Với chính sách quản lý TSCĐ chặt chẽ, có sự tham gia phối hợp theo dõi của nhiều phòng ban như vậy nên mặc dù số lượng TSCĐ của công ty rất lớn và rất đa dạng về chủng loại, lại hay có sự chuyển đổi vị trí sử dụng, nhiều khi là từ chi nhánh này đến chi nhánh khác, hoặc từ chi nhánh đến trụ sở chính hoặc ngược lại; tuy nhiên gần như không xảy ra sự mất mát hay hỏng hóc quá lớn đến mức phải huỷ (vì công ty có đội ngũ chuyên viên kỹ thuật lành nghề chịu trách nhiệm về chất lượng máy móc và luôn có sự bảo dưỡng định kỳ các máy móc này.
Mỗi TSCĐ được quản lý đồng thời bởi ba bộ phận, trên ba phương diện khác nhau là giá trị, tình trạng kỹ thuật và thực trạng sử dụng. Là một công ty lớn nên khối lượng công việc khá nhiều, vậy nên nhiều khi các bộ phận làm rất tốt trách nhiệm của mình, biết rất rõ hiện trạng của TSCĐ về phương diện mà mình quản lý nhưng lại thiếu sự trao đổi thông tin với các phòng ban khác, không quan tâm theo dõi tình trạng của TSCĐ trên những phương diện khác. Điển hình ví dụ như tại các xưởng sản xuất, các đốc công và nhân công biết rất rõ tài sản nào ở vị trí nào, hiện đang hoạt động như thế nào, nhưng không quan tâm đến tình trạng của thẻ gắn trên tài sản, hoặc
HM do giảm TSCĐ KH kỳ báo cáo TK 627 TK 211, 213 TK 214 TK 412 TK 642 TK 641 Điều chỉnh giảm HM Điều chỉnh tăng HM 42
giá trị, thời gian sử dụng hay mức khấu hao luỹ kế của TSCĐ đó, nhiều khi có sự thay đổi về nơi sử dụng TSCĐ nhưng không làm giấy chuyển vị trí ngay để kế toán được biết để có sự điều chỉnh về phân bổ khấu hao hoặc đã huỷ nhưng không thông báo cho kế toán TSCĐ biết; còn các kỹ sư thì hiểu rất rõ tình trạng kỹ thuật của máy móc nhưng lại không thông hiểu về thực tế sử dụng như những người dưới xưởng cũng như không quan tâm nhiều về mặt giá trị của TSCĐ đó; đối với kế toán TSCĐ cũng vậy, vì số lượng các TSCĐ là rất nhiều nên đôi khi không thể nắm được toàn bộ tình hình tài sản cố định tại các xưởng và cũng không thể thường xuyên liên lạc với các xưởng để thu nhận thông tin và đốc thúc những người chịu trách nhiệm dưới xưởng. Đối với các thiết bị sử dụng trên văn phòng, hệ thống công nghệ thông tin và các phần mềm máy tính cũng vậy, chúng chịu sử quản lý của người trực tiếp sử dụng, phòng hệ thống và kế toán TSCĐ. Tình trạng trên cũng có lúc xảy ra, vì thường hay có sự thay đổi về người sử dụng khi nhân sự có sự thay đổi hoặc có sự nâng cấp thiết bị, thay thế thiết bị.
Việc thiếu sự trao đổi thông tin thường xuyên và sự quan tâm đến những mảng khác của TSCĐ như vậy đã gây khó khăn và mất nhiều thời gian cho công tác kiểm kê giữa và cuối kỳ kế toán cũng như việc điều chỉnh, sửa chữa cho đúng các quy định đã đặt ra; đồng thời điều này còn làm sai lệch các thông tin kế toán được cung cấp, ví dụ như trong trường hợp chuyển nơi sử dụng tài sản từ nơi này sang nơi khác, nhất là khi chuyển từ bộ phận sản xuất lên văn phòng.
