2 Phần II: Thực trạng cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cổ phần Sụng Đà 11
2.2 Thủ tục luõn chuyển chứng từ tại Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11
Để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến TSCĐ ở cụng ty Cổ phần Sụng Đà 11 đều phải dựa vào cỏc chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan. Trỡnh tự ghi sổ cỏc nghiệp vụ liờn quan đến TSCĐ theo hỡnh thức “Nhật ký chung” trờn mỏy vi tớnh được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2-4: Trỡnh tự ghi sổ nghiệp vụ liờn quan đến TSCĐ theo hỡnh thức Nhật ký chung trờn mỏy tớnh.
2.2.1 Hạch toỏn TSCĐ tăng do mua sắm tại Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11.
Sau khi cổ phần húa, TSCĐ của cụng ty tăng chủ yếu do mua sắm mới. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tổng quỏt khi tăng TSCĐ do mua sắm được minh họa theo sơ đồ sau :
Chứng từ tăng giảm TSCĐ, bảng khấu hao TSCĐ tự động trờn mỏy tớnh Cơ sở dữ liệu chứng từ, nghiệp vụ Sổ nhật ký chung Thẻ, sổ kế toỏn chi tiết.
Sổ cỏi tài khoản
211,213 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cõn đối phỏt sinh
Bỏo cỏo kế toỏn
In cỏc bỏo cỏo tài chớnh, sổ kế toỏn chi tiết
Cập nhật chứng từ vào mỏy
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2-5; Luõn chuyển chứng từ trong nghiệm vụ mua sắm TSCĐ.
Hàng năm, phũng dự ỏn sẽ căn cứ vào nhu cầu của cỏc xớ nghiệp, cơ quan thuộc cụng ty về tài sản cố định để lập dự ỏn trỡnh lờn HĐQT cụng ty phờ duyệt dự ỏn. Sau khi được HĐQT phờ duyệt, dự ỏn đú được giao cho Tổng giỏm đốc thực hiện, tiếp sau TGĐ giao cho Phũng kinh tế kế hoạch tỡm kiếm nhà cung cấp, và lập “ Biờn bản xột chào giỏ cạnh tranh” trong biờn bản đú nờu ra ba nhà cung cấp để lựa chọn một nhà cung cấp cú giỏ sản phẩm, chất lượng hợp lý nhất. Phũng Kinh tế kế hoạch trỡnh lờn TGĐ phờ duyệt nhà cung cấp đó lựa chọn, sau khi được phờ duyệt phũng Kinh tế kế hoạch tiến hành ký kết hợp đồng với bạn hàng. Cuối cựng, Phũng kinh tế kế hoạch giao toàn bộ chứng từ cho phũng kế toỏn để phũng kế toỏn lập hồ sơ tăng tài sản.
- Cỏc chứng từ sử dụng
+ Quyết định của hội đồng quản trị Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11 + Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, hoỏ đơn vận chuyển.
+ Hợp đồng kinh tế (về việc cung cấp mỏy tớnh xỏch tay) + Biờn bản giao nhận, và biờn bản thanh lý hợp đồng.
Để trỡnh bày cụ thể những chứng từ sử dụng, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ, và hạch toỏn tăng TSCĐ của cụng ty, em xin lấy vớ dụ về nghiệp vụ mua mỏy tớnh xỏch tay cho cơ quan Cổng ty cổ phần Sụng Đà 11.
