III) Tổ chức công tác kế toán tại Điện lực Ba Đình:
1) Bộ máy kế toán và kế toán phần hành:
Với chức năng là một bộ phận nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp, phòng kế toán tài chính Điện lực Ba Đình vừa là đơn vị tham mu và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Điện lực lại vừa hoạt động theo sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ của phòng kế toán tài chính Công ty điện lực thành phố Hà Nội.
Kế toán tr ởng : Đợc giám đốc công ty điện lực thành phố Hà Nội bổ nhiệm, đồng thời là kế toán tổng hợp, có trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công tác kế toán do nhân viên kế toán thực hiện; Tham gia với các bộ phận liên quan, lập quyết toán tài chính cho các công trình đợc duyệt quyết toán, tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế; Hàng kỳ tổng kết và báo cáo tài chính lên Công ty và giám đốc Điện lực. Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc Điện lực và giám đốc Công ty.
Kế toán tài sản cố định: Hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm tài sản cố định tại Điện lực trên cơ sở sổ thẻ kế toán chi tiết, lập bảng phân bổ khấu hao, định kỳ làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất. Tại Điện lực không sử dụng TK 212, 213.
Cuối mỗi tháng, quí, kế toán phải báo cáo theo các biểu sau: Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ.
Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ.
Kế toán tiền l ơng, BHXH:
Biểu tính lơng do phòng hành chính tổ chức lập, kế toán lơng kiểm tra tính chính xác của bảng lơng và thanh toán lơng cho CNV.
Căn cứ bảng lơng của các phòng ban, đội, tổ, kế toán lập bảng phân bổ tiền l- ơng, tính bảo hiểm xã hội, tiền thởng..., tập hợp chi phí tiền lơng và phân bổ cho từng hoạt động sản xuất kinh doanh. Bảo hiểm xã hội đợc tính theo qui định của nhà nớc. Từ bảng phân bổ số 1 ghi bảng kê số 5. Cuối tháng căn cứ bảng kê số 5 ghi vào nhật ký chứng từ số 7, từ đó ghi vào sổ cái tài khoản 334,338. Nhật ký chứng từ số 7 ghi có tài khoản 334, 338, 335, ...
Kế toán ngân hàng: Cập nhật số liệu thanh toán qua ngân hàng hàng ngày, hoàn tất các thủ tục thanh toán qua ngân hàng.
Tài khoản sử dụng cho phần hành kế toán này gồm:
- TK 11211: Ngân hàng chuyên chi (Dùng cho các hoạt động không phải kinh doanh điện)
- TK 11212: Ngân hàng chuyên thu (Tiền điện)
Các giấy báo có khách hàng thanh toán tiền điện đợc phôtô chuyển cho phòng kinh doanh theo dõi xoá nợ khách hàng. Định kỳ, kế toán ngân hàng tập hợp số thu tiền điện để chuyển về tài khoản công ty.
Kế toán căn cứ các giấy báo nợ, báo có vào bảng kê số 2 và NKCT số 2. Cuối tháng khóa sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các tài khoản liên quan và lấy tổng cộng của NKCT số 2 để ghi sổ cái; lấy số cộng ghi nợ TK112, ghi có các TK trên bảng kê số 2 vào sổ cái TK112, từ đó tính ra số tiền còn gửi tại ngân hàng chuyển sang tháng sau.
Kế toán vật t : Cập nhật hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn vật t, nguyên vật liệu; đối chiếu, kiểm tra sổ sách với thủ kho; Lập bảng phân bổ phục vụ cho kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành.
