Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty như sau :
Sơ đồ 2.1 : Quy trình ghi sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản 621
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK 621
Bảng tổng hợp chi tiết
(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
a) Hạch toán chi tiết
Trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình, nếu có nhu cầu về sử dụng vật tư nào thì các đội thi công tiến hành lập Phiếu yêu cầu cung ứng vật tư có xác nhận của Đội trưởng, kèm theo bản giải trình các khoản chi phí cần chi, sau đó gửi lên Phòng Kinh tế - Kế hoạch và Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Sau khi kế toán xem xét yêu cầu cung ứng vật tư và định mức chi phí nguyên vật liệu cho các công trình do Phòng Kinh tế - Kế hoạch lập, nếu thấy phù hợp sẽ tiến hành tạm ứng cho đội trưởng đội thi công nói trên.
Sau khi Giấy đề nghị tạm ứng được Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký duyệt sẽ đưa cho kế toán tiền mặt lập Phiếu chi. Thủ quỹ dựa vào Phiếu chi này chi tiền cho cán bộ thi công đi mua vật tư.
Biểu số 2.1 : Phiếu chi
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà Địa chỉ : 37/464 Âu Cơ - Tây Hồ - Hà Nội
PHIẾU CHI Quyển số : 12
Ngày 14 tháng 12 năm 2008
Số : 198 Nợ : 141
Có : 1111 Họ và tên người nhận tiền : Ông Đặng Hải Nam
Địa chỉ : Công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền
Lý do chi : Chi tạm ứng mua nguyên vật liệu phục vụ công trình Thuỷ điện Bình Điền - Thừa Thiên Huế
Số tiền : 28 000 000 (Hai mươi tám triệu tám đồng chẵn) Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngày 14 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền : Hai mươi tám triệu đồng chẵn
(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Đội trưởng đội thi công lĩnh tiền rồi dùng tiền đó để mua vật tư phục vụ thi công.
(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Do đặc điểm của các công trình, hạng mục công trình thường ở xa nên vật tư mua về thường được vận chuyển thẳng tới chân công trình để sử dụng ngay. Chỉ những khi lượng vật tư mua về có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, cũng có thể sử dụng cho nhiều công trình hoặc công trình thi công ở gần
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ GIÁ TRỊ GIA TĂNG NR/2008B
Liên 2: Khách hàng 0036976
Ngày 31 tháng 10 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Phường Ba Đình, thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hóa
Số tài khoản: 21110000140046 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thanh Hoá Điện thoại: +84-(0)37-82.42.42 Mã số thuế: 0100773902
Họ tên người mua hàng:...
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắpvà Đầu tư Sông Đà Địa chỉ: 37/464 Âu Cơ - Tây Hồ - Hà Nội
Số tài khoản: 43110104007
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0101528854
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Xi măng Tấn 40 855.000 34.200.000
Cộng tiền hàng: 34.200.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 3.420.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 37.620.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu sáu trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Công ty thì mới tiến hành nhập kho Công ty. Nếu vật tư có sẵn tại công trường thì sẽ được xuất dùng ngay.
* Khi nguyên vật liệu được nhập kho Công ty
Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau :
Giá NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)
Sau khi vật tư được mua về, thủ kho Công ty cùng với người giao vật tư sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng vật tư. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đạt yêu cầu sẽ cho nhập kho. Khi đó, thủ kho Công ty sẽ lập Phiếu nhập kho . Kế toán Công ty căn cứ vào Phiếu nhập kho này để ghi sổ kế toán.
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, các đội thi công tiến hành lập Phiếu xin lĩnh vật tư có xác nhận của Đội trưởng, Phiếu xin lĩnh vật tư được chuyển đến thủ kho. Thủ kho tiến hành xuất kho vật tư để cung cấp vật tư cho thi công. Khi đó, thủ kho lập Phiếu xuất kho.
Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà Mẫu số 02-VT Công trình Thuỷ điện Bình Điền
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Nợ : 62115 Số : 12 Có : 152
Họ và tên người nhận hàng : Dương Hải Nam - Đội trưởng đội thi công số 3- Công ty SODACO
Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền Xuất tại kho: Kho công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền.
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 40 40 Cộng 40 40 Tổng số tiền (Viết bằng chữ) : Số chứng từ gốc kèm theo : 01 Ngày 30 tháng 11 năm 2008
(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán. Giá vật tư xuất kho là giá bình quân gia quyền tháng. Do đó, kế toán chưa ghi đơn giá vật tư xuất kho trên Phiếu xuất kho tại thời điểm xuất vật tư. Đến cuối tháng, khi đã tính ra giá bình quân gia quyền tháng, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán giá trị vật tư đã xuất kho phục vụ thi công dựa trên số lượng thực xuất và đơn giá đã tính.
