phẩm và xác định kết quả ở công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Xuân Hoà
2.2.1. Thực tế công tác kế toán thành phẩm
2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm của công ty
∗ Đặc điểm chung về thành phẩm
Nền kinh tế thị trờng hiện nay với nét đặc trng nổi bật, đó là sự cạnh tranh khốc liệt. Để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần phải năng động, sáng tạo, và hơn hết, đó là phát huy tối đa thế mạnh của mình trong sản xuất kinh doanh và trong công tác quản lý để sản xuất ra ngày càng nhiều sản phẩm có chất lợng tốt, mẫu mã đa dạng, phong phú, hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng. Và một điều quan trọng nữa, doanh nghiệp cần tìm kiếm thị trờng mới nhằm mở rộng thị phần cho doanh nghiệp. Các sản phẩm của công ty với chất lợng cao, mẫu mã đẹp, phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng đã đợc tiêu thụ nhiều trên thị trờng, đó là một lợi thế rất lớn của công ty mà các đối thủ cạnh tranh không dễ gì vợt qua đợc.
Nắm bắt đợc rất rõ những vấn đề trên, công ty Xuân Hoà đã không ngừng tự hoàn thiện mình, thay đổi theo hớng tích cực, và thực tế cho thấy, trong thời gian hoạt động của mình, công ty không những đã thích ứng rất tốt để tồn tại trên thơng trờng mà còn phát triển mạnh, ngày càng đợc biết đến nhiều hơn, không chỉ trong nớc, mà còn cả trên thị trờng quốc tế. Có đợc nh vậy không thể không kể đến vai trò to lớn của ban lãnh đạo, cũng nh sự đồng tâm nhất trí, cùng cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
Theo mục đích sử dụng thì sản phẩm của công ty bao gồm:
− Bán thành phẩm: nh một số phụ tùng xe đạp (vành, ghi đông, khung xe đạp, các loại ống thép từ Φ15 ữΦ32)
Học viện Tài Chính
− Thành phẩm: gồm xe đạp nam hoàn chỉnh, xe đạp nữ hoàn chỉnh, các loại ghế nh GM - 01, GM - 02, GS - 01, GS - 02 v.v..., các loại bàn nh: BVP - 01, BVP - 02, BVT - 02 v.v... và nhiều sản phẩm khác đều có in chụp hình ở catalog của công ty).
∗ Cách mã hoá thành phẩm của công ty
Thành phẩm của công ty gồm có nhiều chủng loại, đa dạng, phong phú, do vậy để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm nhanh và chính xác tùng loại thành phẩm trong quá trình xử lý thông tin, và nhất là trong kế toán máy là có thể giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán EFFECT, công ty đã tiến hành mã hoá các loại thành phẩm và đợc cài sẵn trong máy.
Ví dụ, cách mã hoá của một số thành phẩm nh sau:
Tên thành phẩm Mã thành phẩm
Bàn học sinh đơn ống BHS - 05 - 01
Bàn vi tính khung gỗ màu ghi BVT - 03 - 00 ghi Bàn văn phòng gỗ công nghiệp BVP - 01 - 00B Ghế gấp khung ống thép Φ22,2 mạ GM 01- 00 ∗ Nội quy, quy chế trong việc nhập, xuất thành phẩm:
Sản phẩm sản xuất ra phải đợc QC kiểm tra, sau đó nhập kho thành phẩm − Thành phẩm nhập, xuất phải đợc phản ánh vào chứng từ một cách kịp thời, trong ngày, không đợc ghi số âm (-).
Học viện Tài Chính
− Chứng từ chỉ có giá trị khi có đầy đủ các chữ ký của những ngời có liên quan.
− Thành phẩm trong kho phải tuân thủ theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất l- ợng ISO-9002.
∗ Tình hình tổ chức công tác hạch toán thành phẩm ở Công ty Xuân Hoà:
Việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp thành phẩm do kế toán viên của phòng kế toán thực hiện. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, phòng kế toán đã phối hợp chặt chẽ với phòng vật t, xuất nhập khẩu, các thủ kho của phòng và thủ kho các phân xởng để đảm bảo quản lý và hạch toán tốt nhất, thuận tiện nhất đối với thành phẩm của công ty, tránh hiện tợng mất mát, lãng phí.
