III. Số dư cuối kỳ (31/12/200 8)
2.2.2.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
tư vận tải xi măng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.
Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua.
Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ.
như số dư đầu kì và cuối kì của từng khách hàng để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131.
Dựa vào ví dụ 3 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau:
Tài khoản: 1311– Phải thu khách hàng trong nội bộ Tổng công ty Khách hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch
Loại tiền : VNĐ
Dư Nợ đầu kì: 0 Dư Có đầu kì:
Phát sinh Nợ: 4.417.897.000 Phát sinh Có: 2.208.948.500 Dự Nợ cuối kì: 2.208.948.500 Dư Có cuối kì:
Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh
SH NT Nợ Có 2085 12/1 Bán 5000 tấn than cám 3c 511 4.016.270.00 0 2085 12/1 Thuế GTGT phải nộp 33311 401.627.000 2086 12/1 Khách hàng thanh toán 50% bằng chuyển khoản 112 2.208.948.500 Tổng cộng 4.417.897.00 0 2.208.948.500 Ngày 12 tháng1 năm 2009
Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 STT Mã
KH
Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có …. … …. …. … 3 CXC 013 Công ty xi măng Bỉm Sơn 8.106.992.918 24.408.912.370 23.682.528.790 8.833.376498 4 CXC 015 Công ty xi măng Hà Tiên II 45.355.403.500 9.235.793.600 36.119.609.900 5 CXC 017 Công ty xi măng Bút Sơn 10.485.359.624 16.649.535.296 21.485.359.623 5.649.535.297 …. … ….. …. ….. Tổng cộng 61.369.129.656 0 174.407.644.445 151.327.508.641 84.449.265.46 0
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ cái và lên báo cáo tài chính.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng gồm: TK 131, TK 111, TK 112, TK 511, TK 33311, TK 515, TK 635.
Tài khoản 131 theo dõi nợ phải thu khách hàng được chi tiết theo nhà cung cấp và phòng kinh doanh:
TK 131: Phải thu khách hàng
TK 1311: Phải thu của các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 1312: Phải thu của các DN ngoài Tổng công ty
TK 1313: Phải thu của các DN có vốn nước ngoài TK 1314: Phải thu các đối tượng khác
TK 1315: Phải thu của khách hàng tại các đơn vị trực thuộc TK 1315.11: Phải thu của KH tại CN Ninh Bình
TK 1315.12: Phải thu của KH tại VP đại diện TPHCM TK 1315.13: Phải thu của KH tại CN Quảng Ninh
Các TK 111, TK 112 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ.
Nguyên tắc hạch toán:
Các chứng từ thanh toán được tập hợp vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người mua.
Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải thu khách hàng tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính.
Trình tự hạch toán tổng hợp:
Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở ví dụ 3 nêu trên ta có Sổ cái cho tài khoản 131
Từ ngày: 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009
Số dư nợ đầu kỳ: 61.369.129.656
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK Phát sinh
SH NT Trang số Dòng Nợ Có ….. …. ……. … … … … ….. 2085 12/1 Bán 5000 tấn than cám 3c 511 4.016.270.000 2085 12/1 Thuế GTGT phải nộp 33311 401.627.000
2086 12/1 KH thanh toán 50% bằng chuyển khoản 112 2.208.948.500 … … … … Tổng cộng 174.407.644.44 5 151.327.508.641 Số dư nợ cuối kỳ: 84.449.256.460
Hà Nội, ngày 31 tháng 1 năm 2009
phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian đôn đốc việc thanh toán kịp thời tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty. Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua thường xuyên hoặc có số dư có lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
Trong quan hệ thanh toán với khách hàng của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng công tác đối chiếu công nợ được thực hiện vào thời điểm cuối niên độ đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty. Đối với các khách hàng không thường xuyên thì đối chiếu công nợ được công ty cùng với người mua thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện bởi kế toán công nợ trên cơ sở Biên bản đối chiếu công nợ do người mua gửi đến kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế ghi chép tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu mà khách hàng đưa ra không để có phản hồi phù hợp gửi lại cho người mua.
Dựa vào các thông tin có được từ việc theo dõi công nợ cùng với xác nhận từ khách hàng kế toán công nợ tiến hành lên Báo cáo kế toán quản trị về tình hình thanh toán với nhà cung cấp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian nộp lên Giám đốc dùng làm thông tin quản trị doanh nghiệp.