IV. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THễNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG
1.Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ tổ chức sản xuất
1.1 Quy trỡnh cụng nghệ sản xuất.
Do đặc điểm của cụng ty là nhận thầu xõy dựng cỏc cụng trỡnh núi chung nờn quy trỡnh cụng nghệ của cụng tỏc xõy lắp là một quy trỡnh khỏ phức tạp. Vỡ vậy, tựy theo phương ỏn tổ chức thi cụng, thời gian dài hay ngắn, tựy theo kết cấu và quy mụ
của từng cụng trỡnh cụ thể. Để xõy lắp một cụng trỡnh xõy dựng phải trải qua ba giai đoạn cụng trỡnh xõy dựng theo sơ đồ:
1.2 Tổ chức sản xuất.
Cụng ty CPXDTH Quảng Trị là đơn vị thi cụng xõy lắp cỏc cụng trỡnh cú quy mụ lớn, thời gian sản xuất kộo dài, hoạt động trờn động trờn địa bàn rộng lớn do vậy việc tổ chức sản xuất nhất thiết phải cú tiến độ, thiết kế dự toỏn kỹ thuật thi cụng được duyệt.
Sản phẩm xõy lắp cú đặc thự là gắn liền với địa điểm xõy dựng nhất định, cỏc yếu tố sản xuất phải di chuyển đến nơi sản xuất, nơi sản xuất cũng chớnh là nơi tiờu thụ chứ khụng di chuyển sản phẩm.
Sản phẩm sản xuất được tiờu thụ theo giỏ dự toỏn hoặc giỏ đấu thầu, do đú tớnh chất hàng húa của sản phẩm xõy lắp được thể hiện từ giỏ cỏc nguồn nguyờn vật liệu, nhõn cụng và cỏc chi phớ khỏc theo quy định của Nhà nước.
Hoạt động xõy lắp cú tớnh thời vụ rất cao bởi vậy việc tổ chức sản xuất, phõn bổ kế hoạch sử dụng cỏc yếu tố sản xuất (nhõn lực, thiết bị, vật liệu…) phải phự hợp với đặc điểm này.
Từ cỏc đặc thự trờn cụng ty đó ỏp dụng mụ hỡnh sản xuất như sau:
- Tổng hợp khối lượng đầu tư, lập hồ sơ quyết toỏn.
- Nghiệm thu bàn giao. - Tổ chức tham gia đấu thầu. - Ký kết hợp đồng giaokhoỏn. - Lập thiết kế thi cụng. - Tổ chức thi cụng. - Tiến hành xõy lắp. - Lập tổng tiến độ thi cụng. Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 1 Cụng ty
- Đội cơ giới: Vận chuyển vật tư, thiết bị cụng trỡnh, sửa chữa mỏy múc thiết bị của cụng ty.
- Đội thi cụng: Thi cụng cỏc cụng trỡnh. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý.
Do đặc điểm thực trạng tỡnh hỡnh về quy mụ hoạt động sản xuất của cụng ty nờn việc tổ chức bộ mỏy quản lý thường bố trớ kiờm nhiệm nhiều cụng việc ở cỏc phũng ban trong cụng ty.
2.1 Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy quản lý. Ghi chỳ: Ghi chỳ: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Đội thi cụng đường Xưởng sửa chữa
Tổ xe mỏy Đội thi cụng cầu
Đội thi cụng đường Đội thi cụng cầu
Tổ xe mỏy Xưởng sửa chữa Đội thi cụng Phũng kế toỏn Hội đồng quảntrị Ban giỏm đốc Phũng kế hoạch- kỹ thuật Đội cơ giới
2.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ cụng tỏc.
Chức năng nhiệm vụ:
- Chủ tịch hội đồng quản trị: là người đại diện cao nhất cho cỏc cổ đụng về bảo tồn vốn và định hướng kinh doanh.
- Ban giỏm đốc: là bộ phận trực tiếp điều hành cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty do hội đồng quản trị tuyển chọn và bói nhiệm.
- Phũng kế toỏn: lập kế hoạch tài chớnh định kỳ, phản ỏnh tỡnh hỡnh sử dụng vốn, tài sản, cụng nợ và kết quả. Thực hiện cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
- Đội cơ giới: vận chuyển vật tư thiết bị cụng trỡnh, sửa chữa mỏy múc thiết bị.
- Đội cụng trỡnh: thi cụng cỏc cụng trỡnh. Mối quan hệ cụng tỏc.
