a. Bộ máy và phương pháp quản lý
- Trong những năm gần đây, máy tính đã và đang trở thành môt công cụ đắc lực cho con người trong nhiều lĩnh vực nhờ những tính năng siêu việt của nó: xử lý một khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, khả năng lưu giữ và cung cấp thông tin đa dạng, đảm bảo độ chính xác cao... Vì vậy, việc ứng dụng máy vi tính vào trong hoạt động quản lý nói chung, trong công tác kế toán nói riêng là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, hiện tại Công ty chỉ mới dừng lại ở việc ghi chép lại các khâu kế toán sau khi đã hoàn thành bằng thủ công. Công ty đã có phần mềm kế toán
nhưng chỉ được sử dụng trong công tác quản lý công nợ và quản lý hàng tồn kho.
- Hiện tại, Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh đang sử dụng phần mềm kế toán SAS 5.0. Tuy nhiên, do trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế, việc ứng dụng phần mềm kế toán chỉ dừng lại ở việc theo dõi tình hình công nợ, quản lý hàng tồn kho (xuất, nhập, tồn Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ, Thành phẩm, Hàng hoá…) còn các ứng dụng khác của phần mềm kế toán công ty chưa tận dụng hết như quản lý TSCĐ, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính…
b. Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Công ty hiện nay đang sử dụng một số lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách mà không lập danh điểm NVL cũng như chưa sử dụng Sổ danh điểm NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, quy cách,…của vật tư. Do đó, đã gây khó khăn cho việc theo dõi NVL, không có sự thống
nhất giữa thủ kho và kế toán toán vật tư trong việc ghi chép tên, loại các NVL, làm cho công tác quản lý cũng như hạch toán còn gặp nhiều khó khăn.
- Phương pháp tính giá : Công ty cổ phần Dược Hà Tĩnh hiện đang sử dụng phương pháp tính giá nhập trước – xuất trước (FIFO).
Phương pháp FIFO áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Ưu điểm: Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá
vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
Hạn chế: Phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại
không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
Áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp dụng đối
với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Công ty hiện nay đang sử dụng một số lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách, phát sinh nhập xuất liên tục mà phương pháp tính giá công ty áp dụng là phương pháp FIFO dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
c. Về chi phí nhân công trực tiếp
- Trình độ của công nhân sản xuất chưa đồng đều và chưa cao khiến chi phí đào tạo công nhân lớn.
- Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất được tính vào chi phí sản xuất chung chứ không tính vào chi phí nhân công trục tiếp, điều này đã làm sai lệch số liệu về giá thành vì chi phí nhân công trực tiếp được dùng làm tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm.
- Theo quy định mới, các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp gồm có Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và Kinh phí công đoàn. Từ ngày 1/1/2010, tỷ lệ trích lập các khoản này có một số thay đổi. Mức trích lập BHXH là 22% trên quỹ tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động đóng góp 6% và người sử dụng lao động đóng góp 16%. Mức trích lập BHYT bằng 4,5% mức tiền lương, tiền công hằng tháng của người lao động, trong đó người sử dụng lao động đóng góp 3% và người lao động đóng góp 1,5%. Tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% và DN chịu 1% tính vào chi phí. Tỷ lệ trích lập của kinh phí công đoàn không thay đổi, vẫn là 2% trên tổng thu nhập của người lao động và toàn bộ khoản này sẽ được tính vào chi phí của doanh nghiệp. Kế toán của công ty cập nhật thông tin chậm và dẫn đến bị phạt, khoản phạt này kế toán lại hạch toán vào chi phí của DN làm tăng chi phí, giá thành và dẫn tới kết quả tính giá thành thiếu chính xác.
d. Về chi phí sản xuất chung - Đối với khấu hao TSCĐ
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, phương pháp này đơn giản, dễ tính toán nhưng đối với dự án đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất cần thu hồi vốn nhanh thì phương pháp này thiếu tính linh hoạt.
Đối với TSCĐ hữu hình khi trích khấu hao công ty lại tính vào chi phí quản lý DN, điều này là bất hợp lý.
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện, tiền nước):
Thực tế Công ty hạch toán toàn bộ khoản chi phí này phát sinh của cả công ty vào chi phí sản xuất chung là chưa phù hợp với nội dung, tính chất của chi phí. Chi phí này không chỉ phục vụ cho sản xuất mà còn phục vụ cho các bộ phận ngoài sản xuất (các phòng ban). Việc hạch toán như vậy làm cho giá thành sản phẩm sản
xuất sản phẩm hoàn thành phải gánh chịu thêm chi phí của bộ phận khác. Phần chi phí này nên hạch toán vào hai bộ phận chi phí đó là: Chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, có như vậy giá thành sản phẩm mới đảm bảo chính xác.
e. Về các khoản thiệt hại trong sản xuất
Trong quá trình sản xuất tại Công ty có phát sinh sản phẩm hỏng (mặc dù ít). Thiệt hại trong sản xuất của công ty là thiệt hại về sản phẩm hỏng, thiệt hại về ngừng sản xuất… Nguyên nhân của thiệt hại sản phẩm hỏng là do sản phẩm sản xuất ra không đủ hàm lượng, tỉ lệ yêu cầu kĩ thuật… Công ty không hạch toán các thiệt hại này vào tài khoản riêng mà lại hạch toán vào chi phí sản xuất chung, do đó thành phẩm phải gánh chịu thêm một phần chi phí của sản phẩm hỏng làm cho giá thành đơn vị sản phẩm hoàn thành sẽ thiếu chính xác, sản phẩm hỏng sẽ không xác định được nguyên nhân gây hỏng để quy kết trách nhiệm và không tìm ra được biện pháp để hạn chế lượng sản phẩm hỏng và xử lý thích hợp cho từng trường hợp cụ thể.
3.2.1.2. Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ
- Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, vẫn xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ. Với không gian không được rộng rãi nên việc lưu trữ cũng khá khó khăn.
- Việc luân chuyển chứng từ chậm trễ giữa các phòng ban vẫn thường xảy ra, làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo của kế toán, nhất là các báo cáo phải nộp cho các cơ quan quản lý nhà nước.