2.2.1.2. Công tác đánh giá thành phẩm
ở Công ty Xuân Hoà, thành phẩm đợc đánh giá theo giá thành thực tế theo định kỳ hàng tháng.
Hàng năm, Công ty xác định giá thành kế hoạch cho mỗi loại sản phẩm, giá thành kế hoạch của sản phẩm đợc xác định vào đầu quý I hàng năm do phòng kế toán lập, dựa vào các chỉ tiêu theo kế hoạch. Giá thành kế hoạch của sản phẩm là mục tiêu phấn đấu của công ty và là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch hạ giá thành của công ty. Dới đây là giá thành kế hoạch của một số loại sản phẩm của công ty năm 2008.
ST T
Tên thành phẩm Giá thành đơn vị (đ)
1 2 3 GM - 15 - 07 BVP - 01B BVT - 01 238.300 632.700 405.600
Học viện Tài Chính
4 BHS - 05 298.500
Thành phẩm của công ty đợc đánh giá theo giá thành thực tế nhập kho, giá thành thực tế xuất kho.
− Giá thành thực tế nhập kho:
Do bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế nhập kho của từng loại thành phẩm chuyển sang cho kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Giá thành này thờng đợc đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Hàng tháng, căn cứ vào số tổng cộng các loại thành phẩm nhập kho ở các thẻ kho và giá thành thực tế nhập kho đơn vị, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tính ra giá thực tế từng loại thành phẩm đơn vị.
Ví dụ: Tổng hợp số liệu trên các thẻ kho với loại GM - 15 - 07 tháng 03/2008 có 590 sản phẩm GM - 15 - 07 nhập kho và giá thành đơn vị công xởng thực tế nhập kho là: 205.080đ. Kế toán tính ra giá thành thực tế nhập kho là:
590c x 205.080đ = 120.997.200đ
− Giá thành thực tế xuất kho:
Việc tính giá thành thực tế xuất kho là cơ sở để kế toán ghi Có TK 155 và là cơ sở để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng. Ngoài ra nó còn là cơ sở để xác định giá bán hợp lý vừa đảm bảo bù đắp chi phí, có lợi nhuận, nhng lại phù hợp với sức mua của thị trờng. Giá bán của công ty thay đổi dựa trên cơ sở giá thành thực tế xuất kho. Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho của công ty đợc tính theo đơn giá bình quân gia quyền, căn cứ vào giá thành thực tế tồn đầu kỳ, giá thành thực tế nhập trong kỳ, số lợng thành phẩm nhập trong kỳ, với các chỉ
Học viện Tài Chính
tiêu tơng ứng của từng loại thành phẩm, kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm sẽ tính giá thành thực tế xuất kho theo công thức:
ZTT xuất kho ZTT tồn kho đầu kỳ + ZTT nhập kho trong kỳ Số lợng TP xuất kho trong kỳ = Số lợng thành phẩm x tồn kho đầu kỳ + Số lợng thành phẩm nhập kho trong kỳ
Theo phơng pháp này, giá xuất kho của thành phẩm đợc tính vào cuối tháng sau khi kế toán đã cập nhật xong tất cả các chứng từ nhập, xuất kho trong tháng. Thành phẩm tồn đầu tháng nằm trên báo cáo thành phẩm tồn kho đầu tháng.
Ví dụ: Tổng hợp các thẻ kho đối với GM - 15 - 07 tháng 03/2008 có 2.300 GM - 15 - 07 xuất kho
Tồn đầu kỳ 2.280 GM - 15 - 07 với giá trị 467.325.586đ Nhập trong kỳ 590 GM - 15 - 07 với giá trị 120.997.200đ
Kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tính toán nh sau:
Z
CXTT
xuất kho = 467.325.586 + 120.997.200 2280+590 = 471.478.191đ
Thực chất những công việc trên đợc thực hiện trên máy vi tính. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, kế toán thành phẩm nhập vào máy chỉ tiêu số lợng. Sau đó đến cuối tháng thực hiện chạy đơn giá bình quân cho từng mặt hàng do đã đợc cài đặt tự động trên hệ thống phần mềm EFFECT ngay từ đầu niên độ kế toán.
