III. Đặc điểm một số phần hành kế toán tại công ty
2. Kế toán NVL, công cụ dụng cụ
2.2. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu về vật tư tại các công trình, đơn vị xây lắp của công ty sẽ chủ động tiến hành mua hoặc xuất kho vật tư. Nếu xuất kho vật tư thì kỹ thuật công trình viết Phiếu xuất vật tư có chữ ký của Chủ nhiệm công trình chuyển cho thủ kho để xuất vật tư phục vụ thi công. Phiếu này lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu ở đơn vị xây lắp
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho.
Liên 3: Kỹ thuật công trình giữ để ghi sổ kế toán đơn vị xây lắp.
Khi mua nguyên vật liệu nhập kho, Kỹ thuật công trình sẽ lập Phiếu nhập kho, phiếu này được lập làm 2 liên. Kỹ thuật công trình mang phiếu này đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho cùng Kỹ thuật công trình ký vào phiếu, sau đó thủ kho giữ liên 2 để ghi vào Thẻ kho và liên 1 lưu ở đơn vị xây lắp. Cuối tháng đơn vị xây lắp sẽ tập hợp thẻ kho, phiếu nhập, phiếu xuất kho đem lên phòng tài vụ công ty. Trên mỗi phiếu xuất kho kế toán đã định khoản, tính tổng số tiền. Ngoài ra, trong trường hợp đơn vị xây lắp mua nguyên vật liệu thì khi có hoá đơn mua hàng phải đem lên ngay phòng Tài vụ công ty để kịp kê khai thuế. Sau đó các hoá đơn này được tập hợp lưu trong tập chứng từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để cuối tháng kế toán vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và
2.3. Tài khoản sử dụng
Để phục vụ cho việc hạch toán phần hành nguyên vật liệu tại công trường công ty đã sử dụngcác tài khoản sau:
• TK 152: Nguyên, vật liệu • TK 153: Công cụ dụng cụ 2.4. Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
2.4.1. Hạch toán chi tiết
Sau khi các chứng từ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng được tập hợp đầy đủ trong tập chứng từ nguyên vật liệu kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ tiến hành ghi Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Trong Sổ chi tiết đó kế toán sẽ ghi nhận đầy đủ các thông tin về nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng bao gồm những nội dung về: số hiệu, ngày tháng chứng từ, nội dung nghiệp vụ, đơn giá nguyên vật liệu, đặc biệt phải ghi nhận rõ cả về số lượng và giá trị của nguyên vật liệu.
2.4.2. Hạch toán tổng hợp
Từ các chứng từ gốc có trong tập chứng từ nguyên vật liệu trong tháng kế toán tổng hợp tiến hành lập các chứng từ ghi sổ theo định kỳ 5 hoặc 6 ngày lập một chứng từ ghi sổ. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ ghi nhận các chứng từ này vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu chứng từ. Sau đó, từ các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp lấy số liệu và số hiệu chứng từ ghi vào Sổ cái TK 152 và Sổ cái TK 153.
Việc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được hạch toán theo sơ đồ sau:
3. Kế toán tiền lương và thanh toán với người lao động
3.1. Đặc điểm nhân lực và thanh toán tiền lương với người lao động
Hiện nay, tại Công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và kinh doanh thiết bị Hà Nội có tổng số cán bộ công nhân viên là 79 người trong đó nữ có 11 người, nam có 68 người. Ngoài ra xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là nhận thầu xây lắp các công trình ở xa nên việc di chuyển công nhân xây lắp theo là rất khó khăn nên công ty chủ trương công trình ở đâu thuê luôn công nhân xây lắp ở đó. Những công nhân này chính là công nhân thời vụ của công ty. Do vậy cơ cấu lao động của công ty hiện nay bao gồm:
• Lao động trực tiếp: 68 người • Lao động gián tiếp: 11 người
• Lao động trực tiếp thuê ngoài: 80 người
Bên cạnh đó, trình tự thanh toán lương cho các đơn vị và công trình xây dựng được chia làm 2 kỳ. Cụ thể:
1. Đối với bộ phận văn phòng công ty
Thời gian ngắt công hàng tháng vào ngày 25.
thời gian làm lương tạm ứng hàng htnág là ngày 10.
kết chuyển chi phí TK 133 VAT Mua NVL sử dụng ngay TK 152 TK 152 TK 621 TK 152
Xuất kho NVL, thiết bị XDCB
trực tiếp xây lắp CT NVL dùng không hết nhập lại kho
Thời gian làm lương thanh toán hàng tháng là ngày 25.
2. Đối với các đơn vị trực thuộc công ty ( Xưởng gia công cơ khí và quản lý)
Thời gian ngắt công hàng tháng là ngày 30,31.