Ngườilập phiếu (Ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
* Khi vật tư mua về được sử dụng luôn
Do các công trình thường nằm xa Công ty nên không phải lúc nào vật tư mua về cũng nhập kho Công ty. Hầu hết vật tư được mua về khi đang có nhu cầu sử dụng ngay, do đó, phần lớn nguyên vật liệu cho thi công công trình khi mua về được vận chuyển thẳng đến công trình. Tại công trình, Công ty có các kho tạm để cất giữ và bảo quản vật tư. Tại đây, kế toán đội thi công có trách nhiệm tập hợp các chứng từ để cuối tháng gửi về phòng Tài chính - Kế toán Công ty. Kế toán Công ty khi nhận được chứng từ mà kế toán đội thi công gửi lên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính đầy đủ của chứng từ kế toán rồi mới tiến hành ghi Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp.
Tại các đội thi công của Công ty, Bảng kê nhập được sử dụng để ghi chép tất cả những lần vật tư được mua về để sử dụng ngay. Bảng kê này được lập theo tháng. Khi có nhu cầu về sử dụng vật tư, các đội lập Bảng kê xuất, cũng được lập hàng tháng. Giá vật tư xuất kho là giá bình quân gia quyền tháng.
Cuối tháng, căn cứ trên những chứng từ đã lập, sau khi nguyên vật liệu đã được đưa vào phục vụ thi công công trình, đội trưởng đội thi công công trình đó làm Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng khi có đủ các chứng từ kèm theo như : Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho… và được Giám đốc hay Kế toán trưởng xác nhận sẽ được thanh toán tạm ứng.
Biểu số 2.4 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà Mẫu số : 05-TT Công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày 30 tháng 11 năm 2008
Kính gửi : Giám đốc Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà
Tôi là : Lê Văn Minh - Đội trưởng đội thi công số 2 - Công ty SODACO Căn cứ vào Hoá đơn số 020130, tôi đề nghị đề nghị thanh toán số tiền mua xà gỗ, cốp pha thi công với số tiền là : 63 185 000 đồng (Sáu mươi ba triệu một trăm tám mươi lăm ngàn đồng chẵn)
(Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên) (Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Nếu tạm ứng thừa thì đội trưởng công trình phải nộp lại số tiền thừa. Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu thu. Ngược lại, nếu số tiền tạm ứng không đủ để mua vật tư thì kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu chi để trả cho người mua vật tư số tiền còn thiếu. Đồng thời, kế toán sẽ ghi Sổ chi tiết tài khoản 621 cho các công trình.
(Nguồn: Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà)
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà MST: 0101528854
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ tháng 10/2008 đến tháng 12/2008 62115 – Thuỷ điện Bình Điền
Số dư đầu kỳ
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Mã số Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
TTTư-11/25 29/11/2008 29/11/2008 Đào Sỹ Lục-CT TĐ Bình Điền:T.toán tiền mua vật tư (ông Hậu hoàn cho Lục)
62115 141 6.112.000 6.112.000
HĐ 01791 30/11/2008 30/11/2008 H.toán tiền bêtông phục vụ CT Bình Điền do Cty RDMix cung cấp (7m3)
62115 3311 5.353.333 11.465.333
KC-1 30/11/2008 30/11/2008 Kết chuyển từ TK 621 sang TK 154 62115 154 111.465.333
… …
PC1533- 31/12
31/12/2008 31/12/2008 Trần Ngọc Thái:T.toán tiền mua bêtông cuả Cty CPBTRDMix VN
62115 141 15.200.000 64.989.126 … KC-1 31/12/2008 31/12/2008 *** Kết chuyển TK 621 sang TK 154 62115 154 407.374.625 Tổng phát sinh 918.839.938 918.839.938 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Việc hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện vào cuối quý. Công ty hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Từ các chứng từ kế toán được kế toán ở đội thi công chuyển lên hàng tháng, kế toán Công ty sẽ kiểm tra các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các Sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung nên sử dụng các Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 621, Sổ chi tiết tài khoản 621 đối với kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được kế toán đội chuyển lên, kế toán Công ty tiến hành ghi Sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng thì tập hợp chứng từ, số liệu để ghi Sổ Cái tài khoản 621 cho các công trình, hạng mục công trình.
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà MST: 0101528854
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ tháng 10/2008 đến tháng 12/2008
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Số trang trước chuyển sang
PC 1270 23/10/2008 23/10/2008 Chu Văn Công-CT TTN Hoà Bình: T.toán tiền tiếp khách 627815 1111 3.450.000 3.450.000 NH 3 24/9/2008 24/10/2008 Trần Thế Sơn-CT Bình Điền: Mua que hàn điện F4 152 3311 4.800.000 4.800.000
… … 26.959.479
HĐ 34569 23/9/2008 30/10/2008 H.toán tiền nước phải trả XNSĐ 11.4 công
trình NK Kim Bình T9/08 627710 3311 1.031.794 1.031.794
…
PC 1362 27/11/2008 27/11/2008 Nguyễn Đức Long-CT NMXMHL: H.toán tiền
thuê V/cmáy, CCDC từ CT về Cty 62772702 111 8.400.000 8.400.000
HĐ 01791 30/11/2008 30/11/2008 H.toán tiền bêtông phục vụ CT HH4 do Cty RDMix cung cấp (7m3)
62121
3311 5.353.333 5.353.333
…
HĐ 67943 30/12/2008 31/12/2008 H.toán tiền thuê trạm trộn bê tông T12 của Cty TM Vạn Sinh – CT Dabaco2
627710 3311 20.000.000 20.000.000 ….. KC-1 31/12/2008 31/12/2008 Kết chuyển TK 621 sang TK 154 154 621 707.374.625 707.374.625 …..
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà MST: 0101528854
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ tháng 10/2008 đến tháng 12/2008
Số dư đầu kỳ
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
HĐ 67483 25/8/2008 30/10/2008 Ông Thanh_CT Dabaco2 mua bêtông tươi
M200 của Cty CP SG Kinh Bắc 3311 6.652.381 6.652.381
HĐ 61358 5/9/2008 30/10/2008 Nguyễn Ngọc Sơn-CT NK Kim Bình: Mua
thép của chi nhánh SODACO 28,37tấn 1388 473.561.333 480.213.714.
… …
HĐ 01791 30/11/2008 30/11/2001 H.toán tiền bêtông phục vụ CT HH4 do Cty CPBT RDMix VN (7m3)
3311 5.353.333
… …
PC1533- 31/12
31/12/2008 31/12/2008 Trần Ngọc Thái-CT Bình Điền: T.toán tiền mua bêtông cuả Cty CP Nam Linh
141 15.200.000 64.989.126 … KC-2 31/12/2008 31/12/2008 *** Kết chuyển TK 621 sang TK 154 154 263.013.657 Tổng phát sinh 3.658.769.543 3.658.769.543 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
2.2.2.1. Đặc điểm của chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công cũng là một khoản mục chi phí hết sức quan trọng. Hơn nữa, chi phí nhân công liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Bởi vậy, hạch toán đúng và đủ chi phí nhân công trực tiếp luôn được các nhà quản trị hết sức quan tâm. Nếu thực hiện tốt công tác này, không những chi phí của công trình, hạng mục công trình được xác định một cách đáng tin cậy, mà thông qua chính sách trả lương, trả thưởng cho người lao động còn khuyến khích được họ làm việc tốt hơn, nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí hoàn thành công trình.
Chính vì thế, Công ty cũng luôn quan tâm đến công tác chi phí nhân công trực tiếp, dựa trên chế độ kế toán và đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình mà có những chính sách kế toán đúng đắn với khoản mục chi phí quan trọng và nhạy cảm này.
Chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty vừa có đặc điểm chung của chi phí nhân công đối với các ngành sản xuất vừa có đặc điểm riêng của chi phí nhân công trực tiếp của ngành thi công, xây dựng. Hiện nay, ở Công ty, số lao động trong biên chế chiếm một tỷ lệ vừa phải và chủ yếu là để thực hiện những công việc quản lý kỹ thuật, đốc công; còn lại đa số là những người lao động theo hợp đồng lao động và Công ty khoán gọn trong từng phần việc. Đội trưởng và chủ nhiệm công trình căn cứ vào yêu cầu tiến độ thi công và công việc thực tế để tiến hành giao khoán cho các tổ sản xuất.
CP NCTT của Công ty bao gồm: - Lương chính
- Lương làm thêm ngoài giờ
Tất cả các khoản lương ở trên đều là của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp công trình và công nhân điều khiển máy thi công, phục vụ máy thi công.
CP NCTT không bao gồm các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công nhân. Các khoản này được đưa vào chi phí sản xuất chung.
2.2.2.2. Quy chế trả lương
Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương: lương theo thời gian và lương khoán, trả lương mỗi tháng một lần, lương tháng trước được trả vào ngày 01 đến ngày 05 của tháng sau.
Các khoản trích theo lương của Công ty tuân theo đúng chế độ hiện hành: BHXH, BHYT, KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh là 19% (BHXH: 15% , BHYT : 2%, KPCĐ: 2%); còn 6% BHXH và BHYT (5% BHXH và 1% BHYT) do người lao động đóng góp được trừ vào lương hàng tháng của người lao động. Các khoản trích theo lương này không tính vào CP NCTT mà tính vào chi phí sản xuất chung.
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 622 để hạch toán CP NCTT. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, hoặc đội xây dựng.