III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật t vận tải
3.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty
* Giám đốc: Là ngời đứng đầu bộ máy quản lý, đại diện cho công ty,
chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật, là ngời điều hành cao nhất trong công ty, chỉ đạo trực tiếp xuống các đơnvị trực thuộc trong công ty. Giám đốc là ngời đại diện cho công ty trong quan hệ giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế, có quyền tổ chức bộ máy công ty, tuyển chọn lao động, trả lơng, thởng theo kết quả hoạt động kinh doanh.
Giám đốc Phó giám đốc (Phụ trách xây dựng cơ bản) Phó giám đốc (Phụ trách kinh doanh) Phòng tổ chức lao động tiền lơng Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng điều độ Văn phòng thanh Ban tra Phòng kinh doanh vận tải Phòng kinh doanh xi măng Phòng kinh doanh phụ gia
* Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Là ngời trực tiếp tham mu cho
giám đốc, phụ tách việc lên phơng án kế hoạch và điều hành các hoạt động kinh doanh theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Là ngời trực tiếp giúp việc cho
giám đốc những vấn đề liên quan đến kỹ thuật, công tác kỹ thuật xây dựng cơ bản, sửa chữa và phụ trách các nghiệp vụ chuyên môn, ký kết các hợp đồng kinh tế thuộc giám đốc phân công uỷ quyền.
* Phòng kế hoạch : Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng các dự
án đầu t xây dựng cơ bản sửa chữa lớn tài sản cố định, tổ chức theo dõi đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch đề ra, chịu trách nhiệm tổng hợp các hoạt động kinh doanh, quyết toán vật t, quyết toán xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định của công ty.
* Phòng kinh doanh phụ gia : Là các mặt hàng kinh doanh phục vụ cho
nhà máy sản xuất xi măng, chủ động khai thác nguồn hàng, lên phơng án và cân đối hiệu quả kinh doanh tham mu cho giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế vận tải, mua và bán phụ gia, trực tiếp quản lý hợp đồng kinh tế vận tải theo sự uỷ quyền của giám đốc.
* Văn phòng công ty : Văn phòng công ty có trách nhiệm đảm bảo công
việc hành chính hậu cần, an ninh trong cơ quan, lu trữ văn th, chăm lo đời sống ngời lao động và quản lý tài sản của công ty.
* Ban thanh tra : Ban thanh tra chịu trách nhiệm về thanh tra, kiểm tra
theo quy định của nhà nớc và giám đốc công ty, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kiểm tra thực hiện đúng thoả ớc trong hợp đồng lao động của công ty.
* Phòng tổ chức lao động tiền lơng : Phòng tổ chức lao động tiền lơng
có nhiệm vụ xây dựng quy hoạch cán bộ, tổ chức bộ máy công tác lao động, công tác tiếp nhận, đào tạo, sa thải, điều động cán bộ, lập kế hoạch tiền lơng, tiền thởng theo từng kỳ quản lý công tác nhân sự và an toàn lao động.
* Phòng kế toán thống kê tài chính : Phòng kế toán thống kê tài chính
chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác tài chính thống kê của đơn vị. Công tác kế toán, công tác lập báo cáo quyết toán của công ty và đơn vị trực thuộc, xay dựng cơ chế quản lý tài chính, lập và luân chuyển chứng từ, hoá đơn bán hàng. Tổ chức khai thác mọi nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
* Phòng kinh doanh vận tải : Phòng kinh doanh vận tải chủ động tìm
bạn hàng và nguồn hàng trực tiếp ký kết các đồng kinh tế về vận tải các đối t- ợng có nhu cầu. Chịu trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch phơng án kinh doanh vận tải, trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh đề ra.
* Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm theo dõi quản lý về
kỹ thuật, quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị, cải tiến kỹ thuật.
* Phòng điều độ : Phòng điều độ có trách nhiệm tổng hợp số liệu sản
xuất kinh doanh hàng ngày để báo cáo trong cuộc họp giao ban các buổi sáng và truyền đạt những ý kiến hàng ngày của giám đốc công ty xuống các đơn vị trong công ty để triển khai thực hiện kế hoạch đợc giao.
* Các chi nhánh trực thuộc công ty : Các chi nhánh trực thuộc công ty
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình và chịu quản lý về nghiệp vụ các phòng ban chức năng của công ty. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, mỗi chi nhánh thực hiện theo đúng nhiệm vụ chức năng của mình. Ngoài ra các chi nhánh còn có thể trực tiếp ký kết thực hiện các hợp đồng kinh tế.
