quản vật liệu:
Việc mua sắm vật liệu đợc lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:
- Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình sửa chữa.
- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi phơng án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên lợng vật liệu đã đợc ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu t xây dựng.
- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị.
- Kế hoạch vốn.
- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nớc và tổng công ty điện lực Việt Nam.
Quản lý quá trình thu mua vật liệu:
Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối u.
Việc mua sắm vật liệu phải đợc thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lợc, sửa chữa thờng xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu t xây dựng đợc phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trờng trong và ngoài nớc, không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp....
- Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá đơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ, số lợng ít, giá trị dới 100 ngàn đồng thì có thể không có hóa đơn GTGT.
- Vật liệu mua lẻ, số lợng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật liệu của bộ phận sử dụng và đợc thủ trởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã đợc duyệt.
Các hợp đồng mua vật liệu sau khi đợc ký thì chuyển 01 bộ cho phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật t để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phơng tiện vận tải, kho
tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải đợc kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và đợc xuất kho theo quy định hiện hành.
Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật t có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với ngời bán về chất lợng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với ngời bán.
Bảo quản vật liệu:
Kho vật liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu đợc lu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lợng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là ngời chịu trách nhiệm về số vật liệu đợc giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho ngời và vật liệu.
- Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.
- Mỗi loại vật liệu đợc ở một vị trí, đợc đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.
- Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phơng tiện cứu hoả tại chỗ.
- Xây dựng đợc nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...
- Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ.