V. Sổ sách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
3. Hình thức sổ kế toán Chứngtừ ghi sổ
Đặc điểm cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm có:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kế toán trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các lại sổ: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ
Đặc điểm cơ bản: Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ là Nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên Nhật ký chứng từ. Không cần lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở dòng “Cộng cuối kỳ” của Nhật ký chứng từ
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một trình tự ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; sổ Cái; sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ: Theo hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ, chi phí sản xuất theo phân xởng đợc tập hợp ở bảng kê số 4 rồi cuối tháng số liệu tổng hợp sẽ đợc chuyển về Nhật ký chứng từ số 7.
Chơng II
Tình hình thực tế về tổ chức công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành ở công ty vật liệu xây
dựng cầu ngà
I. Đặc điểm chung của Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
Tên Công ty: Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà là một doanh nghiệp nhà nớc thuộc Sở Xây dựng tỉnh Bắc Ninh quản lý. Công ty đợc thành lập theo QĐ 989/CT-UB ngày 18/10/1995 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Bắc.
Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà là một đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh về vật liệu xây dựng có đủ t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, đợc mở tài khoản tiền gửi và tiền vay tại ngân hàng; đợc sử dụng con dấu riêng theo qui định của pháp luật.
Công ty nằm trên địa bàn xã Phơng Liễu, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh. Công ty bắt đầu đi vào sản xuất kinh doanh từ tháng 8 năm 1996 đến nay. Công suất ban đầu của dây chuyền sản xuất gạch các loại của công ty là 20 triệu viên/ năm. Đợc sự giúp đỡ của các cơ quan quản lý cấp trên, quí III năm 2001 công ty đã mạnh dạn đầu t lắp đặt thêm 1 dây chuyền sản xuất gạch Block với công suất 1,8 triệu viên/năm.
Hiện nay công ty đã tạo công ăn việc làm cho gần 300 lao động trong tỉnh.
Để thấy rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta xem xét một số vấn đề sau:
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà Cầu Ngà
2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu bằng vốn vay và vốn đầu t (trong đó Tài sản cố định chiếm 83% tổng số vốn)
- Vốn đầu t: 11.5 tỉ
- Vốn lu động cần thiết để sản xuất 20triệu viên gạch/năm: 2.5 tỉ
Số vốn hoạt động trên đơn vị chủ yếu vay với lãi suất u đãi 1.1%/tháng. Trong điều kiện đó, quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị ban đầu gặp rất nhiều khó khăn, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thấp. Tuy nhiên bằng nội lực của mình và những nỗ lực và phấn đấu của toàn thể công ty tìm biện pháp khắc phục khó khăn đến năm 2000 doanh nghiệp đã bứt khỏi sự khó khăn và sản xuất kinh doanh đã có lợi nhuận.
Sơ đồ cơ cấu hệ thống sản xuất của công ty:
* Công tác tổ chức hệ thống cụ thể nh sau:
Công ty gồm có: Một phân xởng sản xuất chính và một phân xởng sản xuất phụ, có các tổ sản xuất. Hầu hết các bộ phận làm việc 2 ca, tuy nhiên có một số bộ phận làm 3 ca, một ngày thay ca nhau làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, chủ nhật thay ca nhau nghỉ luân phiên.
Công ty Bộ phận sản xuấtchính Bộ phận sản xuất phụ Tổ SX Tổ
* Công ty sản xuất một số loại sản phẩm chính sau:
Stt Tên loại sản phẩm Quy cách Độ rỗng (%) I Gạch nung 1 Gạch xây 2 lỗ rỗng 220 x 105 x 160 ≥ 30% 2 Gạch xây 3 lỗ rỗng 220 x 70 x 220 ≥ 40% 3 Gạch chống nóng 4 lỗ rỗng 220 x 115 x 60 ≥ 35 4 Gạch chống nóng 6 lỗ rỗng 220 x 105 x 105 ≥ 30% 5 Gạch đặc 220 x 105 x 160 6 Gạch nem tách 200 x 200 x 40 ≥ 50% 7 Gạch lá dừa đơn 200 x 200 x 20 8 Gạch lá dừa kép 200 x 200 x 30 9 Gạch mắt na 200 x 200 x 40 II Gạch Block 1 Gạch block hình Sin 220 x 105 x 60 2 Gạch block tay vợt 220 x 105 x 60 * Vật t chủ yếu để sản xuất gạch:
Stt Tên vật t Đơn vị Định mức/ 1000viên
1 Đất sét tuyển chọn M3 1,4
Sơ đồ dây chuyền công nghệ sản xuất gạch nh sau:
Bãi chứa nguyên vật liệu
Tới nớc ngâm ủ phong hoá tự nhiên Máy cấp liệu thùng
Pha than Băng tải số 1
Máy cán răng Băng tải số 2 Máy cán thô Băng tải số 3 Máy cán mịn Băng tải số 4 Máy nhào 2 trục
Máy đùn liên hợp có hút chân không Băng tải đa ra nhà kính
Máy cắt tự động xe vận chuyển bánh hơi Nhà phơi chứa gạch mộc
Xếp vào xe goòng, xe phà Lò sấy, nung tuy nel Bãi thành phẩm
2.2. Thị trờng tiêu thụ của công ty
Thị trờng chủ yếu của công ty là tỉnh Bắc Ninh - một tỉnh nhỏ mới đợc tách ra từ tỉnh Hà Bắc cũ năm 1997. Bắc Ninh đang trên đà phát triển lại đợc
đầu t nhiều nên tốc độ xây dựng của tỉnh nhanh và mạnh. Nhiều công trình đợc xây dựng nên nhu cầu về vật liệu xây dựng trong đó có gạch là rất lớn.