x 2300 =
Học viện Tài Chính
2.2.1.3. Chứng từ kế toán, thủ tục nhập xuất kho thành phẩm và trình tự luân chuyển chứng từ
Về chứng từ kế toán, Công ty sử dụng một số chứng từ sau: − Phiếu nhập kho
− Hoá đơn GTGT
∗ Chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm
Chế độ kế toán quy định, với mọi sự biến động của thành phẩm đều phải đợc ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Chứng từ đ- ợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm do sản xuất hoàn thành là Phiếu nhập kho mẫu 01-VT ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC.
− Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho
Sau khi kết thúc quá trình sản xuất, những sản phẩm đã hoàn thành đợc nhân viên QC kiểm tra chất lợng, công nhận đạt yêu cầu chất lợng thì mới đợc phép nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm chất lợng sản phẩm, tiến hành nhập kho thành phẩm, giao cho thủ kho thành phẩm quản lý. Việc nhập kho thành phẩm phải đợc diễn ra giữa thống kê phân xởng, thủ kho và kế toán. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Do đơn vị nhập giữ
+ Liên 2: Do kho nhận thành phẩm giữ
+ Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển lên cho phòng kế toán để vào sổ theo dõi chi tiết và đợc lu tại phòng kế toán.
∗ Chứng từ liên quan đến xuất kho thành phẩm
Để phản ánh việc xuất kho thành phẩm, khi hạch toán ban đầu công ty sử dụng phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT.
Học viện Tài Chính
Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT đợc phòng kinh doanh tiêu thụ (bộ phận tiêu thụ viết phiếu xuất kho là căn cứ để viết hoá đơn GTGT. Khách hàng căn cứ vào hoá đơn nộp tiền cho thủ quỹ (nếu thanh toán ngay) hoặc kế toán ghi nợ TK 131 (chi tiết cho khách hàng - nếu cha thanh toán), rồi đem hoá đơn xuống kho. Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ tiến hành xuất kho theo hoá đơn. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để kế toán doanh thu làm cơ sở nhập liệu vào máy.
Trong phần mềm kế toán EFFECT chia làm 2 nghiệp vụ xuất kho: Xuất có doanh thu và xuất không có doanh thu.
∗ Xuất có doanh thu: khi phát sinh các nghiệp vụ về xuất bán vật t, hàng hoá, thành phẩm kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Hóa đơn” để nhập liệu (thờng là hoá đơn GTGT có tính thuế GTGT)
∗ Xuất không có doanh thu: thờng là xuất vật t dùng cho sản xuất hoặc xuất chuyển kho, kế toán chọn các chứng từ thuộc nhóm “Phiếu xuất” (kế toán thờng sử dụng các chứng từ có chứa xâu “Gvtđ” - Giá vốn tự động, phần mềm chơng trình sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho của hàng hoá trong kho vừa chọn). Thông th- ờng phiếu xuất này công ty sử dụng chính là hoá đơn GTGT (không tính thuế GTGT)
Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT đều đợc lập 3 liên: + Liên 1: Do phòng kế hoạch giữ.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Thủ kho sau khi vào thẻ kho chuyển lên cho phòng kế toán.
Ngoài ra còn có: Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá xác định chất lợng, giấy đề nghị giảm giá.
Trên cơ sở những chứng từ ghi chép từ ban đầu kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm.
