2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÔNG TY AIA VIỆT NAM:
2.1 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán:
2.1.1 Các tài khoản liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính của doanh
nghiệp:
Như đã đề cập ở phần trên, hoạt động đầu tư của công ty bảo hiểm là hoạt động chính thứ hai sau hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Các công ty bảo hiểm sử dụng nguồn tiền thu được từ việc kinh doanh bảo hiểm một phần để trang trải chi phí hoạt động hàng ngày của công ty và phần lớn là để đem đi đầu tư kiếm lời. Nguồn thu nhập từ hoạt động đầu tư được dùng để trả tiền lãi cam kết, chi phí bồi thường và trả tiền bảo hiểm cho chủ hợp đồng. Đối với việc theo dõi chi tiết của từng hoạt động đầu tư, sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được khả năng sinh lời, tính thanh khoản của nó, và thông qua đó có thể đánh giá được khả năng thanh toán các nghĩa vụ bảo hiểm của công ty đối với khách hàng. Khi các hoạt động đầu tư của
công ty hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm của công ty được phát triển vì công ty có những sản phẩm mà người mua được hưởng lợi từ những hoạt động đầu tư của công ty. Vì thế tôi đề nghị bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản liên quan đến hoạt động đầu tư, tài chính của doanh nghiệp như:
+ Tài khoản 2213 “Chênh lệch tăng giá trái phiếu, cổ phiếu”: dùng để phản ánh các khoản chênh lệch giá tăng so với mệnh giá khi mua trái phiếu, cổ phiếu của công ty bảo hiểm.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 2213:
Bên Nơï: Giá trị chênh lệch giữa mệnh giá và giá mua thực tế của trái phiếu.
Bên Có: Giá trị được phân bổ vào chi phí hoạt động đầu tư trong kỳ.
Số dư bên Nơï: Giá trị khoản chênh lệch còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
+ Tài khoản 2214 “Chiết khấu trái phiếu, cổ phiếu”: dùng để phản ánh các khoản chênh lệch giá giảm (hay còn gọi là chiết khấu) so với mệnh giá khi mua trái phiếu, cổ phiếu.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 2214:
Bên Nơï: Giá trị được phân bổ vào thu nhập hoạt động đầu tư trong kỳ.
Bên Có: Giá trị chênh lệch giữa giá mua và mệnh giá trái phiếu.
Số dư bên Coù: Giá trị khoản chênh lệch còn lại chưa phân bổ vào thu nhập. + Tài khoản 2283 “Kinh doanh bất động sản”: dùng để phản ánh giá trị, tình hình biến động của hoạt động đầu tư bất động sản của công ty bảo hiểm.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 2283:
Bên Nơï: Giá trị của bất động sản tăng
Bên Có: Giá trị của bất động sản giảm.
Số dư bên Nơï: Giá trị hiện có của bất động sản.
+ Tài khoản 3386 “Tiền lãi trái phiếu nhận trước”: dùng để phản ánh số tiền lãi mà doanh nghiệp được nhận khi mua trái phiếu
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 3386:
Bên Nơï: Giá trị của tiền lãi trái phiếu được phân bổ vào thu nhập hoạt động tài chính trong kỳ.
Số dư bên Nơï: Giá trị còn lạ của tiền lãi trái phiếu chưa được phân bổ vào thu nhập.
+ Tài khoản 5151 “Thu nhập từ cổ phiếu, trái phiếu”: dùng để phản ánh số tiền thu được từ hoạt động đầu tư cổ phiếu và trái phiếu trong kỳ.
+ Tài khoản 5152 “Thu nhập từ góp vốn liên doanh”: dùng để phản ánh số tiền thu được từ hoạt động góp vốn liên doanh trong kỳ.
+ Tài khoản 5153 “Thu nhập từ kinh doanh bất động sản”: dùng để phản ánh số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh bất động sản trong kỳ.
+ Tài khoản 5154 “Thu nhập từ cho vay dài hạn”: dùng để phản ánh số tiền thu được từ hoạt động cho vay dài hạn trong kỳ.
+ Tài khoản 5155 “Thu tạm ứng từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ”: dùng để phản ánh số tiền thu tiền lãi của các khoản tạm ứng từ hợp đồng bảo hiểm trong kỳ.
+ Tài khoản 5158 “Thu nhập từ các khoản đầu tư khác”: dùng để phản ánh số tiền thu được từ các hoạt động đầu tư khác trong kỳ.
+ Tài khoản 6351 “Chi phí đầu tư cổ phiếu, trái phiếu”: dùng để phản ánh chi phí cho hoạt động đầu tư cổ phiếu và trái phiếu trong kỳ.
+ Tài khoản 6352 “Chi phí góp vốn liên doanh”: dùng để phản ánh chi phí cho hoạt động góp vốn liên doanh trong kỳ.
+ Tài khoản 6353 “Chi phí kinh doanh bất động sản”: dùng để phản ánh chi phí cho hoạt động kinh doanh bất động sản trong kỳ.