Như vậy, tuy có sự quy định rõ ràng về trách nhiệm của các bộ phận tham gia quản lý TSCĐ nhưng các bộ phận vẫn có tư tưởng coi việc trao đổi thông tin thường xuyên không phải là một phần công việc của mình, nhiều khi chưa ý thức được tầm quan trọng của hoạt động này. Do vậy, cần có những chế tài cụ thể liên quan quan đến trách nhiệm của mọi phòng ban để mọi người có ý thức hoàn thành nhiệm vụ của mình, để đảm bảo cho các thông tin kế toán về TSCĐ và những chi phí khấu hao và phân bổ hàng năm được cung cấp đúng đắn và chính xác nhất.
PHẦN III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ:
3.1. Đánh giá thực trạng: 3.1.1. Ưu điểm:
Công ty Toyota Việt Nam là một công ty nằm trong hệ thống tập đoàn Toyota Nhật Bản. Vì vậy đặc điểm hoạt động của hệ thống kế toán của công ty là sự tích lũy kinh nghiêm cả một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh lâu đời, với quy mô hoạt động trên toàn thế giới. Do vậy, ở Toyota ngoài việc tuân thủ chặt chẽ những quy định như trong chuẩn mực và chế độ tính và trích khấu hao của Bộ Tài Chính còn có những ưu điểm khác như:
Thứ nhất, Công ty Toyota Việt Nam có số lượng TSCĐ rất lớn, đa dạng về chủng loại và thường có giá trị lớn, vậy nên công tác quản lý TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn. Không những thế, điều kiện sử dụng của các TSCĐ lại trong môi trường không tốt, bụi bặm, dầu mỡ, hay phải di chuyển nên việc gắn thẻ, duy trì tài sản trong tình trạng tốt thường khó thực hiện. Vì vậy, công ty đã sử dụng một chính sách quản lý TSCĐ rất chặt chẽ, với sự phối hợp quản lý của ba bộ phận khác nhau liên quan trực tiếp đến TSCĐ: nơi sử dụng TSCĐ, bộ phận kỹ thuật, phòng kế toán.
Đối với phòng kế toán nói riêng, các TSCĐ được gắn cho một thẻ tài sản và theo dõi tăng giảm theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ. Để thực hiện được công tác đó, luôn có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận trực tiếp liên quan đến việc quản lý tài sản. Điều này giúp cho các thông tin kế toán về TSCĐ tại công ty luôn đảm bảo kịp thời, chính xác, phản ánh đúng nội dung các khoản chi phí khấu hao trích hàng tháng Thứ 2, Hệ thống phần mềm kế toán của công ty tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng. Nó cho phép khai báo TSCĐ theo nhiều tiêu thức để quản lý chặt chẽ hơn, giúp điều chỉnh giá trị khấu hao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất. Chi phí khấu hao tài sản được khai báo để phân bổ cho từng bộ phận văn phòng, phân xưởng, công trình, sản phẩm.
Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng. Sự hỗ trợ của phần mềm kế toán đã có tác dụng to lớn giúp công việc của kế toán TSCĐ được giảm bớt đi nhiều, đồng thời tăng tính chính xác của các con số kế toán.
Như vậy, với phương pháp hạch toán TSCĐ như tại công ty Toyota, công tác quản lý TSCĐ đã trở nên hiệu quả hơn nhiều. Đặc biệt, việc hệ thống phần mềm kế toán
cho phép quản lý theo nhiều chiều thông tin đã giúp cho việc tính phân bổ hàng tháng được chính xác và hiệu quả hơn.
3.1.2: Hạn chế và nguyên nhân:
Công ty Toyota Việt Nam có sử dụng nhiều TSCĐ đặc chủng, phục vụ riêng cho các mẫu xe nên công ty thường không có chủ trương bán thanh lý TSCĐ, vì thế khi tính giá trị TSCĐ để tính khấu hao, công ty không tính đến giá trị thanh lý thu hồi. Trên thực tế, công ty vẫn có những trường hợp bán thanh lý hoặc tái sử dụng, đồng thời nếu đem huỷ thì cũng phát sinh chi phí huỷ TSCĐ, vì thế việc tính giá trị ban đầu để khấu hao không hề xét đến các khoản thu và chi đó là không hợp lý.
