Thứ nhất, Công ty cần tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm lành mạnh hóa tình hình tài chính, giúp công ty hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động đối phó với những trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hóa, thất thu các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ.
Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng đắn giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ.
Do là doanh nghiệp vừa, áp dụng quyết định số 48/2006/QĐ – BTC nên công ty nên lập dự phòng thông qua tài khoản 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Phương pháp kế toán:
Cuối niên độ, kế toán căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 1593 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Mức dự phòng
giảm giá HTK
Số lượng HTK tại thời điểm lập
BCTC = x ─ Giá gốc HTK trên sổ sách kế toán Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
Cuối niên độ sau (N+1), tính mức dự phòng cần lập, nếu:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch được lập thêm, ghi:
Nợ TK 632 Có TK 1593
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, ghi:
Nợ TK 1593 Có TK 711
Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập nhằm xác định giá trị thực của khoản tiền nợ phải thu trên báo cáo tài chính. Để hạch toán nợ phải thu khó đòi, theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC kế toán sử dụng tài khoản 1592 “dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi Xử lý nợ phải thu khó đòi;
Bên Có: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; Dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.
Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập:
Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù hợp trong chế độ kế toán tài chính hiện hành, doanh nghiệp hạch toán số dự phòng cần trích lập theo một trong các cách sau:
• Cách 1: Có thể ước tính theo một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổng số dư nợ phải thu:
• Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng qua hạn được xếp vào khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả xác minh để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khả năng thất thu.
Căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm
Tổng dư nợ phải thu Tỷ lệ phần trăm ước tính = x Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập cuối niên độ
Nợ phải thu khó đòi Tỷ lệ phần trăm thất thu ước tính = x Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập cuối niên độ
vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán
Cuối kỳ kế toán doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi).
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 138 - Phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Thứ hai, tại công ty nên chi tiết hóa tài khoản 6421 thành các tài khoản cấp 3 theo từng nội dung phát sinh như:
TK 64211: Chi phí lương gồm lương nhân viên bán hàng, lương công nhân vận chuyển, bốc dỡ;
TK 64213: Chi phí vật dụng đồ dùng phục vụ cho công tác bán hàng;
TK 64214: Chi phí khấu hao tài sản cố định tại cửa hàng; TK 64215: Chi phí bảo hành sản phẩm;
TK 64217: Chi phí dịch vụ thuê ngoài như điện thoại, Internet, điện, nước...;
TK 64218: Chi phí bằng tiền khác.
Đồng thời đối với mỗi khoản chi phí cần tiếp tục chi tiết theo bộ phận sử dụng. Nhưng để đơn giản hóa công tác kế toán thì chỉ cần chi tiết cho những khoản mục trọng yếu, tức phát sinh lớn hoặc tần suất phát sinh nhiều.
Điều này sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn đầy đủ về hiệu quả việc sử dụng chi phí bán hàng, phát hiện kịp thời nếu có sự lãng phí nguồn lực,
và có những điều chỉnh cần thiết nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng.
Công ty cũng nên phân bổ chi phí bán hàng theo tiêu thức doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng, nhằm phục vụ nhà quản trị ra quyết định. Cụ thể
Thứ ba, Công ty cần tiếp tục chi tiết tài khoản 1561 nhằm theo dõi tình hình kinh doanh của từng loại hàng hóa, như:
TK 15611 – Hàng nội thất sẽ tiếp tục chi tiết thành tài khoản: 15611 – Thảm trải sàn
15611 – Mành, rèm 15611 – Giấy dán tường ...
Thứ tư, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, nhằm thu hút khách hàng, tăng cường số lượng hàng tiêu thụ, tại công ty nên áp dụng các chính sách như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho những khách hàng thường xuyên mua với số lượng lớn, ổn định, có mối quan hệ tốt với công ty. Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng tài khoản 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2:
- TK 5211 “Chiết khấu thương mại”; - TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”; - TK 5213 “Giảm giá hàng bán. Chi phí bán hàng x Doanh thu bán hàng = CPBH phân bổ cho mặt hàng i Doanh thu bán hàng của mặt hàng i