II. Tình hình thực hiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng Đầu t và Phát triển Phú thọ.
3. Hạch toán cho vay, thu nợ và việc theo dõi thu lãi đến hạn và quá hạn đối với cho vay theo món:
đối với cho vay theo món:
Ngân hàng đầu t và phát triển Phú thọ áp dụng phơng pháp cho vay theo món và mở tài khoản cho vay thông thờng đối với tất cả các tổ chức kinh tế có quan hệ vay vốn.
Căn cứ vào kế hoạch vay vốn đã đợc duyệt và thông báo, khi tổ chức kinh tế có nhu cầu vay vốn thì gửi tới ngân hàng giấy đề nghị vay vốn kèm các dự toán đ- ợc duyệt, hợp đồng nhận thầu, giấy báo giá hoặc hợp đồng mua bán vật t hàng hoá dịch vụ... Tổ chức kinh tế phải thực hiện việc đăng ký nhận tiền vay, bằng cách gửi giấy đề nghị vay vốn trớc một ngày làm việc.Trong thời gian đó cán bộ tín dụng kịp thời xem xét để giải quyết có thể cho vay hay không cho vay và cũng thông báo cho tổ chức tín dụng biết. Nếu đợc trởng phòng tín dụng và giám đốc ký duyệt đơn vay, cán bộ tín dụng hớng dẫn tổ chức kinh tế làm hợp đồng tín dụng. Trờng
hợp giấy đề nghị vay vốn không đợc trởng phòng tín dụng và gám đốc duyệt cho vay phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức kinh tế biết rõ lý do để tự lo vốn cho mình. Đơn xin vay khi đã đợc ngân hàng chấp thuận, tổ chức kinh tế sẽ đợc ngân hàng mở cho một tài khoản “tài khoản cho vay vốn lu động” (thủ tục đăng ký xin mở tài khoản theo quy định của chế độ mở tài khoản ngân hàng). Cán bộ tín dụng sau khi xem xét kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp đầy đủ của các giấy tờ nh các chữ ký, sự khớp đúng về số tiền giữa các giấy tờ và đặc biệt là đối chiếu mức cho vay mà ngân hàng đã duyệt, đối chiếu ngày tháng vay với ngày tháng công trình hoàn thành...Lập tờ trình xin vay vốn để trình giám đốc cùng hợp đồng tín dụng.
- Hạch toán phát tiền vay :
Sau khi ngời vay hoàn thành các thủ tục giấy tờ xin vay theo đúng quy định. Kế toán căn cứ vào chứng từ phát tiền vay hạch toán
Nợ: TK cho vay
Có: TK tiền mặt ( nếu cho vay bằng tiền mặt). TK ngân phiếu (nếu cho vay bằng ngân phiếu). TK ngời thụ hởng (Nếu cho vay bằng chuyển khoản)
TK thanh toán giữa các ngân hàng( nếu thanh toán khác ngân hàng).
- Hạch toán thu nợ:
Đến hạn trả nợ, ngời vay phải có trách nhiệm trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt hay trích tài khoản tiền gửi thanh toán. Cán bộ Kế toán cho vay phải phối hợp với cán bộ tín dụng đôn đốc ngời vay trả nợ đúng hạn ngân hàng. Khi ngời vay trả nợ kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán
Nợ: TK tiền mặt (nếu trả nợ bằng tiền mặt): Phần gốc TK ngân phiếu (nếu trả nợ bằng ngân phiếu): Phần gốc TK tiền gửi (nếu trả nợ bằng chuyển khoản) :Phần gốc Có: TK cho vay : Phần gốc
Tại Ngân hàng ĐT&PT Phú thọ công tác kế toán đợc cập nhật số liệu hàng ngày trên máy vi tính cho nên mọi phát sinh về tiền vay đều đợc lu giữ trong máy vi tính. Việc tính lãi đợc quy định vào ngày 25 hàng tháng cho tất cả các món vay dù cha đủ một tháng, thậm chí chỉ có 3 ngày, 5 ngày hàng tháng số tiền lãi đợc tính theo phơng pháp tích số.
