2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN BẢO HIỂM NHÂN THỌ TẠI CÔNG TY AIA VIỆT NAM
2.1 Chứng từ và sổ sách kế toán:
Hệ thống chứng từ kế toán hiện tại đang áp dụng tại công ty AIA Việt nam bao gồm 2 loại:
- Chứng từ kế toán theo mẫu áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp, bao gồm:
+ Lao động tiền lương: Bảng chấm công (01-LĐTL)
Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL) Phiếu báo làm thêm giờ (03-LĐTL) + Tiền tệ:
Bảng kiểm kê quỹ (07a-TT)
Bảng kiểm kê quỹ (ngoại tệ) (07b-TT) + Tài sản cố định:
Biên bản giao nhận TSCĐ (01-TSCĐ) Thẻ TSCĐ (02-TSCĐ)
Biên bản thanh lý TSCĐ (03-TSCĐ) Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05-TSCĐ)
- Chứng từ kế toán áp dụng riêng cho công ty AIA Việt Nam, bao gồm: + Bán hàng:
Hóa đơn thu phí bảo hiểm: mẫu hóa đơn được in bằng hai thứ tiếng Việt và
tiếng Anh, và trên hóa đơn thể hiện một số chi tiết đặc thù của bảo hiểm nhân thọ như: ngày bắt đầu có hiệu lực (của hợp đồng bảo hiểm), số hợp đồng bảo hiểm, tên và mã số của người đại lý…
+ Tiền tệ:
Phiếu thu phí bảo hiểm đầu tiên (hay còn được gọi là biên nhận tạm đầu
tiên): phiếu thu này được thiết kế riêng cho việc thu phí bảo hiểm năm đầu
tiên của khách hàng với nội dung gồm: số hợp đồng bảo hiểm, họ tên khách hàng mua bảo hiểm, phương thức thanh toán, số tiền (viết bằng chữ và số), họ tên và mã số của đại lý. Ngoài ra điểm đặc biệt của phiếu thu này là ngày giờ thanh toán và ngày hết hạn của phiếu thu, đây là điều kiện để công ty xem xét việc đóng phí của khách hàng có hợp lệ hay không.
Phiếu thu phí bảo hiểm tái tục (hay gọi là biên nhận tạm tái tục): ngoài
những chỉ tiêu được thể hiện giống như phiếu thu phí bảo hiểm đầu tiên, phiếu thu phí bảo hiểm tái tục còn bổ sung thêm hai chỉ tiêu là thanh toán cho kỳ phí ngày nào và thanh toán cho khoản tiền nào…. Việc bổ sung thêm
hai chỉ tiêu này giúp cho công ty có thể xác định được số tiền khách hàng nộp cho mục đích gì và cho khoảng thời gian nào của hợp đồng.
Phiếu thu: được in bằng hai thứ tiếng Việt – Anh và được sử dụng để thu
các khoản thu khác ngoài phí bảo hiểm. Nội dung của phiếu thu bao gồm: tên người nộp tiền, số tiền (viết bằng chữ và bằng số), nội dung của khoản thu và các tài khoản phản ánh khoản thu đó, phòng ban có liên quan đến khoản thu này…
Phiếu thanh toán: cũng giống như phiếu thu, phiếu thanh toán cũng được in
bằng hai thứ tiếng và nội dung phản ánh các chi tiết liên quan đến số tiền thanh toán. Khác với phiếu thu, phiếu thanh toán có bổ sung thêm các chi tiết về ngày nhận tiền, tên và số CMND của người nhận tiền trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc.
Báo cáo chi phí công tác: báo cáo này được sử dụng để kiểm tra và thanh
toán tiền công tác phí cho nhân viên trong trường hợp đi công tác ở tỉnh, thành phố khác.
(Xin xem mẫu chứng từ kế toán đặc thù của công ty AIA Việt Nam ở phụ lục 1)
Về mặt sổ sách, công ty đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ, tất cả các số liệu kế toán được quản lý bằng phần mềm kế toán Sun System (đã đăng ký với Bộ tài chính). Báo cáo kế toán được in ra từ phần mềm này, do đó công ty không có sổ quỹ còn các sổ thẻ chi tiết khác hoàn toàn giống với biểu mẫu chuẩn của hệ thống kế toán Việt Nam và được in vào cuối niên độ kế toán.