3.2.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán
Đối với nhứng NVL xuất cho sản xuất nhưng cuối kỳ vẫn chưa sử dụng hết thì bộ phận sử dụng nên lập Phiếu báo vật tư cuối kỳ. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì được lập thành 2 bản, một bản giao cho phòng Vật tư, một bản giao cho phòng kế toán, Phiếu này làm căn cứ tính giá thành và kiểm tra tình hình sử dụng định mức vật tư.
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ được lập theo mẫu sau
Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường Mẫu số 04-VT
460, Trần Quý Cáp,Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày…tháng…năm
Số… Bộ phẫn sử dụng……….
TT
Tên nhãn hiệu quy cách
vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng A B B D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký,ghi rõ họ tên)
3.2.2 Kiến nghị về tài khoản kế toán
Trong công tác thu mua NVL, một số trường hợp công ty đã chấp nhận thanh toán tiền hàng,trong tháng hóa đơn đã được gửi đến công ty nhưng NVL vẫn chưa được chuyển đến. Trong trường hợp này kế toán sẽ lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường để theo dõi nhưng lại không ghi sổ kế toán. Đến khi nhận được Phiếu nhập kho, kế toán mới tiến hành ghi sổ như sau:
Nợ TK 6111 Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Tổng giá thanh toán
Trường hợp NVL mua được giao nhiều lần, kế toán ghi nhận giá trị NVL đã nhập kho vào TK 611, còn giá trị NVL còn thiếu được phản ánh vào TK 1381. Đến khi nhận được số NVL còn lại kế toán sẽ chuyển từ TK1381 sang ghi nợ TK 152.
Hạch toán như vậy là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Cách hạch toán như vậy sẽ phản ánh không chính xác giá trị tài sản của Công ty. Công ty nên sử dụng thêm TK 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư,hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng về. Kết cấu TK 151 như sau:
Bên nợ: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường.
Bên có: Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.
3.2.3 Kiến nghị về sổ kế toán
Hiện nay công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường đã thực hiện phân loại NVL khá hợp lý. Nhà máy cũng đã tiến hành xây dựng kí hiệu cho các NVL, tuy nhiên những ký hiệu này chưa rõ ràng và chưa được quy định cụ thể. Để thuận tiện trong công tác theo dõi và quản lý NVL, tránh nhầm lẫn trong hạch toán NVL, công ty nên sử dụng sổ danh điểm NVL.
Sổ danh điểm NVL bao gồm tất cả các loại NVL được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đo thống nhất tên gọi, mã hóa cũng như đơn vị của từng vật liệu. Để lập sổ danh điểm NVL điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hóa khoa học và hợp lý. Việc sắp xếp các danh điểm NVL một cách trật tự, logic sẽ giúp cho việc theo dõi tra cứu thuận tiện hơn.
Mã vật liệu có thể xây dựng theo kiểu dãy chữ số. Một mã số là một dãy số bao gồm 3 nhóm chữ số:
- Nhóm chữ số đầu có 4 chữ số ứng với loại NVL(1521 NVL chính, 1522: vật liệu phụ…)
- Nhóm chữ số thứ 2 ứng với nhóm NVL
- Nhóm chữ số thứ 3 ứng với quy cách vật liệu trong nhóm.
Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường Kho công ty-1
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Nguyên vật liệu chính Kí hiệu:1521 Kí hiệu Nhóm Danh điểm 152.01 Thép loxo Kg 152.01.01 Thép loxo loại 1 Kg 152.01.02 Thép loxo loai 2 kg ….. …. 152.02 Thép tròn kg 152.02.01 Thép tròn Ø 22 kg 152.02.02 Thép tròn Ø 18 kg …. ….. 152.03 Thép ống Mét 152.03.01 Thép ống P75,6 Mét 152.03.02 Thép ống P108 Mét
3.2.4 Kiến nghị về báo cáo kế toán
Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường sử dụng một lượng khá lớn NVL vào việc sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp do những điều kiện khách quan và chủ quan việc sản xuất không thể thực hiện đúng tiến độ. Do đó, thực hiện thu mua cũng như sử dụng NVL không trùng khớp với kế hoạch đã để ra. Để giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm rõ được sự biến động NVL, kế toán nên lập dự thảo ngân sách cung ứng NVL.
Trên cơ sở nhu cầu sản lượng cần sản xuât đã tính toán, doanh nghiệp cần lập bản dự toán cung ứng NVL cho quá trình sản xuất, từ nhu cầu NVL trực tiếp phát sinh các khoản chi cho thực hiện kế hoạch sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Soạn thảo ngân sách cung ứng NVL trước hết được xác định dưới dạng vật chất: số lượng, loại NVL với chất lượng đảm bảo yêu cầu sử dụng và tính kịp thời cho sử dụng, sau đó được tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng. Soạn thảo ngân sách phải đảm bảo yêu cầu dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm, đặc biệt với loại NVL lưu chuyển qua kho, NVL khai thác theo mùa vụ…Công thức tính dự toán ngân sách cung ứng NVL được xác lập như sau:
Dự tính nhu cầu NVL cho sản xuât mua vào = NVL thỏa mãn yêu cầu sản xuât + NVL còn tồn cuối kỳ - Tồn đầu kỳ NVL
Mẫu bảng dự toán chi ngân sách cho nhu cầu cung ứng NVL trực tiếp và thanh toán tiền cung ứng được biểu hiện dưới dạng tiền tệ
Chỉ tiêu Quí 1 Quí 2 Quí 3 Quí 4 Tổng
năm 1 Số sản phẩm cần sản xuất
2 Định mức tiêu hao NVL 3 Tổng lượng vật liệu M cho sản xuất
4 Nhu cầu dự trữ vật liệu cuối kỳ 5 Vật liệu tồn đầu kỳ
6 Lượng NVL cần mua vào 7 Đơn giá mua
8 Tổng dự toán chi cung ứng NVL 9 Dự toán chi thanh toán NVL
3.2.5 Các kiến nghị khác
Hiện nay công ty không trích lập các khoản dự phòng giảm giá bao gồm cả dự phòng giảm giá NVL. Trên thực tế những loại NVL được sử dụng trong công ty có sự biến động giá khá lớn. Bên cạnh đó cũng có những trường hợp trong quá trình bảo quản, vật tư có thể bị hỏng hóc, lỗi thời…Trong những trường hợp đó, Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá vật tư. Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL thực chất là việc đánh giá lại giá trị tài sản. Nó sẽ giúp cho Công ty có thể phản ánh một cách chính xác hơn giá trị tài sản cũng như tình hình tài chính của doanh nghiêp.
Theo quy định kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán 02 về “ Hàng tồn kho” và trong chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì cuối kì kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá cho số nguyên vật liệu đó.
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải tiến hành cho từng danh điểm vật tư, sau đó tổng hợp lại ra tổng số dự phòng cần lập.
Kế toán ghi bút toán lập dự phòng: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Sang năm sau, nếu số dự phòng mới lớn hơn số đã lập, ghi bổ sung: Nợ TK 632 Số dự phòng
Có TK 159 bổ sung
Trường hợp số dự phòng mới nhỏ hơn số đã lập, kế toán phải hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 159 Số chênh lệch Có TK 632 nhỏ hơn
Sơ đồ: Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Cụ thể tại công ty cuối năm công ty cần kiểm kê đánh giá lại giá trị của NVL, xác định những NVL nào có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ sau đó lập Bảng dự phòng giảm giá NVL
Bảng trích lập dự phòng giảm giá có thể lập theo mẫu
BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ VẬT TƯ
TT Tên vật tư Kí hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại ngày kiểm kê Mức trích lập dự phòng 1 2 3 4 5 6 7 8=5×(6-7) TK 159 TK 632 Lập dự phòng giảm giá NVL Lập bổ sung phần chênh lệch Hoàn nhập dự phòng
Cộng
Ngày… tháng…năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Kết luận
Chí phí NVL chiếm tỉ trọng lớn giá trị của sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL ở các doanh nghiệp cần phải được quan tâm đúng mức. Việc quản lý và tổ chức hạch toán kế toán NVL một cách khoa học và hợp lý có thể giúp cho các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường nói riêng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời hạ giá thành làm tăng khả năng cạnh tranh không những với sản phẩm trong nước mà còn với sản phẩm của nước ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường, đi sâu nghiên cứu kế toán NVL tại công ty, em đã thấy rõ hơn tầm quan trọng của kể toán NVL. Nhà máy đã vận dụng một cách linh hoạt những qui định của Bộ Tài Chính vào thực tiễn đơn vị và đã đạt được những thành tữu to lớn, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế mà công ty cần khắc phục.
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang, Công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cẩu đường nói chung và các nhân viên phòng Tài chính-kế toán của công ty nói riêng đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này.
Danh mục tài liệu tham khảo
1 Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp; Chủ biên PGS.TS.ĐặngThị Loan Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân 2006
2 Chế độ kế toán doanh nghiệp , Nhà xuất bản thống kê, năm 2008
3 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
4 Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”- Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTCngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính