2.3.5.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH KONA
Đặc điểm hàng bán:
Hàng bán của Công ty TNHH KONA là mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, hàng hóa bán theo thời vụ nên doanh thu cũng phụ thuộc vào thời vụ. Mặt hàng chăn ga gối đệm thường bán chạy vào mùa thu và mùa đông nên doanh số bán hàng của công ty trong các mùa này thường cao hơn trong năm. Mặt hàng nhẹ dễ vận chuyển nên chi phí vận chuyển và phân phối hàng hóa nhỏ.
Thị trường của công ty TNHH KONA:
Về đối tượng là khách hàng, công ty TNHH KONA là một doanh nghiệp hoạt động trên thị trường dệt may, sản xuất kinh doanh rất nhiều chủng loại sản phẩm với những mức giá khác nhau, do đó có rất nhiều bạn hàng phân phối hoạt động rộng khắp. Các khách hàng này bao gồm cả những người bán buôn, bán lẻ, công ty phân phối, cửa hàng, đại lý.... Dựa trên mức độ quan hệ có thể chia các khách hàng này thành các nhóm sau:
Nhóm khách hàng thường xuyên: Đây là nhóm khách hàng chủ yếu, có mối quan hệ mật thiết với công ty, có ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty. Một số khách hàng thuộc nhóm nay như: Công ty Shinewoo, công ty Spyder Active Inc, công ty may xuất khẩu Thanh Trì.... Đối với nhóm khách hàng này công ty thường áp dụng những chính sách thanh toán, giao nhận hàng hoá khá ưu đãi
Nhóm khách lẻ: Nhóm khách hàng này thường chỉ bao gồm những cá nhân, tổ chức mua sản phẩm với số lượng ít để tiêu dùng. Phương thức thanh toán của nhóm khách hàng này thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Công ty bán hàng dưới nhiều hình thức như bán buôn, bán lẻ, giao đại lý, bán hàng theo hình thức kí gửi, tiếp thị….
Hàng hóa được đưa đến tận tay người tiêu dùng qua hệ thống bán lẻ của công ty. Công ty TNHH KONA luôn hướng tới mục tiêu mở rộng thị trường hơn nữa ở cả trong nước và nước ngoài. Luôn đặt ra tiêu chí tận tình phục vụ, nâng cao chất lượng sản phẩm để chiếm được long tin của khách hàng trong hiện tại và trong tương lai.
2.3.5.2. Kế toán doanh thu tại Công tyTNHH KONA
Chứng từ và thủ tục kế toán:
Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu
- Bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra Thủ tục kế toán:
Sau khi xuất thành phẩm chuyển cho khách hàng, kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng làm 3 liên theo đúng quy định. Nếu khách hàng đã trả tiền, kế toán kẹp hóa đơn với phiếu thu để định khoản đúng.
Tài khoản sử dụng:
TK 511 - Doanh thu bán hàng và tiêu thụ sản phẩm TK 133 - Thuế GTGT phải nộp
Do Công ty sử dụng phương pháp kế toán KKTX nên việc ghi nhận doanh thu đồng thời với giá vốn hàng bán và ngay sau khi nghiệp vụ bán hàng xảy ra.
