- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc để tổ chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất
c. Các phơng thức bánhàng và quy trình hạch toán tại Công ty
Hiện nay, Công ty áp dụng ba phơng thức bán hàng sau: - Bán buôn qua kho
- Bán buôn không qua kho - Bán lẻ
Hiện nay, Công ty không thực hiện xuất khẩu hàng hoá , các phơng thức bán hàng trên đều đợc thực hiện để tiêu thụ trong nớc.Phơng thức bán buôn qua kho và phơng thức bán buôn không qua kho là hai phơng thức bán hàng chủ yếu tại Công ty. Chúng thờng chiếm tỷ trọng từ 85 đến 90% tổng doanh thu. Chúng có u điểm tiêu thụ đợc khối lợng hàng lớn, thu hồi vốn tập trung, nhanh chóng.Khách hàng là những công ty lớn, khách hàng quen. Việc bán hàng thờng dựa trên cơ sở hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Hợp đồng đợc ký theo đúng nguyên tắc, quy định dới hình thức văn bản. Hợp đồng ghi rõ, đày đủ các nội dung: Chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện về phẩm chất, chất lợng, giá cả, điều kiện thanh toán và bồi thờng...
Tại Công ty, các hoạt động bán buôn do các phòng kinh doanh đảm nhận, hoạt động bán lẻ do các cửa hàng kinh thực hiện. Khách hàng mua buôn của Công ty là những công ty lớn, các đơn vị sản xuất, các công ty kinh doanh thơng mại, nh: Công ty liên doanh Đài - Việt, công ty TNHH Thủ Đô II, công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dơng, Xí nghiệp liên hợp Z751, công ty thơng mại Sông Lô, doanh nghiệp Trờng Giang, Xí nghiệp đầu máy Vinh...Khách hàng mua lẻ của Công ty thờng là những ngời mua với mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng.
Công ty thực hiện việc bán buôn đối với hầu hết tất cả các mặt hàng kinh doanh của Công ty, nh: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt nhựa, đầu máy khâu, trục cán tinh, máy cẩu ,xe ben, bình cứu hoả, phân Kali, Magiê, thuốc thú y, phụ
tùng máy...Các cửa hàng của Công ty thực hiện bán lẻ những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu xây dựng, tiêu dùng của ngời tiêu dùng, nh: Thép, gạch men, thiết bị vệ sinh dân dụng, xe máy Trung Quốc...
*Đối với phơng thức bán buôn qua kho
Hàng mua về, sau khi đợc kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã đợc ký kết với bên bán, hoá đơn bán hàng (Đối với hàng nhập khẩu là Invoice) cán bộ nghiệp vụ của Công ty xác định về số lợng, chủng loại, mẫu mã... của hàng hoá. Ngời nhận hàng của phong kinh doanh đem hàng về nhập kho. Kế toán hàng hoá của Công ty căn cứ vào hoá đơn bán hàng và giấy báo Có của nhân viên kiểm tra để viết vào phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào khối lợng nhập thực tế, đối chiếu với phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng... để viết thẻ kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để viết vào sổ chi tiết vật t hàng hoá. Cuối tháng thủ kho và kế toán hàng hoá kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và thẻ kho.
Khi có phiếu xuất kho, hoá đơn xuất bán của Công ty cung với hợp đồng với khách hàng, kế toán vào sổ theo dõ công nợ, xác định doanh thu cùng thuế GTGT đầu ra kế toán váo sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết phải thu của khách hàng, thuế GTGT đầu ra theo định khoản:
Nợ TK 131 Tổng số tiền thanh toán
Có TK511 Giá bán cha có thuế GTGT Có TK3331 Tiền thuế GTGT
Căn cứ vào phiếu xuất kho , Hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh trị gía vốn hàng bán vào sổ shi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá.
Nợ TK632
Có TK 156
Cụ thể, với nghiệp vụ bán hàng ngày 4/2/2005 khi bán gạch gốm kim loại chịu lửa cho Công ty kinh doanh và phát triển nhà Bình Dơng theo hoá đơn số
94289, kế toán ghhi sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 4) và sổ chi tiết phải thu cảu khách hàng ( Biểu số 6).
Nợ TK 131 176.253.000
Có TK 511 160.230.000 Có TK 3331 16.023.000
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi sổ chi tiêt hàng hoá gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Biểu số 2) và sổ chi tiết giá vốn hàng bán ra (Biểu số5)
Nợ Tk 632 156.915.000
Có TK 156 156.915.000
* Phơng pháp lập sổ chi tiết bán hàng tại Công ty đợc lập nh sau:
Công ty sử dụng sổ này để phảnánh cho tất cả các loại hàng hoá bán ra trong tháng, đợc khách hàng thanh toán và chấp nhận thanh toán.Công ty sử dụng sổ này để phản ánh cả phần doanh thu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.
Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ
Cột 2.3 : Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột 4 : Ghi nội dung các nghhiệp vụ kinh tê phát sinh Cột 5 : Ghi số hiệu Tk đối ứng với bên có Tk 511, 3331.