- Ban giỏm đốc quan hệ với cỏc phũng ban là quan hệ chỉ đạo, lónh đạo trờn cơ sở phỏt huy quyền làm chủ của người lao động. Trưởng cỏc phũng ban là người giỳp việc tham mưu cho ban giỏm đốc về cụng tỏc giỳp ban giỏm đốc điều hành trong phũng ban của mỡnh.
- Cỏc phũng ban cú mối quan hệ với nhau trong cụng tỏc. 3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn của cụng ty. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty.
3.1.1 Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn.
Ghi chỳ:
Quan hệ trực tuyến.
Quan hệ chức năng. 3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty gồm 5 người: 1 kế toỏn trưởng, 1 kế toỏn vật tư kiờm TSCĐ, 1 kế toỏn tổng hợp, 1 kế toỏn cụng nợ và 1 thủ quỹ.
- Kế toỏn trưởng: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ mỏy kế toỏn, chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và trước phỏp luật về tỡnh hỡnh hạch toỏn kế toỏn
Kế toỏn trưởng Kế toỏn cụng nợ Thủ quỹ Kế toỏn vật tư,TSCĐ Kế toỏn tổng hợp
tại cụng ty, tham mưu kịp thời cho giỏm đốc về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm kiểm tra thường xuyờn việc làm của kế toỏn viờn.
- Kế toỏn vật tư, TSCĐ: theo dừi tỡnh hỡnh tồn kho vật tư, cung cấp số liệu cho kế toỏn tổng hợp tớnh giỏ thành. Đồng thời kiờm TSCĐ.
- Kế toỏn tổng hợp: là người giỳp việc cho kế toỏn trưởng, được kế toỏn trưởng uỷ quyền ký thay và điều hành cụng việc khi đi vắng, kế toỏn tổng hợp cũn cú nhiệm vụ tổng hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm, lập bỏo cỏo kế toỏn định kỳ.
- Kế toỏn cụng nợ và thanh toỏn: cú trỏch nhiệm theo dừi cỏc khoản cụng nợ phải trả, khỏch hàng mua nợ và cỏc cụng trỡnh thi cụng với phương thức trả chậm, kế toỏn cú trỏch nhiệm đụn đốc khỏch hàng trả tiền. Lập chứng từ thanh toỏn cỏc khoản thu – chi. Theo dừi cỏc khoản vay và trả tiền cho ngõn hàng.
- Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu – chi để thu và chi tiền, đảm bảo chớnh xỏc, kịp thời. Cú nhiệm vụ quản lý tiền và hàng ngày ghi vào sổ để đối chiếu với kế toỏn thanh toỏn.
3.2 Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty.
3.2.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức: “Chứng từ ghi sổ”.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi hàng thỏng Quan hệ đối chiếu
Với hỡnh thức trờn trỡnh tự ghi sổ được tiến hành như sau:
Hàng ngày, nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch từng phần hành căn cứ vào cỏc chứng từ gốc đó kiểm tra để ghi sổ và tập hợp chứng từ chuyển cho cỏn bộ cập nhật vào mỏy, tức là lập bảng kờ chứng từ ghi nợ cú từng tài khoản. Bảng kờ được in ra vào cuối mỗi thỏng, sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng duyệt ký rồi chuyển cho kế toỏn tổng hợp với đầy đủ cỏc chứng từ gốc kốm theo để bộ phận này ghi vào sổ cỏi. Cũng vào thời điểm này nhõn viờn kế toỏn cũng ghi sổ tổng hợp chi tiết để cung cấp thụng tin cần thiết. Cuối kỳ kế toỏn tổng hợp sẽ xử lý số liệu được cung cấp từ cỏc bộ phận kế toỏn để lập bảng cõn đối tài khoản. Sau khi kiểm tra đối chiếu hợp lý bảng cõn đối số phỏt sinh được sử dụng để lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Đối với những tài khoản cú mở sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết thỡ chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ kế toỏn tổng hợp được chuyển đến cỏc bộ phận kế toỏn chi tiết theo yờu cầu của từng tài khoản. Cuối thỏng cộng vào cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào đú để đối chiếu với sổ cỏi thụng qua bảng cõn đối số phỏt sinh. Cỏc bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu cựng với bảng cõn đối số phỏt sinh được dựng làm căn cứ để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ sỏch kế toỏn được sử dụng tại cụng ty.