3.2. đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
3.2.1. đặc điểm về công tác kế toán của công ty.
tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một khâu quan trọng đối với phó giám đốc và kế toán trởng.
Công ty Vật t vận tải xi măng là một đơn vị kinh doanh thơng mại và dịch vụ ới các chi nhánh nằm rải rác trên các địa bàn với quy mô và tính chất khác nhau. Do vậy, Công ty tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của công ty. đây là hình thức kết hợp hình thức tập trung với hình thức phân tán, có tổ chức phòng kế toán của đơn vị chính và các bộ phận kế toán của đơn vị trực thuộc.
Bộ phận kế toán trực thuộc có phần nào giống với hình thức tổ chức phân tán, chỉ có điều bộ phận kế toán trực thuộc có nhiệm vụ rộng hơn thực hiện từ khâu lập chứng từ xử lý thông tin và lập báo kế toán theo đúng quy định
và gửi về phòng kế toán của công ty để tổng hợp quyết toán chung cho toàn công ty.
* đ
ối với công tác hạch toán của các chi nhánh.
hiện nay Công ty Vật t vận tải xi măng có 11 chi nhánh trong đó có chi nhánh Phả Lại hạch toán phụ thuộc còn các chi nhánh khác hạch toán báo cáo sổ.
đối với chi nhánh hạch toán báo cáo sổ: Kế toán các chi nhánh đợc
quyền lập ra các chứng từ ban đầu nh: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng… Và cuối kỳ tập hợp toàn bộ chứng từ có liên quan và gửi về phòng kế toán công ty để phân loại. Hạch toán và ghi sổ kế toán có liên quan, chi nhánh không đợc lu chứng từ và hạch toán kế toán.
đối với các chi nhánh hạch toán phụ thuộc: kế toán ở các chi nhánh này đợc quyền lập các chứng từ nh : phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng…
đợc phép lu chứng từ và hạch toán vào sổ có liên quan theo quy định, cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm phải lập báo cáo kế toán theo quy định và gửi về phòng kế toán của công ty.
* đ
ối với công tác hạch toán tại văn phòng công ty gồm có hai phần việc sau :
phần thứ nhất : trực tiếp hạch toán toàn bộ phần việc của các chi nhánh hạch toán báo cáo sổ và phần nhiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại văn phòng công ty, tổng hợp và lập báo cáo quyết toán tài chính cho những phần việc này.
phần thứ hai : tổng hợp và lập báo cáo quyết toán tài chính toàn công ty trên cơ sở báo cáo quyết toán đã lập ở phần việc thứ nhất và báo cáo quyết toán các chi nhánh phụ thuộc.
3.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Sơ đồ khái quát bộ máy kế toán của công ty
* Bộ máy kế toán của công ty gồm 13 ngời, mỗi nhân viên chịu trách
nhiệm về công việc cụ thể.
* Kế toán trởng: kế toán trởng chịu trách nhiệm giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê của công ty. Tổ chức công tác hớng dẫn hạch toán kế toán, lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị phụ thuộc. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế theo định kỳ sáu tháng một năm theo sự chỉ đạo của giám đốc công ty. Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính nộp ngân sách hàng tháng, xây dựng các quy định quản lý tài chính, lập và luân chuyển chứng từ quản lý hoá đơn bán hàng Chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản theo quy… định của nhà nớc. Quản lý chi tiêu hàng ngày, trực tiếp ký chứng từ, thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các chứng khác có liên quan.
Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán các chi nhánh Kế toán mua hàng Kế toán thanh toán tiền chi phí vận chuyển Kế toán quản lý các chi nhánh đầu ra Kế toán quản lý các chi nhánh đầu vào Kế toán TSCĐ và xây dựng cơ bản Kế toán tiền mặt và tiền gửi Thủ quỹ
* Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ kiểm tra công tác hạch toán và toàn bộ phiếu hạch toán của các cán bộ, bộ phận kế toán có liên quan trớc khi vào số liệu trên máy vi tính. đôn đốc các phần hành thực hiện các công việc để đảm bảo tiến độ tổng hợp và lập báo cáo kế toán theo quy định. Tham gia kiểm tra thanh tra việc thực hiện công tác ghi chép, công tác kế toán tại các đơn vị cơ sở. Lập báo cáo nhanh một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu của công ty vào thứ sáu hàng tuần cho ban giám đốc tiến hành xử lý các vấn đề có liên quan.
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : theo dõi chi tiết, phản ánh tổng hợp tình hình Xuất – Nhập – Tồn của từng loại vật t, công cụ lao động phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của toàn bộ công ty.