Vì sử dụng nhiều loại vật t, mật độ nhập xuất cao nên vật liệu tại Điện lực Ba Đình đợc hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Từ 01/01/2001 áp dụng thống nhất một phơng pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng trong toàn Công ty là lấy giá tồn đầu kỳ (phơng pháp bình quân đầu kỳ dự trữ)
Hạch toán vật liệu tổng hợp và các tài sản lu động khác thì theo đúng trình tự qui định của chế độ kế toán. Hiện nay, tại Điện lực Ba Đình, khâu kế toán tổng hợp vật liệu đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Kế toán công nợ: Với khách hàng mua điện thì dùng trớc, trả tiền sau. Công ty qui định công nợ khách hàng mua điện do phòng kinh doanh theo dõi. Phòng kế toán chỉ theo dõi công nợ khách hàng phát sinh từ sản xuất khác. Đặc điểm của sản xuất khác này là khách hàng trả tiền trớc, điện lực cung cấp sản phẩm và dịch vụ sau. Thông th- ờng khách hàng trả tiền trớc theo dự toán phòng kỹ thuật lập. Sau khi thi công các công trình hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng nếu khách hàng còn thừa tiền thì trả lại cho khách hàng.
Kế toán vào sổ chi tiết theo dõi công nợ của khách hàng theo từng hoạt động sản xuất khác (nh xây lắp điện, khảo sát thiết kế, lắp đặt công tơ, bao thầu...), cuối tháng vào bảng kê số 11 và sổ cái.
Kế toán công nợ còn theo dõi khoản phải trả ngời bán. Các khoản chi phí phát sinh hàng tháng nh tiền điện thoại, tiền nớc... điện lực thanh toán theo hình thức uỷ nhiệm thu; các khoản phải trả khác nh tiền mua vật liệu, đồ dùng, công cụ dụng cụ... thờng đợc thanh toán bằng séc. Các khoản phải thanh toán với ngời bán đợc theo dõi chi tiết, cuối tháng vào NKCT số 5 và sổ cái.
Kế toán doanh thu: Kế toán theo dõi số thu tiền điện, báo số liệu về Công ty. Tại Điện lực chỉ hạch toán doanh thu của sản xuất khác. Kế toán vào sổ chi tiết doanh thu của từng hoạt động sản xuất khác. Cuối tháng lên NKCT số 8 và vào sổ cái TK511.
Kế toán giá thành: Tại điện lực Ba Đình chỉ tính giá thành sản xuất khác. Giá thành tính theo phơng pháp trực tiếp. Kế toán tập hợp các yếu tố giá thành theo từng công trình, vào bảng tính giá thành. Cuối tháng vào nhật ký, bảng kê. Cuối tháng lập báo cáo tiêu thụ tổng hợp, tính lãi lỗ từng công trình.
Kế toán theo dõi thuế : Căn cứ vào các hóa đơn mua vào và hóa đơn bán ra, kế toán lập báo cáo "Thuế giá trị gia tăng" theo các mẫu:
Mẫu 01/GTGT: Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Mẫu 02/GTGT: Bản kê hóa đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. (Sản xuất khác) Mẫu 03/GTGT: Bản kê hóa đơn chứng từ dịch vụ mua vào. (Sản xuất khác)
Báo cáo thuế GTGT nộp về công ty chậm nhất ngày 8 hàng tháng để công ty nộp cục thuế Hà Nội ngày 10 hàng tháng.
Thủ quĩ: Quản lý tiền mặt tại Điện lực, trên cơ sở chứng từ thu, chi, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để thanh toán, cuối ngày vào sổ quĩ, tính ra số tiền tồn quĩ cuối ngày.
Kế toán quĩ: Trên cơ sở chứng từ thu, chi vào bảng kê số 1 và NKCT số 1. Từ số tổng cộng trên NKCT số 1 và bảng kê số 1 vào sổ cái tài khoản tiền mặt.
Kế toán tổng hợp: Phần hành kế toán tổng hợp do kế toán trởng thực hiện. Kế toán trởng kiểm tra độ chính xác của các số liệu trên các NKCT và các bảng kê do các kế toán viên tính toán bằng cách so sánh giữa các chỉ tiêu ở sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Trên cơ sở đó, kế toán trởng lên báo cáo tổng hợp, các báo cáo kế toán...
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện trong Sơ Đồ 19