Dự ỏn mua mỏy tớnh xỏch tay của cơ quan cụng ty đó được Tổng giỏm đốc phờ duyệt và TGĐ giao cho phũng Kinh tế kế hoạch tỡm kiếm nhà cung cấp. Sau
Phũng dự ỏn lập dự ỏn Tổng GĐ cụng ty thực hiện HĐQT phờ duyệt dự ỏn Phũng kinh tế kế hoạch xột duyệt, lựachọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng
Phũng kế toỏn lập hồ sơ tăng tài sản
1 2
3 4
khi tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp, phũng Kinh tế kế hoạch sẽ lập biờn bản xột chào giỏ cạnh tranh, nội dung cụ thể như sau:
Tổng cụng ty Sụng Đà
Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11
Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
--- o0o ---
Biờn bản xột chào giỏ cạnh tranh
V/v Cung cấp mỏy tớnh Notebook
Căn cứ:
- Luật đấu thầu năm 2005;
- Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chớnh phủ ban hành quy chế đấu thầu, được sửa đổi bổ sung theo cỏc Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000, số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/6/2003 của Chớnh phủ;
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11 đó được Đại hội đồng cổ đụng thụng qua ngày 31/8/2004;
- Quyết định số 21 CT/HĐQT ngày 22/03/2007 về việc đầu tư mỏy vi tớnh phục vụ quản lý điều hành.
I. Thời gian và địa điểm xột chào giỏ cạnh tranh
- Thời gian: Hồi 14h ngày 4 thỏng 08 năm 2007 - Địa điểm: Phũng họp Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11
II. Nhà cung cấp tham gia chào hàng
1. Cụng ty cổ phần thương mại và phỏt triển tin học
- Địa chỉ 25/178 Thỏi Hà - Hà Nội
- Điện thoại 04.537862 Fax: 04.5374003
- Tổng giỏ chào hàng: 1.620 USD (Chưa bao gồm thuế VAT) - Tiến độ giao hàng: ngay sau khi bờn bỏn nhận được tiền
2. Cụng ty TNHH Cụng nghệ ỏnh sỏng
- Địa chỉ 109/C10 Trường Chinh - Hà Nội
- Điện thoại: 04.8688874 Fax: 04.8687510
- Tổng giỏ chào hàng: 1.590 USD (chưa bao gồm thuờs VAT) - Tiến độ giao hàng: ngay sau khi bờn bỏn nhận được tiền.
3. Cụng ty TNHH TM và TH Tõm Bỡnh
- Điện thoại: 04.8526879 Fax: 04.8526877
- Tổng giỏ chào hàng: 1.640 USD (chưa bao gồm thuế VAT) - Tiến độ giao hàng: ngay sau khi bờn bỏn nhận được tiền.
III. Thành phần hội đồng xột chào cạnh tranh
1. ễng Nguyễn Bạch Dương Tổng Giỏm đốc Chủ tịch HĐ 2. Lờ Văn Tuấn Phú TGĐ Phú CTHĐ 3. Nguyễn Mạnh Hà P.TGĐ TP.DA Uỷ viờn 4. Lờ Văn Thụ TP KTKH Uỷ viờn 5. Đoàn Ngọc Ly KTT Uỷ viờn 6. Ngụ Đăng Tiến TP KTCG Uỷ viờn
IV. Nội dung đỏnh giỏ
1. Tiờu chuẩn cung cấp, điều kiện cung cấp. - Chủng loại, cấu hỡnh, yờu cầu kỹ thuật 2. Thương mại tài chớnh
- Giỏ cả hàng hoỏ, cỏc điều kiện thanh toỏn - Cỏc điều kiện về bảo hành, thời gian bảo hành
V. Kết luận
Sau khi so sỏnh cỏc điều kiện nờu trong bản chào giỏ cạnh tranh của cỏc nhà cung cấp, Hội đồng xột chào giỏ Cụng ty căn cứ vào cỏc chỉ tiờu đó đề ra kết hợp với cỏc thụng tin tham khảo đó thống nhất quyết định lựa chọn Cụng ty TNHH Cụng nghệ ỏnh sỏng là đơn vị cung cấp mỏy tớnh Notebook IBM T43 cho Cụng ty vỡ cỏc lý do sau:
