Trong công tác thu mua nguyên, vật liệu, đa phần các hợp đồng của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 thường không trả luôn tiền mặt mà sẽ nợ lại nhà cung cấp đến một giai đoạn nhất định sẽ trả. Đây là một điều tốt do nhà máy sẽ chiếm dụng được vốn của doanh nghiệp khác, tạo điều kiện thuận lợi hơn để phát triển kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán thu mua nguyên, vật liệu, khi hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về, kế toán chỉ làm công việc lưu lại hóa đơn trên cặp hồ sơ mà không tiến hành ghi sổ kế toán, chỉ đến khi nhận được hàng, nhập kho thì kế toán mới ghi như sau:
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng
Điều này là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Điều này sẽ dẫn tới những phản ánh không chính xác về giá trị tài sản của nhà máy, đặc biệt là tại thời điểm cuối năm khi doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến những đánh giá của nhà đầu tư, nhất là đối với những công ty đã được niêm yết trên thị trường chứng khoán như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện.
Nhà máy nên sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác về giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho.
Bên nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường.
Bên có: giá trị nguyên, vật liệu,hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển đi bán luôn cho các đối tượng khác.
Dư nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường chưa nhập vào kho.
Khi nguyên, vật liệu, hàng hóa mà nhà máy đã mua, chấp nhận thanh toán với nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhà máy, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng
Đến khi hàng mua về nhà máy, cán bộ thu mua lập phiếu xuất kho và chuyển cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đó để ghi:
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Có TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT
3.2.2. Hoàn thiện về kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một nhà máy sản xuất với quy mô lớn, trong đó chi phí nguyên, vật liệu chiếm một tỉ trọng rất lớn trong giá vốn hàng bán của đơn vị, dao động trong khoảng từ 68 - 70%, do đó biến động về giá nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận nhà máy. Bên cạnh đó, nguyên, vật liệu nhà máy sử dụng chịu ảnh hưởng rất nhiều vào giá thế giới, trong đó có hạt nhựa PVC phụ thuộc rất nhiều vào giá dầu mỏ. Trong một năm có nhiều biến động như năm 2008 vừa rồi, giá dầu mỏ liên tục giảm xuống mức thấp nhất kể từ nhiều năm nay, chi phí sản xuất của nhà máy 2 cũng chịu ảnh hưởng đáng kể.
Tuy nhiên hiện nay, tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 không tiến hành trích lập các khoản dự phòng phải trả, điều này đã vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán, có thể dẫn tới sự sai lệch trong phản ánh tình hình tài sản cũng như phản ánh sai lệch về tình hình kinh doanh của nhà máy.
Trong trường hợp này, để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, kế toán nhà máy nên trích lập dự phòng vào thời điểm cuối niên độ tài chính. Mức trích lập dự phòng phải được lập cho từng loại vật tư một, dựa vào đơn giá nguyên, vật liệu được ghi sổ và đơn giá nguyên, vật liệu vào ngày kiểm kê.
Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 nên dùng Tài khoản 159 – “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau:
Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho
Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi vào giá vốn hàng bán.
Dư nợ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
Cuối niên độ, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối niên độ sau, kế toán tính mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cần nhập.
Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành trích lập thêm dự phòng:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu sau thấp hơn niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán