II/ Đặc điểm kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai: 1 Sự ra đời và mô hình tổ chức của NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai :
5. Vấn đề ứng dụng tin học trong kế toán cho vay:
Chi nhánh Ngân hàng No và phát triển Tỉnh Lào Cai với một hội sở tại Thị xã Lào Cai và tất cả các Chi nhánh trực thuộc NH No và Phát triển nông thôn Việt Nam hiện nay đã đợc trang bị một dàn máy vi tính nối mạng từ máy chủ tới các phòng chuyên môn và các phòng giao dịch, có đội ngũ chuyên trách về công tác lập trình và xử lý mọi tình huống, nhất là trong công tác kế toán cho vay. Đồng thời Chi nhánh cũng đã mở các lớp tập huấn nghiệp vụ giao tiếp qua mạng vi tính và đội ngũ kế toán của Chi nhánh hầu hết mọi ngời đều biết sử dụng máy tính cho công tác nghiệp vụ của mình nên đã ứng dụng tin học vào hầu hết các hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động đầu t Tín dụng.
Với chứng từ kế toán cho vay khi nhập dữ liệu theo dõi khách hàng vay vốn đòi hỏi phải cung cấp thông tin đầy đủ về khách hàng nh : đăng ký mã khách hàng; tên và địa chỉ của khách hàng; đối tợng kinh doanh; cấp nào quản lý... Từ đó mới đợc mở tài khoản nội bảng và ngoại bảng cho từng khách hàng và đợc mở theo thứ tự mã số của khách hàng. Căn cứ vào mã khách hàng đã đăng ký trong máy rồi tiến hành ghi nợ- ghi có theo số tiền vay và nhập ngoại bảng giá trị tài sản làm đảm bảo tiền vay. Khi thu nợ căn cứ vào số tiền khách hàng trả nợ mà ghi nợ- ghi có theo số tiền trả của từng khách hàng vào các tài khoản tơng ứng.
Qua các bớc kế toán viên phải làm rồi đến công việc của kiểm soát, kiểm soát trớc quỹ; kiểm soát chứng từ tiền mặt; kiển soát chứng từ chuyển khoản theo
các tập sau đó cập nhật và in báo cáo, sổ phụ đợc mở cho từng khách hàng theo mã đăng ký; tài khoản nội bảng riêng; tài khoản ngoại bảng riêng, có đầy đủ họ tên, tài khoản,số phát sinh,số d đầu và số d cuối. Công việc sao kê nợ đã đợc thực hiện trên máy, việc tính lãi đợc tính theo tích số, kế toán chỉ phải làm thao tác và in bảng kê.
Nhờ ứng dụng tin học trong kế toán cho vay mà công tác kiểm tra ,kiểm soát thông tin khách hàng đặc biệt là phòng ngừa rủ ro của các phòng chức năng đợc nhanh nhạy và theo dõi chặt chẽ với mọi khách hàng vay vốn .
Số liệu đợc phán ánh kịp thời ,chính xác giúp cho công tác tổng hợp báo cáo đợc nhanh chóng và chính xác hơn .
Công tác theo dõi nợ ,kỳ hạn nợ của khách hàng đợc quản lý chặt chẽ ,chính xác với từng khách hàng tránh đợc sự sửa chữa kỳ hạn nợ tuỳ tiện của cán bộ tín dụng .
Công việc hàng ngày đợc giải quyết nhanh chóng nhất là công tác sao kê nội bảng, ngoại bảng, cuối tháng kế toán chỉ phải đối chiếu giữa giấy nhận nợ thực tế và sao kê máy , nên giảm bớt đợc số lợng kế toán phục vụ cho công tác cho vay .
Vậy nhờ có ứng dụng tin học trong nghiệp vụ kế toán cho vay mà cán bộ kế toán cho vay tại Chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai đã thực hiện đợc một số nghiệp vụ trên máy nh :
- Đăng ký mã khách hàng vay vốn .
- Họ tên và địa chỉ của khách hàng vay vốn . - Đối tợng kinh doanh của khách hàng vay vốn .
Sau các bớc mà kế toán viên phải làm rồi đến công việc của cán bộ kiểm soát . Sau khi cán bộ kiểm soát ,kiểm soát các tập chứng từ xong thì cán bộ kế toán cho vay sẽ cập nhật và in báo cáo , sổ phụ cũng đợc mở cho từng khách hàng vay vốn theo mã đã đăng ký và việc tính lãi cũng đợc thc hiện trên máy .
Song bên cạnh những khâu của nghiệp vụ kế toán cho vay đợc thực hiện trên máy vi tính thì cũng còn rất nhiều khâu buộc phải thực hiện một cách thủ công nh : Các khâu liên quan đến việc phát tiền vay , việc lập phiếu chi . Cuối tháng kế toán viên vẫn phải lập sao kê khế ớc phản ánh toàn bộ quá trình theo dõi kỳ hạn nợ ,quá trình trả nợ , trả lãi của khách hàng đối chiếu với sổ theo dõi tổng hợp , rồi thông báo cho cán bộ Tín dụng biết món nào đã hết nợ ,tình hình trả lãi từng món ... Đây là công việc hết sức khó khăn đối với cán bộ kế toán cho vay của chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai . Hơn nữa, điều này làm mất nhiều thời gian
cho kế toán viên và gây nên sự giải quyết chậm chạp cho khách hàng vay vốn khi đến thanh toán nợ . Đây là một vấn đề tồn tại của ngân hàng ,cần tìm ra các biện pháp có thể nhằm chọn đợc một phơng pháp tối u nhất để tháo gỡ những khó khăn giúp cho nghiệp vụ kế toán cho vay đợc thuận tiện , đỡ tốn sức ngời ,sức của,vừa đảm bảo ,chính xác, vừa an toàn