Sổ đăng ký chứng từ ghisổ Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi
Bảng cõn đối tài khoản
- Bảng kờ chứng từ ghi Nợ, cú cỏc tài khoản từ loại 1đến loại 9. - Sổ chi tiết: Tiền mặt, cụng nợ, tạm ứng, nguyờn vật liệu, TSCĐ. - Bảng tổng hợp chi tiết cụng nợ, vật tư.
- Sổ cỏi cỏc tài khoản. - Bỏo cỏo kế toỏn cuối năm.
Nhận xột :
Hỡnh thức “Chứng từ ghi sổ” mà cụng ty ỏp dụng cú sự kết hợp chặt chẽ giữa sổ sỏch và bỏo biểu, giữa kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết tạo nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn núi chung và hệ thống sổ sỏch phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn chi phớ núi riờng được tổ chức hợp lý, cụ thể, cú tớnh đồng bộ thống nhất. Sổ sỏch ghi chộp rừ ràng dễ hiểu thuận lợi cho cụng tỏc quản lý của lónh đạo cũng như cụng tỏc kiểm tra định kỳ của cơ quan cấp trờn.
3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toỏn.
Là tổ chức việc ban hành, ghi chộp chứng từ, kiểm tra luõn chuyển và lưu chuyển chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc của thụng tin, kiểm tra cỏc thụng tin đú phục vụ cho việc ghi sổ kế toỏn. Liờn quan đến vấn đề kiểm soỏt chi phớ tại cụng ty em chỉ đề cập đến 2 phiếu: Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho: Được lập thành 3 liờn: + Liờn 1: dựng để lưu.
+ Liờn 2: do thủ kho giũ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi cột đơn giỏ và ghi vào sổ kế toỏn.
+ Liờn 3: do người nhận giữ để ghi vào sổ kế toỏn bộ phận sử dụng.
Sau khi lập phiếu xong phụ trỏch bộ phận sử dụng và phụ trỏch cung ứng ký và ghi rừ họ tờn giao cho người cầm phiếu xuống kho để nhận. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột số thực tế xuất kho, ngày thỏng xuất kho cựng người nhận hàng ký tờn vào phiếu xuất kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu nhập kho: Do bộ phận kế toỏn lập, được lập thành 3 liờn. Sau đú người lập ký phiếu, trong bước này người lập phải căn cứ vào chứng từ bờn bỏn (húa đơn bỏn hàng hoặc chứng từ hợp lệ) và biờn bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho. Nếu bỏ qua bước này cú thể tạo ra kẽ hở trong quản lý vật tư. Cỏc liờn của phiếu nhập kho cú chức năng như sau:
+ Liờn 1: dựng để lưu.
+ Liờn 2: giao cho người nhận.
+ Liờn 3: giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho của ngày hoặc định kỳ tập hợp phiếu nhập kho giao cho kế toỏn vật tư để ghi vào sổ kế toỏn, kế toỏn bảo quản, lưu trữ phiếu nhập kho.
B. TèNH HèNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THễNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ. CHI PHÍ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ.
I. QUẢN Lí CHI PHÍ Ở CễNG TY.
1. Đặc điểm chi phớ ở cụng ty.
Sản phẩm của cụng ty là cỏc sản phẩm cụng cộng vỡ vậy khụng cú chi phớ bỏn hàng. Chỉ cú hai loại chi phớ:
- Chi phớ sản xuất kinh doanh
+ Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: nguyờn vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ sản xuất kinh doanh của cụng ty. Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp chỉ liờn quan đến một cụng trỡnh. Vật liệu chớnh dựng cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh được kế toỏn hạch toỏn trực tiếp vào từng đối tượng sủ dụng theo giỏ thực tế của từng loại vật liệu. Giỏ thực tế vật liệu xuất kho: ỏp dụng phương phỏp giỏ đơn vị bỡnh quõn cả kỳ hạch toỏn (thỏng). Để theo dừi vật tư tồn kho cụng ty sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
+ Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: cụng ty đang thực hiện việc trả lương cho cụng nhõn viờn theo hỡnh thức:
Đối với cụng nhõn trực tiếp xõy lắp cụng ty trả lương theo khối lượng cụng việc thực hiện trong thỏng
Đối với cụng nhõn thuờ ngoài thỡ cụng tỏc hạng mục cụng việc cụng ty ỏp dụng trả lương theo hợp đồng khoỏn.