Cột 6,7,8,9 : Căn cứ vào cột số lợng, dòng cộng tiền hàng, dòng thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên Hoá đơn GTGT kế toán ghhi vào các cột t- ơng ứng.
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng phần thành tiền để ghi vào NKCT số 8.
Công ty mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng. Sổ này đợc tách riêng phần giá cha thuế,thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán và thực tế thanh toán theo các phơng thức thanh toán.
Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ
Cột 2,3 : Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột 4 : Ghi nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5,6,7,8 : Ghi số phát sinh khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Căn cứ vào dòng cột tiền hàng, thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các cột tơng ứng.
Cột 9,10,11 : Căn cứ vào các chứng từ thanh toán nh : phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi vào các cột tơng ứng.
Cột 12, 13 : Ghi số d, số còn phải thanh toán giữa Công ty và đơn vị mua hàng.
Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết phải thu của khách hàng, kế toán tổng hợp vầo bảng kê số 11 ( Biểu số 7) – Phải thu của khách hàng. Sau đó ghi vào Nhật ký chứng từ số 8.
* Đối với trờng hợp bán hàng không qua kho:
Trong trờng hợp hàng mua là hàng nhập khẩu, hàng đẵ về đến sân bay, bến cảng, cửa khẩu biên giới, hàng mua là hàng nội địa Công ty phải nhận hàng tại địa điểm của đơn vị bán, song địa điểm đó lại gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ đợc giao ngay hoặc vận chuyển thẳng đến nơi khách hàng yêu cầu.
Sau khi kiểm tra hàng hoá mua về, nhân viên phòng kinh doanh giao hàng ngay hoặc vận chuyển hàng đi bán luôn cho khách hàng. Khi đó, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Mặc dù hàng không qua kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng hoá, kế toán vẫn ghi nhận vào sổ chi tiết hàng hoá giá trị nhập và sổ chi tiết phải trả cho ngời bán theo định khoản.
Có TK 331 Giá thanh toán với ngời bán Có TK 3331 Tiền thuế GTGT
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn của hàng xuất bán và sổ chi tiết hàng hoá.
Nợ TK 632
Có TK 156
Ví dụ :Đối với hàng mua là trục cán tinh nhập khẩu theo tờ khai 398 khi nhận đợc Invoice, vận đơn, biên bản giao nhận hàng,tờ khai hải quan ...kế toán Công ty viết phiếu nhập kho và ghi nhận ngay.
Nợ TK 156 239.569.000
Có TK 331 217.790.000 Có TK 3331 21.779.000
Hàng đợc chuyển thẳng đến nơi ngời mua là công ty TNHH Thanh Lơng. Khi công ty Thanh Lơng chấp nhận thanh toán, kế toán Công ty căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho, kế toán Công ty ghi và sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết vật t, hàng hoá theo định khoản sau:
Nợ TK 632 239.569.000
Có TK156 239.569.000
*Đối với trờng hợp bán lẻ
Hoạt động bán lẻ chiếm tỷ trọng không nhiều của Công ty, chiếm tỷ trọng từ 10 đến 15% tổng doanh thu. Hoạt động này do các cửa hàng kinh doanh của Công ty đảm nhận, khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt và đợc kế toán theo dõi trên sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Các mặt hàng đợc bán tại các cửa hàng bán lẻ là những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu xây dựng, tiêu dùng nh: Thép, gạch men, thiết bị vệ sinh dân dụng, xe máy Trung Quốc,...
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng tại cửa hàng viết ngay hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT). Khi khách hàng thanh toán, nhân viên bán hàng tại cửa hàng thu tiền, lập phiếu thu, bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Cuối tháng, cửa hàng gửi hoá đơn bán hàng, bảng kê hàng hoá bán ra lên phòng tài chính, kế toán của Công ty.
Căn cứ vào phiếu thu, hoá đơn GTGT thì thủ quỹ của Công ty nhận tiền, kế toán ghi nhận vào bảng kê số , sổ chi tiết bán hàng của Công ty cho từng hoá đơn bán hàng theo định khoản.
Nợ TK 111 Tổng số tiền thanh toán
Có TK 511 Giá bán cha có thuế VAT Có TK 3331 Thuế VAT
Kế toán phản ảnh giá vốn của hàng bán lẻ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán và sổ chi tiết hàng hoá theo định khoản.
Nợ TK 632 Giá vốn hàng xuất bán Có TK 156
Công ty bán thép cho Phùng Đức Trung theo hoá đơn số 94163, khi nhận đ- ợc chứng từ: phiếu thu, hoá đơn bán hàng kế toán ghi vào bảng kê số 1
Nợ TK 111 4.508.028 Có TK 511 4.293.360 Có TK 3331 214.668 Kế toán phản ánh Nợ TK 632 3.909.852 Có TK 156 3.909.852
Việc ghi chép vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phải thu của khách hàng của nghiệp vụ bán hàng không qua kho và nghiệp vụ bán lẻ tơng tự nghiệp vụ bán buôn qua kho. Riêng nghiệp vụ
bán lẻ không sử dụng qua sổ chi tiết phải thu của khách hàng và bảng kê số 11- phải thu của khách hàng.