* Kế toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ và quỹ xí nghiệp: theo dõi tính toán lập các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, theo dõi các nguồn lơng và thực hiện phân bổ tiền lơng vào các yếu tố chi phí trong từng tháng, tham gia vào việc chia tiền lơng, chia tiền thởng trong văn phòng công ty, quản lý chi tiêu các quỹ xí nghiệp theo từng quy định của công ty.
* Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản sửa chữa lớn tài sản cố định:
theo dõi toàn bộ tài sản cố định, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, sửa chữa thờng xuyên, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp các chứng từ chi tiêu trong xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn.
* Kế toán tiền gửi ngân hàng : kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp các chứng từ chi tiêu bằng tiền gửi ngân hàng trớc khi làm thủ tục thanh toán. lu trữ chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng theo đúng chế độ quy định. Kiểm tra đối chiếu thờng xuyên sổ kế toán công ty với sổ phụ của ngân hàng theo đúng chế độ Nhà nớc quy định, đôn đốc thu hồi các khoản nợ, khoản vay phải trả, phải thu công nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ đã phân công.
* Kế toán tiền mặt tạm ứng nội bộ : Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp các chứng từ chi tiêu bằng tiền mặt trớc khi làm thủ tục thanh toán. Lu trữ chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng chế độ của Nhà nớc, hàng tháng cùng với thủ quỹ tham gia kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng.
* Kế toán mua hàng : Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ hợp đồng kinh tế
với các khách hàng, bán hàng cho công ty. Theo dõi các khoản phải trả cho ng- ời bán, giá vốn hàng bán tài sản thừa, thiếu chờ xử lý. Định kỳ sáu tháng đối chiếu công nợ với từng khách hàng cho công ty. Lập báo cáo Xuất – Nhập –
Tồn kho hàng hoá, làm thủ tục thanh toán tiền hàng cho khách hàng bán hàng, trực tiếp kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào.
* Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ theo dõi các hợp đồng kinh tế của
khách hàng mua hàng của công ty, theo dõi các khoản phải thu của ngời mua, tổng hợp số liệu đối chiếu định kỳ hàng tháng theo quy định của công ty. Lập báo cáo bán hàng cho từng tháng, trực tiếp kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
* Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển bốc xếp : Có nhiệm vụ theo dõi
toàn bộ khách hàng vận tải, bốc xếp, thuê bảo vệ, thuê kho bãi của các mặt hàng thuộc phần công ty ký kết các hợp đồng kinh tế và thanh toán trực tiếp kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ thuê vận chuyển hàng hoá trớc khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. trực tiếp vào liệu trên máy vi tính của các phần đợc phân công. tổng hợp các cớc vận chuyển bốc xếp theo từng mặt hàng từng chuyến hàng trong từng tháng, trực tiếp kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào của lĩnh vực phân công phát sinh tại công ty.
* Kế toán quản lý chi tiêu tại các chi nhánh : Có nhiệm vụ theo dõi
quản lý, kiểm tra, thanh tra quyết toán toàn bộ tình hình chi tiêu tài chính của các chi nhánh trớc khi ghi sổ sách kế toán. hàng tháng phải đói chiếu với từng chi nhánh để xác định nguồn kinh phí đến cuối kỳ, trực tiếp vào sổ chi tiêu của các chi nhánh trên máy vi tính. Lu trữ toàn bộ hoá đơn chứng từ chi tiêu của các chi nhánh, trực tiếp kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào của các lĩnh vực đợc phân công phát sinh tại đoàn vận tải.
* Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày,
kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu trớc khi nhập xuất tiền mặt khỏi quỹ của công ty. Định kỳ, cuối tháng cùng với kế toán tiền mặt tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt theo đúng chế độ quy định.
3.2.3. Hình thức kế toán áp dụng của công ty.
Công ty Vật t vận tải xi măng đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Cụ thể:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đồng thời tiến hành phân loại các chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung. Những chứng từ liên quan đến đối tợng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào sổ các liên quan. Đồng thời căn cứ vào Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ của tài khoản. Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đợc mở riêng một sổ Cái.
Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ Cái, kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra theo dõi số phát sinh, số d tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán.
Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Vật t vận tải xi măng
Chú thích :
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Với hình thức sổ Nhật ký chung này, nhiều năm qua đã phát huy đợc hiệu quả trong công tác kế toán của công ty và tỏ ra phù hợp đặc điểm kinh doanh của công ty. Hình thức này đã áp dụng giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh, rút ngắn thời gian hoàn thành báo cáo quyết toán và cung cấp số liệu cho quản lý. Đồng thời hình thức này cho phép công ty đa tin học vào công