Việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB là một bước quan trọng trong giai đoạn lập và thực hiện kế hoạch kiểm toán. Qua đó, KTV quyết định nên tăng cường hay giảm thiểu số lượng công việc cần thực hiện. Tại AASC, xem xét, đánh giá hệ thống KSNB trên các khía cạnh sau:
Đánh giá về các thủ tục quản lý, cơ cấu tổ chức, các vấn đề nhân sự, hệ thống thông tin quản lý và các thủ tục, chính sách…
Phát hiện các rủi ro trong từng khoản, từng công việc nhằm xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp để loại bỏ hoặc hạn chế các rủi ro đó
Kỹ thuật thường được AASC sử dụng là quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và được tiến hành qua các bước:
Tìm hiểu môi trường kiểm soát
Tìm hiểu hệ thống kế toán và chính sách kế toán
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát Cụ thể:
Tìm hiểu môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát của KH được xem xét qua: - Phong cách điều hành của ban lãnh đạo.
- Quy trình kiểm soát có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Qua đó, KTV đánh giá tổng quát về thái độ, nhận thức và hoạt động của ban lãnh đạo KH và khẳng định tính hợp lý, độ tin cậy của hệ thống KSNB.
Đối với KH mới, các KTV tiến hành tìm hiểu thông tin về KH và “tích” vào câu trả lời câu hỏi trong “Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB” do AASC cung cấp.
Ví dụ: Đối với khoản mục tiền, ta có thể lập Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiếm soát nội bộ như sau:
Bảng 2.4. Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB của khoản mục tiền
Bước công việc Có Không Không
áp dụng
Ghi chú Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt
có do một người đảm nhận không? Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không?
Việc kiểm kê quỹ tiền mặt có được thực hiện thường xuyên không? Các khoản thu tiền về có được gửi ngay vào Ngân hàng không?
Việc đối chiếu với Ngân hàng có được thực hiện hàng tháng, hàng quý
không?
Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không?
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi chép dựa trên chứng từ không?
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có được ghi sổ đúng kỳ không?
Kết luận: Hệ thống KSNB của các khoản tiền:
Khá Trung bình Yếu
Ghi chú:
Qua những “Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB”, KTV có một cái nhìn khái quát về hệ thống KSNB. Từ đó, đưa ra những nhận xét về độ tin cậy của hệ thống này.
Theo thông tin thu thập được, KTV nhận định: ban lãnh đạo công ty TNHH ABC là những người có tác phong quản lý tốt, cơ cấu tổ chức của công ty ABC là phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Đồi với KH thường niên, KTV có thể sử dụng “Bảng câu hỏi đánh giá
hệ thống KSNB” năm trước và cập nhật thêm những thông tin liên quan đến
sự thay đổi của KH so với năm trước.
Trong năm vừa qua, công ty XYZ có sự thay đổi nhân sự trong ban lãnh đạo. Sự thay đổi này có thể làm tăng rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Vì vậy, KTV thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ nhằm đưa ra nhận xét thái độ của ban giám đốc mới có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB như thế nào?
Tìm hiểu hệ thống kế toán:
Việc tìm hiểu hệ thống kế toán của KH là hết sức quan trọng trong khâu lập kế hoạch kiểm toán nói riêng và trong quy trình kiểm toán nói chung. Bởi vì, luật kế toán và chế độ kế toán Việt Nam hiện nay thay đổi liên tục để phù hợp hơn với chế độ kế toán quốc tế. Trong khi đó, kế toán của các công ty thường không theo kịp các thay đổi này. Đặc biệt năm 2006, Bộ tài chính ra Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Vì vậy, KTV
mức độ tin cậy vào hệ thống kế toán. Từ đó, xác định rủi ro trong các phần hành để có thể tăng hoặc giảm các thử nghiệm cơ bản. Các kỹ thuật được sử dụng trong công việc này, bao gồm: phỏng vấn, quan sát và thu thập tài liệu trong quá trình soát xét hệ thống kế toán. Các bước công việc KTV cần thực hiện như sau:
KTV yêu cầu kế toán trưởng cung cấp các tài liệu về chính sách, hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán của đơn vị (Bộ Tài chính phê duyệt).
Phỏng vấn kế toán trưởng và kế toán viên về quy trình hạch toán, hình thức ghi chép, việc lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, sự phân công nhiệm vụ của nhân viên kế toán.
Quan sát hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách và quá trình ghi chép, sử dụng hệ thống máy tính của nhân viên kế toán để đánh giá việc hạch toán này có tuân thủ quy định của Bộ tài chính không?
Tại công ty XYZ:
- Chế độ kế toán: Công ty XYZ đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐBTC của Bộ tài chính.
- Bộ máy kế toán: Được tổ chức gọn nhẹ, logic. Đội ngũ nhân viên đều tốt nghiệp Đại học và thành thạo công việc.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XYZ
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO KẾ TOÁN TIỀN MẶT- TGNH, KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN MUA HÀNG- THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG- THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Hình thức kế toán: áp dụng tại công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Quá trình ghi chép như sau:
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ của công ty XYZ
Các chính sách kế toán áp dụng:
1. Đối với khoản mục tiền và các khoản tương đương: Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết BCTC BCĐ tài khoản SỔ CÁI Đăng ký CT- GS Lập CT- GS Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
+ Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, tỷ giá quy đổi là tỷ giá giao dịch của NH Ngoại thương Hà Nội.