Đối với cụng nhõn vận hành mỏy thi cụng cụng ty ỏp dụng phương phỏp trả lương theo ca mỏy hoạt động thực tế.
+ Chi phớ mỏy thi cụng: hiện nay cụng ty khụng tổ chức đội thi cụng cơ giới riờng mà tại mỗi cụng trường đều cú xe mỏy hoạt động. Cỏc chi phớ liờn quan đến mỏy thi cụng tại cụng ty đang theo dừi gồm chi phớ nguyờn vật liệu cho mỏy hoạt động, chi phớ dụng cụ sản xuất liờn quan đến hoạt động của xe, mỏy thi cụng, chi phớ khấu hao mỏy, chi phớ sửa chữa mỏy thi cụng.
+ Chi phớ sản xuất chung được tập hợp từ cỏc yếu tố chi phớ. Chi phớ nhõn viờn đội.
Chi phớ vật liệu.
Chi phớ dụng cụ sản xuất. Chi phớ khấu hao TSCĐ. Chi phớ dịch vụ mua ngoài. Chi phớ bằng tiền khỏc.
- Chi phớ quản lý cụng ty bao gồm cỏc khoản chi phớ như:
+ Chi phớ tiền lương của bộ phận quản lý, chi phớ kinh phớ cụng đoàn. + Thuế mụn bài, thuế đất.
+ Tiền điện thoại, tiền điện.
+ Cỏc chi phớ khỏc: cụng tỏc phớ, họp hành, hội nghị…
2. Yờu cầu quản lý chi phớ ở cụng ty.
Cỏc đội cần phải xỏc định làm thế nào để vừa đảm bảo được chất lượng cụng trỡnh vừa tiết kiệm được chi phớ.
II. TèNH HèNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THễNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CễNG TY. SOÁT CHI PHÍ Ở CễNG TY.
1. Giai đoạn lập dự toỏn.
Tại cụng ty hồ sơ dự thầu cũng chớnh là dự toỏn của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh mà cụng ty trỳng thầu.
Dựa vào định mức cụ thể do Nhà nước ban hành cựng với khối lượng ước lượng từ bản vẽ, hồ sơ thiết kế kỹ thuật. Cụng ty tiến hành lập dự toỏn (hồ sơ dự thầu) chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp, chi phớ mỏy thi cụng, chi phớ sản xuất chung.
1.1 Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.
Dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp được lập trờn cơ sở dự toỏn sản phẩm và định mức chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Định mức lượng: Được cung cấp từ phũng Kỹ thuật vỡ mỗi cụng trỡnh, mỗi dự ỏn chỉ cú phũng kỹ thuật mới xỏc định được số lượng của từng loại nguyờn vật liệu cho hạng mục cụng trỡnh và từng cụng trỡnh.
Định mức giỏ: Do đặc điểm của cụng ty là cụng ty xõy dựng nờn định mức giỏ hiện nay cú 2 loại đơn giỏ mà phũng kế toỏn cú thể lấy để phục vụ cho việc lập dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp đú là đơn giỏ thị trường và đơn giỏ nguyờn vật liệu do Bộ Xõy Dựng quy định năm 1999. Tuy nhiờn định mức giỏ mà ta sử dụng trong trường hợp nhằm xõy dựng dự toỏn để phục vụ quyết định quản trị thỡ lấy đơn giỏ thị trường bởi vỡ lấy đơn giỏ thị trường để lập nờn định mức giỏ sẽ giỳp cho nhà quản trị cú những thụng tin sỏt thực với thị trường hơn nhất là trong những năm qua đặc biệt là trong thời gian qua giỏ cả của cỏc loại nguyờn vật liệu khụng ngừng tăng lờn, điều này sẽ giỳp cỏc nhà quản trị cú những quyết định đỳng đắn và kịp thời. Mặt khỏc đơn giỏ do Bộ Xõy Dựng quy định năm 1999 thỡ đó lỗi thời và chỉ nhằm để phục vụ cho việc xõy dựng dự toỏn dự thầu khụng thớch hợp cho việc ra quyết định của cỏc nhà quản trị vỡ vậy nờn ta lấy đơn giỏ thị trường nhằm xõy dựng bảng định mức giỏ để phục vụ việc lập dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.
Thụng tin để lập dự toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là:
- Khối lượng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh lấy ở phũng kế hoạch của cụng ty.