Công thức tính :
C = M x I/30 x N Trong đó:
C: Số tiền lãi
I: Lãi suất tính theo tháng ghi trên hợp đồng tín dụng
N: Là tích số số d từ ngày 26 tháng trớc đến hết ngày 25 tháng này
Công việc của máy tính là in ra phiếu tính lãi, còn cán bộ kế toán xử lý phiếu tính lãi đó ra sao ?
Trong thực tế thì hầu nh không bao giờ kế toán cho vay tất toán hết đợc các phiếu tính lãi và việc quy định này đôi khi không đợc thực hiện đối với phần lớn các khách hàng đặc biệt là đối với khách hàng có vay vốn của ngân hàng dới hình thức thế chấp hoặc cầm cố ( nhng họ không mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng) khách hàng thờng không trả lãi đúng ngày quy định của ngân hàng .
Với những khách hàng có tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng và có đủ số d thì kế toán chỉ việc trích tài khoản tiền gửi thanh toán để thu lãi, với những tài khoản không đủ số d thì kế toán sẽ hạch toán số tiền đó vào tài khoản ngoại bảng “lãi cha thu” . Với những khách hàng không có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng (chủ yếu là cá nhân ) thì khách hàng phải đến trả lãi tại ngân hàng, nếu khách hàng thực hiện trả đầy đủ đều đặn thì không có vấn đề gì sảy ra. Song thực tế có rất nhiều trờng hợp không trả đều đặn hàng tháng bởi vì đến ngày trả lãi ngời vay cha đến kỳ thu hoạch nên không trả lãi đợc. Khi xảy ra tình trạng này, kế toán phải hạch toán số tiền lãi đó vào tài khoản ngoại bảng “lãi cha thu”. Việc hạch toán số lãi cha thu đợc vào tài khoản “lãi cha thu” là đúng xong vấn đề cần giải quyết hạch toán vào đây thì khi nào sẽ thu. Vấn đề này trong điều 20 ( thể lệ tín
dụng ngắn hạn đối với các tổ chức kinh tế) có quy định “... Nếu đơn vị vay cha trả đợc lãi khi đến hạn thì ngân hàng tính và hạch toán vào tài khoản ngoaị bảng để thu dần, không nhập lãi vào gốc...”
Thực hiện quy định trên, Ngân hàng ĐT & PT Phú thọ đã chỉ đạo thu nợ thu lãi nh sau: Nếu khách hàng vừa có nợ đến hạn phải trả, vừa có nợ trên tài khoản ngoại bảng “lãi cha thu” nếu ngời đó không đủ tiền (tiền mặt, ngân phiếu, hay số d tài khoản tiền gửi) để trả gốc và lãi thì tập trung thu lãi trớc, số tiền còn lại sẽ thu vào gốc. Nếu gốc không thu hết thì chuyển sang nợ quá hạn. Xét về nguyên nhân của việc khách hàng trả lãi cho ngân hàng thiếu kịp thời thì có nhiều. Song một nguyên nhân cũng rất quan trọng là ngân hàng cha có biện pháp cụ thể để xử lý vấn đề này nên khách hàng có ý “ chây ỳ” trong việc trả lãi ngân hàng. Ta có thể thấy qua tình hình thực tế tại Ngân hàng ĐT & PT Phú thọ.
Tình hình l i chã a thu 6 tháng đầu năm 2000
Đơn vị: Triệu đồng.
Chỉ tiêu Tổng lãi cho vay Lãi cha thu Tỷ trọng
Ngắn hạn 12.193 566 2.5%
Trung & dài hạn 10.416 1.206 5.3%
Tổng cộng 22.609 1.772 7.8%
Qua số liệu trên ta thấy “ Lãi cha thu” là 1.772 triệu chiếm tới 7.8% tổng lãi cho vay. Đây là phần vốn của Ngân hàng , lẽ ra Ngân hàng phải đợc sử dụng nó để phục vụ cho nhu cầu của nền kinh tế. Để giảm bớt phần nào thiệt hại từ khoản “lãi cha thu” này Ngân hàng cần có những biện pháp kinh tế thiết thực tác động vào khách hàng để họ có trách nhiệm hơn trong việc trả lãi Ngân hàng. Nếu có những biên pháp thích hợp nhằm hạn chế những món lãi phát sinh trên thì không những hạn chế đợc thiệt hại cho Ngân hàng mà hiệu quả tín dụng đợc tăng lên.