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131: nếu chưa thu tiền bán hàng
Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra tương ứng
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho người mua: Nợ TK 521, 532
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131…
Chiết khấu thanh toán cho người mua: Nợ TK 635
Có TK 111, 112, 131… Hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112, 131..đồng thời ghi bút toán giảm giá vốn hàng bán
Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp doanh thu bán hàng được thể hiện trên sơ đồ sau:
Sơ đồ.2.17. Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng
Ghi chú: Ghi hàng ngày, thường xuyên Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Hóa đơn bán hàng
Nhật ký chung Sổ chi tiết bán hàng
Sổ Cái TK 511, TK 3331 Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Bảng cân đối số phát sinh BCTC
Ví dụ:
Ngày 20/07 năm 2010 công ty CP Hồng Phát mua 7 ruột đệm A2x1,2x0,4 đơn giá 1.358.000 VNĐ/1c và 12 ruột đệm B2x1.2x0.4 đơn giá 1.084.400 VNĐ/1c giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Định khoản: Nợ TK 111 : 24.770.680
Có TK 3331 : 2.251.880 Có TK 155 : 22.518.800
Mẫu phiếu xuất kho: Biểu 2.1 Mẫu phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 7 năm 2010
Số: 35/10 Nợ TK 632Có TK 155 - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hằng
- Địa chỉ (bộ phận): Công ty CP Hồng Phát - Lý do xuất kho: Bán ruột đệm
- Xuất tại kho (ngăn lô):...Số 2... Địa điểm: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư, dụng cụ, Mã
số
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Ruột đệm A2x1,2x0,4 x Tấm 7 7 1.358.000 9.506.000
Ruột đệm B2x1.2x0.4 x Tấm 12 12 1.084.400 13.012.800
Cộng 22.518.800
- Tổng số tiền 22.518.800 (Viết bằng chữ) Hai mươi hai triệu năm trăm mười tám nghinftams trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 20 tháng 7 năm 2010 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty TNHH KONA
Địa chỉ:Binh Minh – Thanh Oai – Hà nội
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Biểu 2.2 Phiếu thu
PHIẾU THU Số: 11.07_T_406 Ngày 20 tháng 07 năm 2010
TK Nợ: 111 TK Có: 131 Người nộp tiền: Nguyễn Thị Hằng
Địa chỉ: Công ty CP Hồng Phát
Lý do nộp tiền: thanh toán tiền hàng công ty CP Hồng Phát theo HĐ 3725 Số tiền: 24.770.680 đ (Viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trăm tám mươi nghìn đồng chẵn)
Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền
Ngày 20 tháng 07 năm 2010
Biểu 2.3 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: UB/2007B Liên 3: Nội bộ Số: 0003725
Ngày 20 tháng 07 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH KONA
Địa chỉ: KCN Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0500415034
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hằng
Tên đơn vị: Công ty CP Hồng Phát Địa chỉ: Thanh Xuân-Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Trả chậm bằng tiền mặt MS: 0101184057 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giḠThành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Ruột đệm A2x1,2x0,4 tấm 7 1.358.000 9.506.000
2 Ruột đệm B2x1.2x0.4 tấm 12 1.084.400 13.012.800
Cộng tiền hàng:...22.518.800
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: ... 2.251.880 Tổng cộng tiền thanh toán: ...24.770.680 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trăm tám mươi đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Biểu 2.4 Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra
BẢNG KẾ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA
Tháng 07/2010
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH KONA Địa chỉ: Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Mã số thuế: 0500415034
Ký Hiệu Số CT Ngày CT Tên khách hàng ThuếMS HàngMặt Doanh số bán
Tỷ lệ khấu
trừ Thuế GTGT
TMPT01 053 01/07/2010 Bà kiếm Cty TNHH phúc mỹ nộp tiền thuê kho diễn lâu quý
1/10 … … 5.454.546 0 545.454
HAI 123 01/07/2010 Cty TNHH Đức Tiến - Mua 40 thùng bông tấm L2 … … 20.727.270 0 2.072.730
24156 24156 01/07/2010 Cty TNHH Việt Thịnh - Mua 40 thùng bông tấm L1 … … 28.363.640 0 2.836.360
HĐ5934 59934 01/07/2010 Công ty TNHH xây dựng Hưng Hải … … 15.000.000 0 1.500.000
HĐ5935 59935 01/07/2010 Công ty TNHH xây lắp Phúc Khánh … … 50.181.837 0 5.018.163
HĐ5939 59939 01/07/2010 Công ty TNHH Bình Long … … 25.772.740 0 2.577.260
HĐ5944 59944 01/07/2010 Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại số 1 Hà Tây … … 34.772.715 0 3.477.285 HĐ5933 59933 01/07/2010 Công ty CP xây dựng và phát triền nông thôn- ht ga 30 … … 21.954.540 0 2.195.460
... … … ………
HĐ7720 77720 20/07/2010 Công ty CP Hồng Phát … … 22.518.800 0 22.518.800
PT8406 84706 20/07/2010 Ông Đồng - Công ty Việt Bắc -Bộ QP … … 31.022.740 0 3.102.260
…… … … ..