II.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trên thực tế, Công ty không hạch toán hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán, bởi các khoản này hầu nh không phát sinh vì các lý do:
- Hàng nhập kho theo yêu cầu của khách hàng là chủ yếu, Công ty ký kết hợp đồng mua hàng dựa trên hợp đồng ký kết với ngời mua nên giảm tối đa việc sai lệch so với hợp đồng với khách hàng.
- Hàng mua về đã đợc Công ty kiểm tra rất kỹ trớc khi chấp nhận sở hữu lô hàng đó.
- Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng mua thờng xuyên với những mặt hàng tơng đối ổn định và Công ty cũng có uy tín và kinh nghiệm trong việc kinh doanh các mặt hàng đó.
- Công ty thực hiện kế toán hàng xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh, giá vốn hàng xuất kho dựa trên giá nhập kho của số hàng đó. Do vậy, trong những trờng hợp cần thiết Công ty có thể u đãi về giá nhng trừ ngay vào tiền hàng trên hoá đơn nên các khoản giảm trừ này không đợc thể hiện.
II.2.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để đảm bảo cho việc kinh doanh của Công ty diễn ra đợc thờng xuyên, liên tục Công ty đã chia ra các khoản để chi trả cho các chi phí phát sinh liên quan đến khâu bán hàng và các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý chung toàn Công ty. Các chi phí này chuính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nội dung: Các chi phí này của Công ty gồm những khoản mục chi phí sau: - Chi phí nhân viên: Gồm các khoản tiền lơng, phụ cấp trả cho Giám đốc, nhân viên các phòng ban, nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển hàng hoá,... và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lơng theo quy định.
- Chi phí vật liệu, bao bì dùng vận chuyển, bao gói sản phẩm
- Chi phí về dụng cụ, đồ dùng
- Chi phí về khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và cho quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí về các khoản thuế, phí, lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản chi phí trên, kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 642 để phản ánh tất cả các khoản chi phí này. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí.
Quy trình hạch toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phản ánh các chi phí liên quan đến khâu bán hàng và tổ chức quản lý doanh nghiệp nh: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn mua hàng, bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,... kế toán ghi sổ chi tiết TK 642 theo định khoản.
Nợ TK 642
Có TK 111, 112, 131, 334, 338...
Các chi phí phân bổ vào chi phí bán hàng nh chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng, chi phí công cụ, dụng cụ , đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định đợc xác định trên các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3. Các khoản chi phí thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi vào NKCT số 1, số 2, sổ chi tiết TK 632.
Các chi phí phân bổ phân bổ vào chi phí bán hàng nh: chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng, chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, đợc xác định trên các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3.
Các khoản chi phí đợc thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo Nợ, kế toán ghi vào Nhật ký nhật ký chứng từ 1, số 2, cột Nợ TK 642.
Cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí theo từng khoản mục để vào bảng kê số5
Căn cứ để ghi vào bảng kê số 5 là Nhật ký chứng từ số 1, số 2, bảng phân bổ số 1, 2, 3, sổ chi tiết TK 642, bảng kê và nhật ký chứng từ , để ghi vào các cột và các dòng phù hợp trong bảng kê số 5.
Cuối tháng, chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển trong kỳ bằng cách lấy số chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp trong kỳ trừ đi số chi phí quản lý doanh nghiệp đợc giảm trừ trong kỳ, kế toán vào sổ chi tiết TK642 và sổ chi tiết TK911, theo định khoản:
Nợ TK 911 326.338.936
Có TK 642 326.338.936
II.2.2.4- Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Nội dung: Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần trừ đi các khoản giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kết quả bán hàng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: TK 911, TK 421 và các TK 632, TK642, TK511.
Qui trình hạch toán: Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK511, TK 632, TK642, để thực hiện kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán vào sổ chi tiết TK911
Nợ TK 511: 24.135.067.464 Có TK911: 24.135.067.464 Nợ TK 911: 23.752.304.891 Có TK 632: 23.752.304.891 Nợ TK 911: 326.338.936 Có TK 642: 326.338.936
Từ đó tính ra lãi hoặc lỗ từ hoạt động kinh doanh của Công ty bằng cách lấy doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Từ số liệu tháng 2 năm 2005 ta xác định đợc lãi (lỗ) tháng 2/2005 từ hoạt động kinh doanh của Công ty:
Lãi thuần = 24.135.067.464 - 23.752.304.891 - 326.338.936 = 56.423.637
Căn cứ vào kết quả tìm đợc kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 911 theo định khoản sau:
Nợ TK 911: 56.423.637
Có TK 421: 56.423.637
Sổ chi tiết tài khoản 911
Tháng 02 năm 2005
Ngày Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
28/2 K/c doanh thu thuần 511 24.135.067.464
K/c giá vốn hàng bán 632 23.752.304.891
K/c chi phí QLDN 642 326.338.936
Lãi thuần 421 56.423.637
Cộng số phát sinh 24.135.067.464 24.135.067.464
Cuối tháng, sau khi khoá sổ, kế toán dùng các số liệu tổng hợp để vào Nhật ký chứng từ số 8( biểu số 11).
Nhật ký chứng từ số 8 tại Công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các