Do đặc điểm kinh doanh yêu và yêu cầu của kế toán, công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máỵ Để theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động xuất khẩu, kế toán công ty đã sử dụng các loại sổ sách sau:
ạSổ nhật ký chung: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từng ngày theo thứ tự thời gian.
Hoa hồng uỷ thác
(Theo TGTT) Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu(Bên uỷ thác chịu) Nhận tiền hàng xuất khẩu uỷ thác
Chênh lệch tỷ giá (TGHT<TGTT)
Chênh lệch tỷ giá (TGHT>TGTT) Thanh toán tiền hàng xuất khẩu cho
bên uỷ thác
Các chi phí phát sinh (Bên nhận uỷ thác chịu)
TK511 TK3338
TK641 TK413
- Cơ sở để ghi chép sổ nhật ký chung là các chứng từ gốc bao gồm: Phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, hoá đơn dịch vụ…
- Phơng pháp ghi chép: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lên sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian.
- Kết cấu sổ nhật ký chung gồm các cột:
+ Ngày tháng ghi sổ: Chứa thông tin về ngày tháng phản ánh nghiệp vụ KTPS vào sổ NKC
+ Chứng từ: Chứa thông tin về số chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ.
+ Diễn giải: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Tài khoản đối ứng: Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
+ Đã ghi sổ cái: Cuối kỳ, khi tập hợp số liệu lên sổ cái, kế toán đánh dấu vào mục này
+ Số phát sinh nợ VNĐ: Số tiền phát sinh nợ tính theo VNĐ + Số phát sinh có VNĐ: Số tiền phát sinh có VNĐ
- Nhật ký chung là cơ sở để ghi vào sổ các tài khoản: 157, 632, 511, 641…
b. Sổ chi tiết tài khoản 1571: Hàng gửi đi bán (xuất khẩu)
- Sổ chi tiết tài khoản 1571 Phản ánh số tiền gửi đi xuất khẩu, sổ dùng để theo dõi tình hình tăng giảm số hàng gửi bán.
- Cơ sở ghi chép vào tài khoản + Phiếu xuất kho
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn ngoại thơng (INVOICE) - Phơng pháp ghi chép:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán lập định khoản và ghi chép các dòng trong sổ, cuối tháng tổng cộng số phát sinh để làm cơ sở đối chiếu số liệu với TK157.
c. Sổ chi tiết tài khoản 1312 và sổ cái tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng.
- Dùng để theo dõi tình hình phải thu của khách hàng (Ngời mua, ngời nhập khẩu)
Theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng, từng loại hàng hoá đơn vị kinh doanh …
- Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 132 - Thu tiền khách hàng nớc ngoài
+ Chứng từ: Chứa thông tin về sổ chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ
+ Diễn giải: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Tài khoản đối ứng: Các tài khoản đối ứng với tài khoản 1312 trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Phát sinh nợ VNĐ: Theo dõi tình hình gửi bán hàng xuất khẩu
+ Phát sinh có VNĐ: Theo dõi tình hình thanh toán của ngời nhập khẩu - Cơ sở ghi chép
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn ngoại thơng (Invoice) + Giấy báo có của ngân hàng + Phiếu chuyển khoản
- Phơng pháp ghi chép:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ) kế toán lập định khoản và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các dòng, sổ tơng ứng cho phù hợp
Cuối tháng, kế toán cộng sổ phát sinh nợ, số phát sinh có và đối chiếu với số liệu trên sổ cái tài khoản 131
- Sổ cái tài khoản 131 bao gồm các cột: Ngày tháng ghi sổ, diễn giải, tài khoản đối ứng, số phát sinh nợ, số phát sinh có, số d tài khoản
Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 131
d. Sổ nhật nhật biên tài khoản 112.2 - Tiền gửi ngoại tệ
- Dùng để theo dõi tình hình thu, chi bằng ngoại tệ qua tài khoản gửi ngân hàng ngoại tệ phát sinh trong tháng, sổ còn ghi chép theo phát sinh bằng tiền Việt Nam để thuận tiện cho việc theo dõi, đánh giá nhanh, chính xác.
- Kết cấu tài khoản 1122: Gồm các cột
+ Ngày tháng ghi sổ: Cho biết ngày tháng kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ
+ Chứng từ: Số liệu chứng từ và ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế + Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Tài khoản đối ứng:
+ Phát sinh tiền ngoại tệ USD (Nợ, có) + Phát sinh VNĐ (Nợ, có)
- Cơ sở ghi chép:
ẹ Phơng pháphát triển ghi chép:
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật biên tài khoản 1122, theo trình tự thời gian.