1. Chủng loại mỏy, cấu hỡnh phự hợp với yờu cầu của Cụng ty. 2. Giỏ trị chào hàng thấp nhất.
3. Cỏc điều kiện thanh toỏn phự hợp với yờu cầu Cụng ty, chế độ bảo hành tốt nhất.
Hội đồng xột chào giỏ cạnh tranh Lờ Văn Tuấn Chủ tịch Nguyễn Mạnh Hà Lờ Văn Thụ Đoàn Ngọc Ly Ngụ Đăng Tiến
Cú ba nhà cung cấp được lựa chọn đưa vào danh mục, sau khi xem xột giỏ cả, chất lượng sản phẩm Hội đồng xột chào giỏ Cụng ty căn cứ vào cỏc chỉ tiờu đề ra kết hợp với cỏc thụng tin tham khảo đi đến quyết định lựa chọn cụng ty TNHH Cụng nghệ Ánh Sỏng là đơn vị cung cấp mỏy tớnh. Sau đú, phũng Kinh tế kế hoạch ký kết Hợp đồng với cụng ty TNHH Cụng nghệ Ánh Sỏng.
Sở KHĐT thành phố Hà Nội
Cụng ty tnhh cụng nghệ ỏnh sỏng
---
Số: /2007/HĐ-LITEK
Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
--- o0o ---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ V/v Cung cấp mỏy tớnh xỏch tay
* Bộ luật dõn sự năm 2005;
* Căn cứ khả năng và nhu cầu của hai bờn.
Hà Nội, ngày 4 thỏng 08 năm 2007, chỳng tụi gồm:
I. Bờn A (Bờn mua): Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11
Đại diện là : ễng Nguyễn Bạch Dương Chức vụ : Tổng giỏm đốc
Địa chỉ : Văn Mỗ - Hà Đụng - Hà Tõy Điện thoại : 04. 8546317
Mó số thuế : 0500313811 - 1
II. Bờn B (Bờn bỏn): Cụng ty TNHH Cụng nghệ Ánh sỏng
Đại diện là : ễng Nguyễn Quốc Huy Chức vụ : Phú giỏm đốc
Địa chỉ : C10 ngừ 109 Trường Chinh - Thanh Xuõn - Hà Nội Điện thoại : (84) 8688874 Fax: (84) 8687510
Mó số thuế : 0101635944
Số tài khoản : 12549359 Tại Ngõn hàng thương mại cổ phần ỏ Chõu, Hà Nội Sau khi bàn bạc thống nhất hai bờn cú tiến hành ký hợp đồng theo điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Bờn B nhận cung cấp cho bờn A những vật tư thiết bị sau:
No Tờn vật tư Số lượng Đơn giỏ (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)
1 IBM T43 Centrino Sonoma 1.86 GHz Ram 512 HDD 40GB, 14.1''XGA TFT, DVD, Nhận dạng võn tay, WinXPPro
Made in: CHINA
(mỏy mới nguyờn 100%)
01 1.590 25.465.000
Tổng thanh toỏn chưa VAT 25.465.000
Giỏ bỏn: 25.465.000 VND (chưa bao gồm thuế GTGT) VAT: + 5% = 1.273.000 VND
Điều 2: Tổng giỏ trị của hợp đồng
- Tổng giỏ trị của hợp đồng là: 26.738.000 (Viết bằng chữ: Hai mươi sỏu triệu bảy trăm ba mươi tỏm nghỡn đồng chẵn)
Điều 3: Chất lượng hàng hoỏ
- Bờn B đảm bảo cung cấp hàng hoỏ đỳng chủng loại, đỳng chất lượng, đỳng số lượng theo điều 1 của hợp đồng cho bờn A.
- Hàng hoỏ là của chớnh hóng và đảm bảo mới nguyờn.
Điều 4: Địa điểm và điều kiện giao hàng
- Trong vũng 48h kể từ khi tiền nổi trong tài khoản, bờn B phải bàn giao trang thiết bị cho bờn A. Hàng được giao tại TP. Hà Nội
Điều 5: Bảo hành
- Thời gian: bảo hành 12 thỏng theo tiờu chuẩn nhà sản xuất. Địa điểm bảo hành: Tại Hà Nội (Tại Cụng ty LiTeK)
- Bờn B cú trỏch nhiệm bảo hành lỗi của nhà sản xuất, khụng bảo hành cỏc lỗi do người sử dụng gõy ra như: rơi vỡ, điện ỏp… hoặc do sử dụng khụng đỳng quy trỡnh kỹ thuật. Cỏc điều kiện về bảo hành được giới thiệu chi tiết trong phiếu bảo hành đi kốm theo mỏy.
Điều 6: Phương thức thanh toỏn
- Thanh toỏn bằng đồng Việt Nam, bằng sộc chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi - Thời hạn thanh toỏn: Thanh toỏn ngay khi ký hợp đồng
Đơn vị hưởng sộc: Cụng ty TNHH Cụng nghệ Ánh Sỏng
STK: 12549359 tại Ngõn hàng thương mại cổ phần ỏ Chõu Hà Nội
Điều 7: Phạt giao chậm
- Bờn bỏn giao hàng đỳng chất lượng, đủ số lượng, đỳng tiến độ đó ghi trong hợp đồng kinh tế. Nếu bờn bỏn giao hàng chậm 07 ngày so với thoả thuận tại điều 4 của hợp đồng thỡ bờn bỏn phải chịu phạt số tiền là 1%, sau đú cứ 03 ngày chậm phạt 0,5%, nhưng tổng số tiền phạt khụng quỏ 12% tổng giỏ trị hợp đồng.
- Bờn mua cú trỏch nhiệm thanh toỏn cho bờn bỏn như đó ghi trong điều 6. Nếu thanh toỏn chậm thỡ bờn mua bị phạt theo lói xuất trả chậm của Ngõn hàng cụng thương Việt Nam.
Điều 8: Điều khoản chung
- Hai bờn cam kết thực hiện đỳng cỏc điều khoản đó ghi trong hợp đồng này, nếu cú gỡ thay đổi phải được sự đồng ý của cả hai bờn, mọi thoả thuận phải cú văn bản đớnh kốm và được coi là phụ lục bổ sung của hợp đồng. Nếu một bờn vi phạm gõy thiệt hại cho phớa bờn kia thỡ phải cú trỏch nhiệm bồi hoàn thiệt hại đó gõy ra trờn cơ sở lấy Phỏp lệnh hợp đồng kinh tế do Nhà nước Việt Nam ban hành làm căn cứ. Trong trường hợp khụng giải quyết được bất đồng thỡ sẽ đưa ra Toà ỏn Kinh tế Hà Nội để giải quyết, quyết định của Toà ỏn Kinh tế là bắt buộcđối với cả hai bờn.
- Hợp đồng này được thanh lý sau khi bờn A nhận bàn giao mỏy và thanh toỏn cho bờn B theo đỳng cỏc điều khoản trờn.
Hợp đồng gồm 03 trang, được làm thành 04 bản cú giỏ trị như nhau, mỗi bờn giữ 02 bản và cú hiệu lực kể từ ngày ký đến hết thời hạn bảo hành.
Khi hợp đồng kinh tế được ký kết, thống nhất, phũng Kinh tế kế hoạch trỡnh lờn Tổng giỏm đốc, quyết định phờ duyệt của Tổng giỏm đốc được thực hiện:
Quyết định
Về việc phờ duyệt kết quả chào giỏ cạnh tranh mỏy tớnh phục vụ quản lý điều hành
Căn cứ:
- Nghị định số 88/1999/NĐ - CP ngày 1/9/1999 của Chớnh phủ ban hành quy chế đấu thầu, được sửa đổi bổ sung theo cỏc Nghị định số 14/2000/NĐ - CP ngày 5/5/2000; số 66/2003/NĐ - CP ngày 12/6/2003 của Chớnh phủ:
- Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chớnh phủ về việc quản lý dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh:
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11 đó được Đại hội đồng cổ đụng thụng qua ngày 31/8/2004 sửa đổi bổ sung ngày 04/04/2006.
- Quyết định số 21/CụNG TY/HĐQT ngày 22/03/2007 về việc đầu tư mỏy vi tớnh phục vụ quản lý điều hành.
