Sau khi đặt bài toán dựa vào chứng từ gốc ta phải tổ chức thiết kế hệ thống sổ sách chứng từ theo yêu cầu và mục tiêu của bài toán. Sau đó tiến hành phân tích các quá trình xử lý tính toán với các dữ liệu của chứng từ gốc qua các bớc trung gian.
Với hình thức nhật ký chung, ta sử dụng sổ nhật ký chung cho tất cả các tài khoản. Đối với những tài khoản đặc biệt(tuỳ theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh) thì ta có sổ nhật ký riêng để theo dõi (nh sổ nhật biên TK 112 -để theo dõi cho TK 112). Hệ thống sổ cái đối với các tài khoản là giống nhau nếu doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu sổ cái tơng ứng, nh- ng ở đây với bài toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá thì ta chỉ đề cập đến một sổ cái thờng sử dụng nh: sổ cái TK 157, TK 112, TK 131...
Để theo dõi hàng uỷ thác xuất khẩu ta dùng sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất khẩu và dùng sổ chi tiết TK 157 để theo dõi hàng gửi đi xuất khẩụ Hệ thống các sổ của chơng trình nh sau:
- Sổ nhật biên tài khoản 112
- Sổ nhật biên hàng uỷ thác xuất khẩu - Sổ chi tiết tài khoản 157
- Sổ cái các tài khoản: 112,157,131
Trong đó bốn sổ đầu sẽ đợc tạo trực tiếp và sổ cái là sổ đợc tạo thông qua các chơng trình dựng sổ cáị
Để in ra đợc các sổ trên thì ta phải xây dựng và thực hiện đợc các chơng trình sau:
- Chơng trình vào sổ nhật ký chung: VNKC1. DBF
- Chơng trình vào sổ nhật biên TK 112: VNBTK112.DBF
- Chơng trình vào sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: VNBUTXK .DBF - Chơng trình vào sổ chi tiết tài khoản 157: VSCTTK157.DBF - Chơng trình dựng sổ cái TK 112: DSCTK112.DBF
- Chơng trình dựng sổ cái các tài khoản 157,131: DSCAI .DBF - Chơng trình in sổ nhật ký chung: INNKC.DBF
- Chơng trình in sổ nhật biên tài khoản 112: INNBTK112.DBF - Chơng trình in sổ nhật biên uỷ thác xuất khẩu: INNBUTXK .DBF - Chơng trình in sổ chi tiết tài khoản 157: INSCT .DBF
- Chơng trình in sổ cái các tài khoản: INSCAI .DBF
Ngoài ra còn chơng trình MENU và chơng trình DCHAM9 để thực hiện các ch- ơng trình đã nêu ở trên.
Sơ đồ biến đổi dữ liệu của bài toán:
Phạm Thị Thanh Tâm Lớp 34-D576 Chứng từ gốc
VNKC1 vnbutxk VNBtk112 VSCTTK157
SCAI112 SCAI157 SCAI131
INNKC INNBUTXK INNB112 INSCT157 7