT.
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty còn ban hành thêm các báo cáo khác, có tính quản trị giúp cho lãnh đạo công ty nắm đợc tình hình tài chính, kinh doanh của công ty, từ đó xác định phơng hớng và ra các quyết định trong kinh doanh.
3- Các chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho + Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lơng sản phẩm + Phiếu thu, chi tiền mặt
+ Thẻ kho
+ Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật + Hoá đơn bán hàng
Sơ đồ 5
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
III.5- Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty dịch vụ thơng mại Hùng Phát những năm gần đây.
Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả điều quan trọng đầu tiên đối với một đơn vị sản xuất gia công xuất khẩu là phải có nguồn hàng ổn định và giá gia cong hợp lý. Đây không phải là mới nhng với côgn ty lại là vấn đề quan trọng, bởi lẽ về khách quan nguồn công việc dự báo trong những năm gần đây có xu h- ớng giảm có nhiều khách hàng có khả năng chuyển dần sang thị trờng Trung Quốc. Mặt khác đơn giá giảm do đồng tiền chung Châu Âu xuất hiện. Về phía chủ quan do đầu t mở rộng, năng lực sản xuất đòi hỏi lợng công việc cũng phải
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng
tăng theo. Vì vậy ngay từ những năm trớc lãnh đạo công ty đã chủ động tích cực làm việc với khách hàng, với bộ Thơng mại để đảm bảo nguồn hàng ổn định trong cả năm và hạn ngạch cho nhu cầu xuất khẩu. Mặt khác tranh thủ khách hàng không thờng xuyên, khách hàng nội địa xen kẽ thời gian chuyển vụ vì thế trong cả năm 2001 công ty đã lắp đặt 4 dây truyền mới đa vào sản xuất nhng không lúc nào phải nghỉ do không có việc làm.
Do công ăn việc làm đầy đủ với sự chỉ đạo, điều hành sản xuất sâu sát, biết phối hợp chặt chẽ các biện pháp quản lý với đòn bẩy tiền lơng, tiền thởng công tác thi đua nên tạo ra không khí thi đua sôi nổi, nếp làm ăn khoa học thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, chất lợng sản phẩm, hiệu quả kinh tế. Những thành tựu đáng kể trên đợc thể hiện qua bảng biểu sau.
Bảng 1
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
- Vốn sản xuất kinh doanh Triệu đồng 3168 5801 7658
Vốn pháp định Triệu đồng 1390 1607 1827
- Giá trị sản xuất công nghiệp Triệu đồng 780 990 1550
- Sản phẩm thực hiện 1000 chiếc 160 190 275
- Doanh thu Triệu đồng 5300 8200 14800
Xuất khẩu 1000$ 400 550 900
- Thu nhập bình quân 1000 đồng 520 600 620
- Lợi nhuận trớc thuế Triệu đồng 128 230 278
- Nộp ngân sách Triệu đồng 116 190 660
- Lao động Ngời 500 600 811