Tuy nhiên trong những năm đầu đi vào hoạt động, việc sản xuất kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn, sản phẩm mới đợc đa ra thị trờng cha đủ sức cạnh tranh với các đơn vị cùng ngành có bề dày kinh nghiệm nh Nhà máy gạch Bích Sơn, Nhà máy Tân Xuyên, Nhà máy gạch Hồng Thái ...
Để cân đối giữa sản xuất với sản lợng là 20triệu viên/ năm và lợng hàng phải tiêu thụ, ban lãnh đạo công ty đã đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để có thể tiêu thụ hết sản lợng đó, không để tồn đọng sản phẩm. Đây là một bài toán khó. Để giải đợc bài toán này ban lãnh đạo công ty đã đề ra chiến lợc kinh doanh nh sau:
- Đa dạng hoá mặt hàng, chủng loại sản phẩm
- Tạo ra những mẫu mã mới thờng xuyên để đáp ứng đợc các
nhu cầu đa dạng của thị trờng
- Nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng đợc đòi hỏi ngày
càng cao của khách hàng.
- Hạ giá thành sản phẩm
Tôn chỉ của công ty là luôn giữ chữ tín, luôn luôn quan tâm chú trọng đến khách hàng, tạo mọi điều kiện thuận lợi trong công tác mua hàng, giao dịch với khách hàng niềm nở, hoà nhã; phục vụ khách hàng chu đáo, luôn thực hiện khẩu hiệu “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.
Bằng những chính sách trên, những năm gần đây công ty đã bắt đầu khẳng định vị trí của mình trên thị trờng và chiếm một thị phần đáng kể. Không những thế công ty còn nhận thấy Hà Nội là một địa bàn lớn, một thị trờng tiềm năng đối với sản phẩm của công ty. Qủa đúng vậy trong năm 2001 thị trờng Hà Nội đã tiêu thụ đợc hàng triệu viên gạch các loại giải quyết hết số tồn đọng của những năm trớc còn lại. Nh vậy công ty đã khẳng định đợc hớng đi đúng đắn của mình về khâu tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra công ty cũng đã mạnh dạn mở thị trờng ra các tỉnh khác nh: Hà Tây, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hải Dơng,...
2.3. Một số chỉ tiêu đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2000, 2001, 2002): (Biểu số 01) gần đây (2000, 2001, 2002): (Biểu số 01)
Các chỉ tiêu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong những năm gần đây cho thấy hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ngày càng cao hơn, lợi nhuận cũng lớn hơn. Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận từ các chỉ tiêu vẫn còn thấp, tài sản cố định vẫn chiếm phần lớn trong tổng tài sản, nợ phải trả so với tổng nguồn vốn cao do vậy khả năng thanh toán thấp. Các chỉ tiêu cũng cho thấy hoạt động của doanh nghiệp đang khởi sắc và trên đà phát triển mạnh
3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty Cầu Ngà là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập nên bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức khá hoàn chỉnh để phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Sau đây là sơ đồ về bộ máy quản lý tại công ty hiện nay:
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty vật liệu xây dựng cầu ngà
- Giám đốc: là ngời tổ chức điều hành lãnh đạo và chỉ đạo toàn công ty đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
- Phó giám đốc: có 2 phó giám đốc đợc uỷ quyền của giám đốc. Một phó giám đốc phụ trách trực tiếp về sản xuất, một phó giám đốc phụ trách trực tiếp kinh doanh
- Bộ phận sản xuất bao gồm:
+ Dây chuyền sản xuất có nhiệm vụ chính là sản xuất ra sản phẩm
Giám đốc
Phó Giám đốc
Sản Xuất Phó Giám đốcKinh Doanh
Phân Xưởng Cơ điện Phòng KT, Công nghệ Dây chuyền Sản xuất Phòng HC Tổng hợp Phòng Tài chính Kế toán Phòng Vật tư Phòng tiêu thụ
+ Phòng kĩ thuật phụ trách về mặt kĩ thuật, sửa chữa thay thế các máy móc, phụ tùng của dây chuyền sản xuất.