DT0101 ... 31/07/2010 Doanh thu bán hàng T07/10 … … 9.939.940.527 10 993.993.723
Biểu 2.5 Sổ chi tiết TK 511
CÔNG TY TNHH KONA Sổ chi tiết
Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây
Tài khoản: 511- Doanh thu
Từ ngày: 01/07/2010 đến ngày: 31/07/2010
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có Dư ĐK 0 0 Tổng Ps xxx xxx D cuối …. …. …. …. …. ….
19/7/2010 HD54464 Bán hàng cho công ty vải sợi Nghĩa Hưng 33.710.792
19/7/2010 HD54465 Bán hàng cho công ty mãCTy CP XD Minh Quang 21.371.078
19/7/2010 HD54466 Ban hàng cho công ty TNHH TM Việt Thịnh 41.075.192
19/7/2010 .…
20/7/2010 HD77720 Bán hàng cho Công ty CP Hồng Phát 22.518.800
Biểu 2.6 Sổ cái TK 511
Sổ cái TK 511
CÔNG TY TNHH KONA SỔ CÁI TÀI KHOẢN
BÌNH MINH-THANH OAI-HÀ TÂY 511 – Doanh thu
Từ ngày 01/07/2010 đến 31/07/2010
Số CT Ngày CT
Ngày
ghi số DIỄN GIẢI TKĐƯ PS Nợ PS Có Số dư
Số dư đầu kỳ
………. .. .... ………..
HD54464 19/7/2010 Bán hàng cho công ty vải sợi Nghĩa Hưng 111 33.710.792 HD54465 19/7/2010 Bán hàng cho công ty mã CTy CP XD Minh Quang 131 21.371.078 HD54466 19/7/2010 Ban hàng cho công ty TNHH TM Việt Thịnh 112 41.075.192
HD77720 HD77720 Bán hàng cho Công ty CP Hồng Phát 111 22.518.800
……. ... .... ………
Tổng phát sinh 11.526.679.540 11.526.679.540
Phát sinh luỹ kế
2.3.5.3. Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH KONA
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
Phương pháp hạch toán:
Khi xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng: Nợ TK 632
Có TK 155
Khi khách hàng trả lại hàng bán Nợ TK 155
Có TK 632
Sơ đồ 2.18. Quy trình ghi sổ giá vốn hàng bán
Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho thành phẩm
Nhật ký chung Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán Sổ Cái TK 632
Ghi định kỳ, cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Quy trình hạch toán : từ chứng từ xuất kho, nhập kho kế toán lên sổ chi tiết và sổ nhật ký chung. Tù sổ chi tiết giá vốn hàng bán định ghi vầo sổ Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán. Sau đó từ sổ nhật ký chung lên sổ cái TK 632 đối chiếu với sổ ổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán nếu khớp thì lên BBBTC
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA 3.1. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH KONA 3.1.1. Ưu điểm:
Công tác tổ chức kế toán khá hợp lý giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ được thực hiện với tính chuyên môn hoá cao. Sự phân công công việc cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán hết sức khoa học, hợp lý và vừa đủ thể hiện ở chỗ: trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra trình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động. Mặt khác, cùng với sự hiểu biết, cùng với kinh nghiệm thu được nhiều năm làm kế toán, kế toán trưởng đã cùng với nhân viên trong phòng thực hiên cơ giới hoá công việc kế toán nên đã giảm bớt được khối lượng công việc tiết kiệm chi phí ,do giảm bớt hoạt động của nhân viên kế toán.
Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung gọn nhẹ tạo điều kiện làm việc thống nhất trong phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng là người có vai trò đảm nhiệm những phần hành mang tính tổng hợp. Khi cả bộ máy làm việc ăn khớp sẽ tạo ra hiệu quả cao nhất.
Việc Công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, kịp thời cung cấp các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. Bên cạnh đó cũng đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty.
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ rang. Việc lưu trữ chúng từ được thực hiện theo đúng luật kế
nội dung) như chứng từ về thuế, hoá đơn GTGT, chứng từ về tiền gửi ngân hàng, …. Sẽ rất thuận tiện khi muốn đối chiếu số liệu.
3.1.2 Nhược điểm:
Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty TNHH KONA hoạt động vẫn chưa đạt hết hiệu quả của mình. Nguyên nhân chủ yếu vẫn là do khâu quản lý vẫn chưa thật sự tốt. bộ máy kế toán thu thập, xử lý và trình bày thông tin kế toán tài chính mà chưa phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ. Để đưa ra quyết định đúng đắn, nhà quản lý không chỉ dựa vào các báo cáo tài chính công bố ra bên ngoài mà cần sử dụng nhiều các báo cáo quản trị trong nội bộ công ty.
Các mẫu chứng từ mà công ty sử dụng tuy đã tuân thủ đúng quy định của nhà nước, tuy nhiên công ty lại chưa chú trọng tới công tác kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các nội dung trong chứng từ. Cụ thể như trong một số Phiếu Thu, Phiếu Chi thường thiếu phần tài khoản hạch toán, thiếu chữ ký của Giám Đốc, người nộp tiền.
Bên cạnh đó công ty cũng chưa chú trọng tới công tác Phân tích tài chính nói chung cũng như phân tích tình hình, khả năng thanh toán nói riêng. Hiện nay trong bộ máy nhân sự của công ty TNHH KONA cũng chưa có nhân viên chuyên làm công tác kế toán quản trị, phân tích tình hình tài chính.
3.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KONA
Dựa trên những hạn chế trong công tác hạch toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH KONA, em xin đưa ra một số kiến nghị nhỏ sau mong có thể góp phần vào việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán và tăng cường khả năng quản lý tài chính tại đơn vị:
Thứ nhất: Về mặt tổ chức chứng từ, công ty nên chú trọng hơn nữa tới việc ghi chép nội dung chứng từ. Quản lý chứng từ một cách lỏng lẻo sẽ là nguyên nhân nảy sinh những sai phạm gây khó khăn cho công tác hạch toán.
Do đó, việc ghi chép đầy đủ các nội dung của chứng từ một mặt vừa là tuân thủ quy định của nhà nước, mặt khác cũng là để tăng cường khả năng quản lý, kiểm soát đối với hoạt động trong doanh nghiệp.
Thứ hai: Về mặt sổ sách kế toán, theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC: Nhà nước chỉ quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Do đó công ty có thể thay đổi thiết kế của mẫu sổ cho phù hợp với yêu cầu quản lý.
Thứ ba: Công ty nên tuyển thêm một kế toán viên chuyên làm kế toán quản trị, hoặc kế toán trưởng trực tiếp làm kế toán quản trị để có thể tiến hành phân tích tài chính, phân tích tình hình, khả năng thanh toán từ đó có những điều chỉnh trong chính sách bán hàng, lựa chọn khách hàng, có biện pháp thu hồi nợ phải thu, thanh toán nợ phải trả tồn đọng lâu ngày, hoàn thiên hệ thống chính sách và tăng cường quản lý tài chính trong đơn vị.
Thứ tư: Xác định rõ rằng tổ chức chứng từ là khâu quan trọng trong quy trình kế toán, vì vậy, quy định rõ ràng trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ để cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, tránh chồng chéo. Đồng thời