Ngoài ra, đối với việc tính khấu hao TSCĐ vô hình, công ty vẫn sử dụng phương pháp đường thẳng là không hợp lý, vì TSCĐ vô hình thường khấu hao nhanh hơn những loại Tài sản khác. Thực tế công ty vẫn sử dụng phương pháp khấu hao này vì cho đến nay, giá tri TSCĐ vô hình của công ty (như phần mềm máy tính…) vẫn rất còn rất cao, nếu so với những phần mềm khác trên thị trường Việt Nam hiện nay. Về việc quản lý TSCĐ đã khấu hao hết về nguyên giá (sau hơn 10 năm hoạt động), thì trên thực tế hiện nay công ty vẫn còn sử dụng chiếm tới 55 – 60% trong tổng số TSCĐ (tính theo nguyên giá) và xu hướng tỷ trọng đó càng lúc càng lớn. Thực tế này cho thấy phương pháp tính khấu hao được sử dụng và việc tổ chức công tác kế toán để xác định khấu hao là chưa phù hợp. Điều này làm cho mức chi phí về khấu hao hàng năm sẽ giảm dần, điều không hợp lý này dẫn tới cơ cấu chi phí và giá thành sẽ thay đổi gây khó khăn lớn cho việc phân tích hoạt động kinh tế, bởi vì khi tính các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất có liên quan đến TSCĐ như: số vòng quay của TSCĐ, tỷ suất lợi nhuận tính trên tổng Tài sản… sẽ không được chính xác, ý nghĩa của các số liệu phân tích được sẽ bị giảm đi phần nào ý nghĩa kinh tế của chúng.
Cuối cùng, về việc phân bổ khấu hao TSCĐ, hầu hết các TSCĐ của công ty đều được phân bổ vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý, rất ít các TSCĐ được phân bổ vào chi phí bán hàng. Vì công ty coi các hoạt động tại bộ phận Marketing là một bộ phận mang tính chất quản lý, và các TSCĐ phục vụ cho dịch vụ sửa chữa sau bán hàng cũng được phân bổ vào chi phí quản lý – vì dịch vụ sửa chữa của công ty không chỉ là một hoạt động sau bán hàng mà còn là một sản phẩm dịch vụ. Sở dĩ công ty vẫn tiến hành hạch toán như vậy là vì về bản chất cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý đều là chi phí thời kỳ, nếu không có một sự xác định rõ ràng TSCĐ đó dùng để phục
vụ loại hoạt động gì thì hạch toán tất cả chi phí vào một loại để công tác kế toán được đơn giản. Tuy nhiên, việc hạch toán như thế sẽ khiến cho việc phân tích các chỉ số chi phí phát sinh cho từng loại hoạt động không còn chính xác. Vì vậy cần thiết có một sự phân bổ hợp lý hơn về chi phí để những nhà quản lý theo dõi được các khoản chi phí kinh tế phát sinh cho từng hoạt động.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán:
Tuy hiện nay việc hạch toán TSCĐ như vậy vẫn chưa gây ảnh hưởng sai lệch gì đến những báo cáo tài chính của công ty, nhưng trong tương lai, với tốc độ phát triển kinh tế như hiện nay, trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập WTO công ty cần có những giải pháp để thay đổi, cải tiến phương pháp hạch toán và công tác quản lý TSCĐ đang sử dụng hiện nay để có thể đưa ra những phân tích chi phí hợp lý, phản ánh đúng bản chất của tình hình hoạt động kinh doanh của công ty; từ đó có những nhận định sai lệch về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, và có thể dẫn đến đưa ra những quyết định kinh tế sai lầm.
3.3. Nội dung hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam:
Để hoạt động kế toán TSCĐ hoạt động có hiệu quả hơn, và đưa ra được những thông tin kế toán chính xác, phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; chế độ kế toán của công ty có thể được hoàn thiện theo những hướng như sau:
Thứ nhất, khi xác định giá trị TSCĐ để tính khấu hao, cần tính đến các khoản thu thanh lý (nếu có) cũng như chi phí thanh lý, hủy TSCĐ nhằm xác định được một giá trị hợp lý để mức trích khấu hao hàng kỳ một cách chính xác.