+ Tài khoản 6354 “Chi phí lãi vay ngân hàng”: dùng để phản ánh số tiền lãi vay của ngân hàng cho các hoạt động đầu tư trong kỳ.
+ Tài khoản 6355 “Dự phòng chia lãi”: dùng để phản ánh chi phí dự phòng chia lãi phải trích trong kỳ. Tài khoản này được sử dụng khi công ty bán các hợp đồng mà chủ hợp đồng sẽ được chia lãi dựa trên số tiền lãi thu được từ hoạt động đầu tư của công ty.
+ Tài khoản 6358 “Chi phí đầu tư khác”: dùng để phản ánh chi phí cho các hoạt động đầu tư khác trong kỳ.
2.1.2 Các tài khoản phản ánh hoạt động kinh doanh bảo hiểm:
Để có thể đánh giá một cách chính xác hoạt động kinh doanh của công ty bảo hiểm, tôi đề nghị bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết cấp 4 cho các nhóm tài khoản doanh thu và chi phí liên quan đến hoạt động bảo hiểm. Việc bổ sung này sẽ giúp công ty khắc phục được những nhược điểm đã nêu ở chương 2.
Đối với các tài khoản doanh thu bảo hiểm, ta sẽ bổ sung thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu theo thời gian đóng phí. Việc bổ sung này giúp công tác kế toán được thuận lợi hơn, và nhà quản lý có thể đánh giá được chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như dựa vào doanh thu phí bảo hiểm năm đầu tiên và phí bảo hiểm đóng một lần ta có thể biết được tình hình kinh doanh hiện tại của công ty là tốt hơn hay xấu hơn so với tháng trước, năm trước. Doanh thu phí bảo hiểm tái tục lại thể hiện sự duy trì hợp đồng của khách hàng sau một thời gian mua bảo hiểm. Các tài khoản về giảm phí và hoàn phí khi phân tích theo thời gian sẽ cho thấy các quyết định của khách hàng thay đổi như thế nào theo thời gian đóng phí.
Việc phân tích chi tiết các tài khoản chi phí càng giúp cho người đọc dễ dàng nhận xét tình hình kiểm soát chi phí của công ty, cụ thể:
- Qua phân tích chi tiết chi phí bồi thường và trả tiền bảo hiểm, người ta có thể đánh giá khả năng thẩm định và duy trì hợp đồng của công ty: Nếu chi phí bồi thường cao tức là khả năng thẩm định của công ty chưa cao hoặc một sản phẩm nào đó không có hiệu quả. Nếu chi phí trả tiền bảo hiểm cao tức là khả năng duy trì hợp đồng bảo hiểm đến hết thời hạn hiệu lực của công ty thấp và ngược lại.
- Với chi phí hoa hồng, ta sẽ bổ sung các tài khoản chi tiết về hoa hồng theo năm tương ứng với các tài khoản doanh thu. Khi đó các nhà quản lý công ty hay các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm tra được cơ sở tính toán và việc áp dụng tỉ lệ thanh toán tiền hoa hồng và tiền thưởng trên doanh thu bán hàng có đúng hay không. Việc quản lý này là rất quan trọng vì chi phí hoa hồng thay đổi theo thời gian là rất lớn. Hiện nay tại công ty AIA, chi phí hoa hồng năm thứ nhất chiếm 40% doanh thu bán hàng năm thứ nhất, nhưng đối với hoa hồng của các năm tiếp theo chỉ chiếm khoảng 7% doanh thu năm tái tục.
- Về chi phí giám định tổn thất sẽ được theo dõi chi tiết thành hai tài khoản là chi phí giám định và chi phí điều tra. Chi phí giám định được dùng để phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc thẩm định trước khi phát hành hợp đồng và chi phí điều tra là những chi phí phát sinh trong quá trình điều tra về tình trạng của người được bảo hiểm khi có đơn yêu cầu bảo hiểm.
- Đặc biệt với chi phí dự phòng, đây có thể được coi là khoản chi phí lớn nhất của công ty bảo hiểm, thì việc theo dõi chi tiết theo từng nghiệp vụ dự phòng là một điều hết sức cần thiết, vì nó sẽ là cơ sở để đưa số liệu lên báo cáo tài chính. Các tài khoản chi tiết này sẽ tương ứng với các tài khoản chi tiết đã có ở nhóm tài khoản “Nợ phải trả” và số liệu của nó sẽ được dùng để đưa lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà không phải lấy số liệu từ các tài khoản của nhóm “Nợ phải trả”.
- Ngoài ra đối với các chi phí khác như “Chi phí bán hàng” và “Chi phí quản lý doanh nghiệp” do chế độ kế toán doanh nghiệp bảo hiểm không quy định các tài khoản chi tiết cấp hai mà trên thực tế các công ty bảo hiểm cũng phải theo dõi các loại chi phí đó như các doanh nghiệp khác nên sẽ bổ sung các tài khoản cấp hai cho phù hợp với các tài khoản cấp hai của hệ thống tài khoản các doanh nghiệp.