- Tờ trỡnh số 152 CT/KTKH ngày 7/08/2007 của Tổng giỏm đốc cụng ty về việc xin phờ duyệt kết quả xột chào giỏ cạnh tranh mỏy tớnh văn phũng.
- Nghị quyết số: 2007/NQ - HĐQT ngày 07/08/2007 của Hội đồng quản trị cụng ty về phờ duyệt kết quả chào giỏ cạnh tranh mỏy tớnh phục vụ quản lý điều hành.
Tổng cụng ty sụng đà
Cụng ty CP Sụng đà 11 ---
Số: 62CT/HĐQT
Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
---
Quyết định
Điều 1: Phờ duyệt kết quả xột chào giỏ cạnh tranh mỏy vi tớnh notebook thuộc dự ỏn nõng cao năng lực thiết bị thi cụng xõy lắp năm 2007 với những nội dung sau:
Đơn vị trỳng thầu: Cụng ty TNHH cụng nghệ ỏnh sỏng Giỏ trỳng thầu: 1.590 USD ( Một nghỡn năm trăm đụ la Mỹ) Giỏ trị trờn chưa bao gồm thuế VAT
Chủng loại: IBM T43 mới 100% chưa qua sử dụng số lượng 01 chiếc. Thời gian cung cấp: ngày sau khi ký hợp đồng.
Loại hợp đồng: Trọn gúi.
Nguồn vốn: Tớn dụng thương mại
Điều 2: Hội đồng quản trị giao cho ụng Tổng giỏm đốc cụng ty thương thảo và ký kết hợp đồng với đối tỏc theo đỳng quy định của cụng ty và phỏp luật Nhà nước.
Quyết định phờ duyệt mua mỏy tớnh được thực hiện, Cụng ty lập “Biờn bản giao nhận thiết bị” với bờn giao là Cụng ty TNHH Cụng Nghệ Ánh Sỏng và bờn nhận là Phũng Kinh tế kế hoạch- Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11. Đồng thời khi giao nhận mỏy tớnh cụng ty lấy húa đơn mua mỏy- là một chứng từ quan trọng mang tớnh phỏp lý của việc mua bỏn, để hạch toỏn vào phần hành TSCĐ. Húa đơn theo mẫu dưới đõy:
Hoỏ Đơn Giỏ Trị Gia Tăng
Liờn 2: Giao khỏch hàng
Ngày 15 thỏng8 năm 2007
Mẫu số: 01/GTK - 3LL ED/2006B
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty TNHH cụng nghệ Ánh Sỏng
Địa chỉ : C10 - Ngừ 109 - Trường Chinh - Thanh Xuõn - Hà Nội Số tài khoản :
Mó số : 0101635944
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Bạch Dương Tờn đơn vị : Cụng ty cổ phần Sụng Đà 11 Địa chỉ : Văn Mỗ - Hà Đụng - Hà Tõy Số tài khoản :
Hỡnh thức thanh toỏn: CK MS: 0500313811 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
Mỏy tớnh xỏch tay IBM Chiếc 01 25.465.000 25.465.000 Cộng tiền hàng 25.465.000 Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT 1.273.250 Tổng cộng tiền thanh toỏn 26.738.250 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi sỏu triệu bảy trăm ba mươi tỏm
nghỡn, hai trăm năm nươi đồng chẵn
Người mua huàng
(Ký, ghi rừ họ tờn)
Người bỏn hàng
(Ký, ghi rừ họ tờn)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Phũng Kinh tế kế hoạch giao toàn bộ hồ sơ mua bỏn cho phũng Tài chớnh kế toỏn, phũng TC-KT căn cứ vào những chứng từ trờn để lập thẻ TSCĐ.
2.2.2 Hạch toỏn TSCĐ giảm tại cụng ty Cổ phần Sụng Đà 11.
Ở cụng ty Cổ phần Sụng Đà 11 giảm tài sản cố định do rất nhiều nguyờn nhõn như: giảm do thanh lý nhượng bỏn, giảm do phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ, giảm do điều chuyển nội bộ sang đơn vị khỏc. Tại cơ quan cụng ty Cổ phần