Thứ hai, khi xác định thời gian sử dụng của TSCĐ, ta cần chú ý điều chỉnh, kéo dài năm sử dụng TSCĐ dựa trên kinh nghiệm sử dụng những TSCĐ trước đó, cũng như dựa trên những thẩm định đáng tin cậy về tuổi thọ tài sản; tránh việc tạo ra những thông tin tài chính kế toán không đáng tin cậy
Thứ 3, về TSCĐ vô hình, đây là loại hình TSCĐ đặc biệt, rất khó xác định chính xác thời gian sử dụng và giá trị của các TSCĐ này. Vì vậy kế toán cần dựa trên những cơ sở đáng tin cậy như những phân tích chuyên môn về chất lượng cũng như tuổi thọ tài sản, sự so sánh với các tài sản cố định vô hình tương đương trên thị trường để đưa ra được một tỷ lệ khấu hao hợp lý. Nếu cần thiết công ty nên xin phép Bộ Tài chính
sử dụng phương pháp khấu hao nhanh để kịp thời ghi nhận các khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ.
Cuối cùng, để thiết lập được một hệ thống thông tin kế toán chính xác, kế toán TSCĐ nên xác định rõ TSCĐ đó sử dụng cho loại hoạt động nào, nếu sử dụng cho hai loại hoạt động đồng thời thì nên phân bổ khoản trích khấu hao đó theo tỷ lệ phần trăm cho mỗi loại hoạt động.
3.4. Giải pháp tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ:
Bên cạnh việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, công ty cũng cần chú ý tiến hành thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ. TSCĐ có được quản lý chặt chẽ thì việc hạch toán TSCĐ mới có thể chính xác và kịp thời, phản ánh được đúng thực tế sản xuất kinh doanh của công ty.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, các nhà lãnh đạo cần đưa ra những chính sách quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của các bên có liên quan khi phát sinh các biến động về TSCĐ; đồng thời kèm theo đó là những chế tài cụ thể để các cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra, việc trong công tác kế toán TSCĐ cũng có thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ bằng cách quản lý các chứng từ liên quan đến TSCĐ một cách khoa học, cũng như việc quy định các thủ tục và quy tắc liên quan đến thẻ TSCĐ một cách rõ ràng, dễ hiểu.
3.5. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện:
Trên thực tế, việc thực hiện được các giải pháp trên gặp rất nhiều khó khăn. Bởi vì số lượng công việc tại công ty Toyota Việt nam là rất nhiều. Mọi người luôn bận rộn nên yêu cầu các cá nhân và nhân viên phải làm nhiều công tác không liên quan đến công việc chính của họ sẽ khiến họ sao lãng công việc chính. Vì vậy, trước khi muốn hoàn thiện chính sách quản lý, công ty phải đảm bảo không khiến các nhân viên ôm đồm quá nhiều các việc không liên quan đến chuyên môn của họ, nếu có thể, công ty nên tuyển thêm nhân sự để chia sẻ bớt công việc. Sự bận rộn quá mức nhiều khi cũng dẫn đến làm việc không hiệu quả. Đồng thời khi đưa ra các chính sách quản lý, các nhà lãnh đạo phải cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc thực thi những chính sách đó.
Đối với công tác kế toán, vì số lượng các TSCĐ là rất lớn nên việc hạch toán có xu hướng đơn giản hoá các bước thực hiện, tiến hành hạch toán như nhau đối với những TSCĐ tương tự nhau. Vì vậy việc yêu cầu hạch toán chi tiết đối với từng TSCĐ là rất khó khăn, gần như là không thể. Chỉ có đối với các TSCĐ mới đầu tư mua về, kế toán chú ý quy định các thông số cho máy tính sao cho hợp lý, phân bổ khấu hao sao cho đúng với bản chất hoạt động của chúng. Ngoài ra cần hạn chế tối đa những điều chỉnh đối với cá biệt từng khoản mục, vì điều đó sẽ tăng khối lượng công việc của kế toán lên rất nhiều.
Về việc thực hiện tính khấu hao TSCĐ vô hình theo phương pháp khấu hao nhanh sẽ khó thực hiện vì công thức tính khấu hao đã được thiết lập trong hệ thống đối với mọi TSCĐ, nếu tiến hành thay đổi phương pháp khấu hao thì việc điều chính sẽ khá phức tạp, đồng thờì phải thiết lập lại các thông số, công thức…Ngoài ra vì đây là