Học viện Tài Chính Mẫu phiếu nhập kho: biểu 2.1
Mẫu hoá đơn GTGT: biểu 2.2
Biểu 2.1:
phiếu nhập kho
Ngày 05/03/2008 Số: 88 Họ tên ngời giao hàng: Bà Cù Thị Phúc
Đơn vị: Phân xởng lắp ráp Địa chỉ:
Nội dung: Nhập kho thành phẩm
Tại kho: Thành phẩm - Kho Xuân Hoà Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật t Số lợng Theo chứng từ Thực nhập 1 Ghế GM - 15 - 07 Cái 300 300 Cộng 300 300 Tổng số tiền viết bằng chữ: ... Nhập ngày 05 tháng 03 năm 2008
Học viện Tài Chính Phụ trách cung tiêu (Ký tên) Kế toán trởng (Ký tên) Ngời giao hàng (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Thủ trởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Biểu 2.2: hoá đơn (gtgt) Liên 1: (Lu) NK/2008B Ngày 0 6 tháng 03 năm 2008 Số: 0032314 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Hoà
Địa chỉ: Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: 0211 877 126
Mã số: 2 5 0 0 1 6 1 9 2 2 0 0 1 1
Họ tên ngời mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Đại lý Đào Duy Hảo- Hạnh
Địa chỉ: Tổ 9 phố Phan Đình Phùng TN Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 2 0 0 0 1 6 1 6 1 1 0 0 1 2 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
Học viện Tài Chính
Cộng tiền hàng: 219.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.960.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 241.560.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mốt triệu, năm trăm sáu mơi nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) ∗ Quy trình nhập liệu đối với phiếu nhập kho
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho trên, tiến hành nhập liệu nh sau:
155
Học viện Tài Chính
Kế toán chọn chứng từ “Phiếu nhập kho thành phẩm”
Ô ngày: 05/03/2008 Ô chứng từ: PN0067
Ô diễn giải: Nhập hàng Cù Thị Phúc Ô ông/bà: Dơng Hoàng Linh
Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế
Ô số lợng: 300.000
Khi nhấn nút “Lu” chơng trính sẽ thông báo “Có thể thiếu dữ liệu ở ô PS Nợ, PS Có, bạn có muốn ghi lại?(C/K)”, nhấn phím C để lu. Đối với các thành phẩm còn lại nhập vào màn hình nhập liệu tơng tự.
∗ Quy trình nhập liệu đối với xuất kho thành phẩm
Do công ty sử dụng hoá đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho nên chứng từ xuất thành phẩm ở đây chính là hoá đơn GTGT
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (biểu 2.2), kế toán doanh thu tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi thực hiện các lệnh trên máy, máy sẽ tự động chạy chơng trình và cho phép kiết xuất, in ra các sổ chi tiết thành phẩm với từng mã thành phẩm trong danh mục thành phẩm đã cài đặt. Phòng kế toán mở sổ chi tiết thành phẩm theo từng thành phẩm để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tập hợp phân loại theo từng nơi phát sinh và tiến hành nhập liệu nh sau:
Học viện Tài Chính
Dựa vào hoá đơn GTGT trên, kế toán bán hàng chọn chứng từ thuộc nhóm “Hoá đơn bán H.hoá, vt, TP VAT (Gvtđ)” và vào màn hình nhập liệu tiến hành các bớc nhập liệu nh sau:
Ô ngày: 06/03/2008 Ô chứng từ: 0032314 Ô số hoá đơn: NK/2008B
Ô diễn giải: Yên Thế hoá đơn 0032314(06/03/2008)
Ô ĐVKH: chọn mã 4600135020 (hoặc dùng phím F5 để tìm ra tên khách hàng)
Ô VLSPHH: chọn mã SPGM 16002 Ô kho: Kho số 7 Yên Thế
Học viện Tài Chính Ô đơn giá: 244.000 Ô đvtt: dùng phím F5 để chọn đơn vị tiền tệ Ô Nợ: nhập TK 131 Ô tiền: nhập số tiền 219.600.000 Ô Có: nhập TK 5111 Ô nhóm VAT: Ghế các loại Số tiền sẽ do máy tự tính.
Sau khi thực hiện nhập dữ liệu nh trên, kế toán nhấn nút “Lu”, chơng trình sẽ lu đồng thời các bút toán giá vốn, doanh thu và thuế GTGT.
Các dữ liệu sau khi nhập sẽ tự động đa vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản, sổ nhật ký chung có liên quan theo các tài khoản; bảng cân đối thành phẩm (155), bảng kê hoá đơn bán hàng, bảng tổng hợp phải thu theo mã khách hàng