+ Phân xởng cơ điện chuyên phụ trách về điện, dầu ... để cung cấp cho bộ phận sản xuất nói riêng và toàn công ty nói chung.
- Bộ phận kinh doanh gồm:
+ Phòng tài chính - Kế toán: theo dõi tình hình tài chính của đơn vị, hạch toán và kiểm tra toàn bộ quá trình SXKD từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ và các khoản thanh toán, công nợ... đồng thời cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho giám đốc về tình hình SXKD của đơn vị.
+ Phòng tiêu thụ: có nhiệm vụ chính là nghiên cứu thị trờng, theo dõi, giám sát, kiểm tra, đề ra các mục tiêu tiêu thụ hàng hoá, đề ra các chính sách bán hàng.
+ Phòng vật t: có nhiệm vụ chính là quản lý, cung ứng vật t thiết bị cho toàn nhà máy.
- Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ quản lý nhân sự và quản lý chung các thiết bị trong văn phòng nh: máy tính, máy fax, điện thoại ...
Đây là sơ đồ theo kiểu trực tuyến chỉ huy. Giám đốc tập trung toàn bộ quyền lực dới quyền điều khiển của mình, kiểu tổ chức này phù hợp với doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ.
Ưu điểm của tổ chức này là mọi quyết định đều đợc thực hiện một cách nhanh chóng, sản xuất kinh doanh linh hoạt, phản ứng kịp thời với những biến động nhanh chóng của thị trờng.
Nhợc điểm: không tập trung đợc trí tuệ tập thể do vậy việc sản xuất kinh doanh dễ gặp rủi ro vì chủ yếu dạ vào quyết định chủ quan của ngời lãnh đạo.
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà Ngà
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty
Căn cứ vào quy mô SXKD và khối lợng nghiệp vụ kế toán của công ty, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung đứng đầu là kế toán trởng chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc. Mọi công tác kế toán nh khâu tập hợp số liệu, ghi sổ, tính toán, lập báo cáo, phân tích báo cáo và kiểm tra công tác kế toán đều tập trung ở phòng kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trởng: Là ngời đại diện của phòng giúp Giám đốc tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, quản lý, điều hành hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, giải quyết những vớng mắc trong từng khâu nghiệp vụ. Theo dõi, giám sát, đôn đốc, đối chiếu kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện công việc từng khâu, đảm bảo tiến độ hoàn thành kịp thời và chính xác. Phân tích hiệu quả SXKD, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành đúng tiến độ và thời hạn quy định và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về số liệu và các thông tin kế toán cung cấp.
- Kế toán kho vật t, tổng hợp: Theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho vật t; lập, vào sổ, thẻ chi tiết vật t hàng ngày để theo dõi kho hàng đợc chặt chẽ. Phân tích thống kê chi phí của từng loại vật t, phát sinh cho từng loại sản phẩm. Làm kế toán tổng hợp, tính chi tiết tiền lơng, phí SX, phí quản lý ... làm cơ sở tính giá thành sản phẩm và XD mức chi phí. Kế toán trưởng Kế toán khovật tư,tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho thành phẩm Thủ quỹ Thủ kho
- Kế toán thanh toán: Kiểm tra toàn bộ chứng từ thu chi đảm bảo hợp lý, hợp pháp trớc khi lập phiếu thu, chi, uỷ nhiệm chi. Lập báo cáo các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản vay. Lên kế hoạch thu chi (vay, trả các món nợ đến hạn và phát sinh...), theo dõi và quản lý vốn. Kế toán tài sản cố định, tính khấu hao TSCĐ; lập bảng kê báo cáo thuế đầu vào, đầu ra.
- Kế toán kho thành phẩm, công nợ, tiêu thụ, XDCB dở dang: Chịu trách nhiệm nhận, kiểm tra toàn bộ chứng từ bán hàng ra; kế toán doanh thu và tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, phân tích chi tiết từng loại hàng tiêu thụ trong tháng. Phản ánh giá bán của từng loại thành phẩm từng tháng, từng thời điểm. Theo dõi các hợp đồng mua, bán của khách hàng để giải quyết đôn đốc công nợ. Lập báo cáo công nợ. Kế toán XDCB dở dang của Công ty tài khoản 241.
- Thủ kho: Chịu trách nhiệm về việc nhập, xuất vật liệu vật t và thành phẩm đúng chủng loại, đủ số lợng đảm bảo chất lợng. Bảo quản kho đúng