Cuối tháng căn cứ vào các sổ nhật biên, TK1122, kế toán vào sổ nhật ký thu chi tiền gửi ngoại tệ, sau đó dựa vào đó đối chiếu với số liệu trên sổ các TK112.2
ẹ Dùng sổ chi tiết tài khoản 5111 - Doanh thu hoạt động xuất khẩu
. Cơ sở ghi chép là phiếu xuất kho kiêm hoá đơn, giấy báo có, phiếu thu…
. Sổ dùng để theo dõi doanh thu thuần của hoạt động xuất khẩu
Làm căn cứ để lập bảng tổng kết chi tiết và đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK511
f. Sổ chi tiết tài khoản 6321 - Giá vốn hàng xuất khẩu
Dùng để theo dõi chi tiết giá vốn hàng xuất khẩu
Ngoài ra còn các sổ: Nhật biên theo dõi hàng uỷ thác xuất khẩu, bảng tổng hợp hàng uỷ thác xuất khẩu, nhật biên chi tiền gửi ngoại tệ, nhật biên thu tiền gửi ngoại tệ, nhật biên bán hàng xuất khẩu …
Quy trình hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sổ nhật ký tài khoản 112.2- "Tiền gửi ngoại tệ"
Tháng... năm 2002 Số d đầu kỳ:
Chứng từ Diễn giải khoảnTài đối ứng
Phát sinh USD Phát sinh VNĐ
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
x x 131.2641.7 3.699,94 32,74 53.649.130 474.730 x x 131.2641.7 45.525,4 395,8 660.132.800 5.739.100
Nhật biên thu tiền gửi ngoại tệ
Tháng năm 2001…
Chứng từ Diễn giải
(nội dung) Phòng ngoại tệTrị giá Ghi nợ TK 112.2 khoản Tài Số Ngày
25/07/01
- Nhận GBC thanh toán tiền hàng theo LC số F7 ABQ1001586 Thêu 3.699,94 USD 53.649.130 131.2 15/08/01 - Nhận GBC của ngân hàng số tiền theo LC 0241 DCRE000068
Mây tre 45.526,4 USD 660.132.800 131.2
Ngày tháng năm… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Nhật biên chi tiền gửi ngoại tệ
Tháng năm 2001…
Chứng từ Diễn giải Phòng Trị giá ngoại tệ Ghi có TK 1122 Tài khoản Số Ngày x x x x x x x x x x x x Phí ngân hàng Phí gửi chứng từ Cớc phí bảo hiểm Cớc phí vận tải Phí thanh toán Phí gửi chứng từ Thêu Thêu Mây, tre Mây, tre Mây, tre Mây, tre 26,84 USD 5,9 USD 208,5 USD 140,4 USD 38 USD 8,9 USD 389180đ 85550đ 3023250đ 2035800đ 551000đ 129050đ 6417 6417 6417 6417 6417 6417 Ngày tháng năm… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Nhật ký chung
Năm 2001
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
TK đối
ứng PS nợ VNĐ PS có VNĐ Số Ngày
19/01 Gửi hàng đi xuất khẩu 157.1156 37.840.120 37.840.120 25/02 Nhận báo có của ngân hàng 112.2338.8 41.270.160 41.270.160 27/02 Trả tiền cho bên giao uỷ
thác
338.8
111.1 44.160.156 44.160.156
Sổ chi tiết tài khoản 157.1- Gửi bán hàng xuất khẩu
Tháng ... Năm 2001 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ TK đối PS nợ VNĐ PS có VNĐ Ch. từ Số Ngày PXK HĐNB PXK HĐNB 30/05/01 20/07/01 Xuất kho hàng thêu gửi bán Giá vốn hàng thêu xuất bán Xuất kho hàng gửi bán Giá vốn hàng xuất bán 156.1 632.1 156.1 632.1 48.152.780,26 650.982.410 47.739.780 650.982.410 Ngày tháng năm… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sổ chi tiết tài khoản 131.2 Thu tiền khách hàng nớc ngoài
Tháng ... năm 2001
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái TK đối ứng PS nợ VNĐ PS có VNĐ Ch. từ Số Ngày PXK PXK 1001586 000068 30/05/01 12/07/01 Doanh thu bán hàng thêu xuất khẩu Doanh thu bán hàng mây tre 511.1 511.1 53.649.130 660.132.800 Ngày tháng năm… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sổ chi tiết tài khoản 5111- Doanh thu hàng xuất khẩu
Tháng năm
Chứng từ Diễn giải TK
đối PS nợ VNĐ PS có VNĐ Ch.
từ Số Ngày
PXK F7ABQ1001568 30/05/01 - Doanh thu bán hàng xuất khẩu cho Công ty YALUN PLASTICS
(Đ.Loan)