+ Tại thời điểm cuối năm, tỷ giá quy đổi là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do NHNN Việt Nam công bố vào ngày 31 tháng 12.
- Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được tính vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
2. Đối với hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hàng tồn kho nhập trong kỳ được tính theo giá gốc: + Hàng tồn kho mua ngoài:
Giá nhập bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
+ Hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất (hàng sơ chế):
Giá nhập kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
- Giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chi tiết cho từng loại hàng) được lập vào thời điểm cuối năm và số cần lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
- Sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho:
+ Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất.
+ Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường.
+ Chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. 3. Đối với tài sản cố định:
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định là phương pháp đường thẳng. Thời gian tính khấu hao đối với từng loại TSCĐ như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc: 15-25 năm
Máy móc thiết bị: 6-10 năm
Phương tiện giao thông vận tải: 10 năm
Thiết bị văn phòng: 4-7 năm
4. Nguyên tắc vốn hoá các khoản chi phí đi vay và các chi phí khác: Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phát sinh trừ khoản chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cơ bản đủ điều kiện vốn hoá.
5. Phân phối lợi nhuận:
Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ, các quỹ từ lợi nhuận sau thuế:
Quỹ dự phòng tài chính: 5%
Quỹ đầu tư phát triển: 10%
Quỹ khen thưởng phúc lợi: 5% ( trong đó để ra 20% chi tiền sửa chữa nhà theo tiêu chuẩn xét của Xí nghiệp B)
Sau khi trích lập các quỹ trên, số còn lại được chia cho các cổ đông 6. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng: Xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được.
- Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá đã được chuyển giao cho người mua.
- Công ty không còn quyền quản lý hàng hoá cũng như sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Công ty đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đã được ghi nhận một cách đáng tin cậỵ. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ có liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thoả mãn các điều kiện sau:
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó - Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán.
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí đề hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
7. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính:
Chi phí tài chính được ghi nhận khi có chứng từ ngân hàng xác định rõ lãi tiền vay phải trả hàng tháng và khoản vay cán bộ công nhân viên phải trả lãi vào cuối tháng.
Đối với công ty ABC, trình tự đánh giá chu trình kế toán áp dụng cũng tương tự như công ty XYZ. Qua những thông tin thu thập được, KTV đưa ra nhận xét ban đầu như sau:
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán của công ty cổ phần XYZ không có gì thay đổi so với các năm trước. Các thông tin về hệ thống kế toán được chuyển từ hồ sơ kiểm toán năm trước sang năm nay.
- Đối với công ty thương mại ABC có một số nghiệp vụ liên quan đến xuất khẩu nên cần phải xem xét về việc hạch toán, chuyển đồi ngoại tệ. Tại công ty, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố. Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ được sử lý theo thông tư số 55/2002/TT-BTC ngày 26/6/2002 của Bộ tài chính.
Hàng tồn kho tại công ty ABC được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng mua bao gồm giá mua cộng với các khoản chi phí liên quan và các khoản thuế không được hoàn lại.
Đối với việc hạch toán tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty ABC được phản ánh theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm các chi phí bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản sẵn sàng vào sử dụng.
Khấu hao tài sản cố định hữu hình theo phương pháp đường thẳng với tỷ lệ khấu hao quy định tại quyết định 206/QĐBTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính.
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Khi xem xét các thủ tục kiểm soát, KTV cần phải xem các thủ tục này có dựa trên các nguyên tắc cơ bản không như nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn…
Tại công ty ABC, KTV nhận thấy có sự hiện hữu của thủ tục kiểm soát như: việc ban hành các quy chế tài chính, các quy định cụ thể về quản lý hàng tồn kho, các giao dịch thương mại. Tuy nhiên, việc hạch toán doanh thu tại
Đối với công ty XYZ, KTV cũng tiến hành nhận diện các thủ tục kiểm toán tương tự. Ngoài ra, công ty còn thành lập ban kiểm soát nhằm đảm bảo việc thực hiện các quy chế đặt ra.
Ví dụ: Đối với khoản mục tiền, KTV cần tìm hiểu sự đầy đủ về thủ tục, các yếu tố bắt buộc phải có trên chứng từ chi tiền hoặc việc kiểm kê định kỳ qũy tiền mặt…
KTV tiến hành phỏng vấn người chịu trách nhiệm kiểm soát hoặc ban hành các quy định. Các câu hỏi sẽ phải có các câu trả lời tương ứng như:
Có: có áp dụng thủ tục kiểm soát
Không: thủ tục kiểm soát là cần thiết với hoạt động của DN mà không được áp dụng.
Không áp dụng bằng: thủ tục kiểm soát là không cần thiết với hoạt động của DN.
Kết quả của việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát sẽ được tóm tắt trong
“Bảng câu hỏi đánh giá về hệ thống KSNB” do AASC thiết kế.
Đối với công ty XYZ là KH thường niên, cho nên KTV có thể sử dụng bảng câu hỏi đánh giá từ năm trước và cập nhật các thay đổi trong năm kiểm toán. Xem xét các sửa đổi, đồng thời tiến hành kiểm tra các vấn đề từ các năm trước đã được tiến hành xử lý chưa. Qua việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát, KTV có thể đưa ra ý kiến về độ tin cậy của thủ tục KSNB.