+ Tài khoản 511111 “Thu phí bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh doanh thu bảo hiểm thực thu trong năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 511112 “Thu phí bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh doanh thu bảo hiểm thực thu trong các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 511113 “Thu phí bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh doanh thu bảo hiểm thực thu một lần của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 511311 “Thu phí nhận tái bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh doanh thu tái bảo hiểm thu được trong năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 511312 “Thu phí nhận tái bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh doanh thu tái bảo hiểm thu được trong các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 511313 “Thu phí nhận tái bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh doanh thu tái bảo hiểm thu một lần của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53111 “Hoàn phí bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí bảo hiểm năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53112 “Hoàn phí bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí bảo hiểm các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53113 “Hoàn phí bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí bảo hiểm đóng một lần của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53131 “Hoàn phí nhận tái bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí tái bảo hiểm năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53132 “Hoàn phí nhận tái bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí tái bảo hiểm các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53133 “Hoàn phí nhận tái bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh số tiền hoàn phí tái bảo hiểm đóng một lần của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53211 “Giảm phí bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí bảo hiểm năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53212 “Giảm phí bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí bảo hiểm các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53213 “Giảm phí bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí bảo hiểm đóng một lần của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53231 “Giảm phí nhận tái bảo hiểm năm đầu tiên”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí tái bảo hiểm năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 53232 “Giảm phí nhận tái bảo hiểm năm tái tục”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí tái bảo hiểm các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm. + Tài khoản 53233 “Giảm phí nhận tái bảo hiểm đóng một lần”: dùng để phản ánh số tiền giảm phí tái bảo hiểm đóng một lần của hợp đồng bảo hiểm.
Tài khoản chi tiết bổ sung cho tài khoản 6241 “Chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm gốc” là:
+ Tài khoản 624111 “Chi bồi thường”: dùng để phản ánh số tiền chi bồi thường cho khách hàng.
+ Tài khoản 624112 “Chi trả tiền bảo hiểm gốc”: dùng để phản ánh số tiền chi trả giá trị hoàn lại cho chủ hợp đồng.
+ Tài khoản 624121 “Chi hoa hồng năm đầu tiên”: phản ánh chi phí hoa hồng năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 624122 “Chi hoa hồng năm tái tục”: phản ánh chi phí hoa hồng các năm tiếp theo của hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 624123 “Chi hoa hồng năm đầu tiên”: phản ánh chi phí hoa hồng cho những hợp đồng bảo hiểm đóng phí một lần.
+ Tài khoản 624131 “Chi phí giám định”: phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình thẩm định hợp đồng bảo hiểm.
+ Tài khoản 624132 “Chi phí điều tra”: phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình điều tra các yêu cầu bảo hiểm.
+ Tài khoản 624181 “Dự phòng phí”: phản ánh chi phí dự phòng trích từ phí bảo hiểm trong kỳ.
+ Tài khoản 624182 “Dự phòng toán học”: phản ánh chi phí dự phòng toán học phải trích trong kỳ.
+ Tài khoản 624183 “Dự phòng bồi thường”: phản ánh chi phí dự phòng bồi thường phải trích trong kỳ.
+ Tài khoản 624184 “Dự phòng dao động lớn”: phản ánh chi phí dự phòng dao động lớn phải trích trong kỳ.
Tương tự như tài khoản 6241, tài khoản 6243 “Chi phí trực tiếp kinh doanh nhận tái bảo hiểm cũng được bổ sung một số tài khoản chi tiết như sau:
+ Tài khoản 624311 – Chi bồi thường
+ Tài khoản 624312 – Chi trả tiền bảo hiểm gốc + Tài khoản 624321 – Chi hoa hồng năm đầu tiên + Tài khoản 624322 – Chi hoa hồng năm tái tục + Tài khoản 624323 – Chi hoa hồng trả một lần + Tài khoản 624341 – Dự phòng phí
+ Tài khoản 624342 – Dự phòng toán học + Tài khoản 624343 – Dự phòng bồi thường + Tài khoản 624344 – Dự phòng dao động lớn
Đối với các tài khoản 641 và 642, do hệ thống tài khoản dành cho doanh nghiệp bảo hiểm không có các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết các hoạt động của doanh nghiệp nên ta sẽ bổ sung các tài khoản cấp 2 dựa trên cơ sở của hệ thống tài khoản thông thường. Các tài khoản cấp 2 được bổ sung là:
+ Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên + Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì + Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định + Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác + Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý + Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý + Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng + Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định + Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí
+ Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng
+ Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác
(Xem chi tiết hệ thống tài khoản đề nghị ở phụ lục 6) 2.2 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu:
2.2.1 Các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động đầu tư
Trường hợp mua trái phiếu với giá bằng với mệnh giá và được nhận trước tiền