Thời gian làm lương tạm ứng hàng thnág là ngày 14, 15. Thời gian làm lương thanh toán hàng tháng là ngày từ 1-5
3.2. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ
Qua trên có thể thấy cơ cấu lao động trong công ty rất đa dạng nên việc trả lương và các khoản trích theo lương rất phức tạp đòi hỏi công ty có nhiều hình thức trả lương phù hợp với từng loại hình lao động để đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên cũng như lợi ích của công ty. Cụ thể:
a. Đối với lao động trực tiếp thuê ngoài
Đối với những công nhân thuê ngoài theo thời vụ, tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT đã được bao gồm luôn trong tiền lương thoả thuận giữa họ và công ty và được ghi rõ trong hợp đồng lao động mùa vụ. Việc trả lương do Chủ nhiệm công trình đảm nhận. Để theo dõi khối lượng công việc làm được của họ, tại đơn vị lập Hợp đồng giao khoán ký kết giữa người lao động và đơn vị xây lắp về khối lượng công việc mà họ phải hoàn thành. Đồng thời đơn vị cũng lập Bảng chấm công để xác định chính xác khối lượng công việc hoàn thành của mỗi người để tiến hành trả lương cho chính xác đảm bảo quyền lợi và lợi ích của công nhân cũng như của công ty.
b. Đối với lao động trực tiếp
Việc trả lương cho những đối tượng này do Chủ nhiệm công trình đảm nhận. Chủ nhiệm công trình dựa vào dự toán công trình xác định tổng lương phải trả công nhân viên trong đơn vị xây lắp, sau đó lập dự toán tiền lương gửi lên phòng TCHC.ký các Hợp đồng giao khoán với công nhân viên trong đơn vị xây lắp của công ty để xác định khối lượng công việc hoàn thành của mỗi người. Hình thức trả lương cho những công
nhân này là trả lương theo sản phẩm. Theo hình thức này tổ trưởng các đội xây lắp tiến hành ghi chép khối lượng và chất lượng công việc của các công nhân của tổ mình qua Bảng chấm công. Tiền lương của công nhân tổ sản xuất bao gồm: tiền lương theo ngỳa công thực tế, lương cấp bậc và cac khoản phụ cấp như: phụ cấp lưư động, phụ cấp trách nhiệm tổ trưởng, phụ cấp ca 3 theo số công htực tế của từng người. Tiền lương khoán được trả theo hệ số cấp bậc công việc đảm nhận, không phụ thuộc vào hệ số lương cơ bản được xếp theo NĐ 26/ CP. Công thức tính như sau:
Vsp x ntt x hcv ∑ntt x hcv toàn tổ
c. Đối với lao động gián tiếp
Việc trả lương cho bộ phận lao động này được trả theo hình thức lương thời gian. Lương của nhân viên văn phòng bao gồm: tiền lương tính theo ngày công thực tế và cấp bặc của từng người, các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, cùng các khoản trích theo lương khác. Để đảm bảo việc trả lương được chính xác công bằng trưởng các phòng ban tiến hành ghi nhận khối lượng công việc của mỗi nhân viên trong phòng mình bằng Bảng chấm công. Lương của các nhân viên được trả theo chế độ tiền lương theo bảng lương của Nhà Nước và các phụ cấp nếu có. Việc tính lương theo cách này được xác định như sau:
Lương cơ bản x hệ số lương x ngày công trong tháng 26
Ngoài tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, công yt còn phải trích trả các khoản trích theo lương cho họ.
Với bộ phận công nhân viên thuộc danh sách trong công ty, công ty tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúngquy định hiện hành:
15% BHXH tính theo lương cơ bản
2% KPCĐ tính trên tổng quỹ lương
Đối với bộ phận công nhân thuê ngoài, công ty không tiến hảnh trích các khoản BHYT, BHXH mà theo hàng tháng tính toán trong đơn giá nhân công trả trực tiếp cho người lao động, còn khoản KPCĐ công ty vẫn trích như cán bộ công nhân viên trong danh sách. Bên cạnh tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động snả xuất kinhdoanh. Tiền thưởng bao gồm: thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong SXKD (thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến).
Để quản lý lao động về mặt số lượng công ty sử dụng Sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập( lập chung cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận).
Để quản lý kết quả lao động công ty sử dụng chứng từ Báo cáo tình hình thực hiện giá trị sản lượng .
Các chứng từ trên phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán bộ kiểm tra ký thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt. Sau đó, các chứng từ này được chuyển cho kế toán ở tổ, đội, để tổng hợp kết quả lao động rồi chuyển về phòng HCTH xác nhận. Cuối cùng, chuyển về phòng Tài vụ công ty để làm căn cứ tính lương.
Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập Bảng thanh toán lương cho từng tổ, đội, các phòng ban căn cứ vào đó tính lương cho từng người.
Sau khi kế toán lương kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt Bảng thanh toán lương và BHXH sẽ được căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động.
3.3. Tài khoản sử dụng
3.4. Hạch toán nghiệp vụ phảt sinh
3.4.1. Hạch toán chi tiết
Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: bảng chấm công, bảng tính lương của các tổ, đội, bộ phận để lập bảng thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Từ bảng này kế toán, kế toán lập bảng tính và phân bổ chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào chi phí cho từng đơn vị xây lắp, bộ phận trong công ty.
3.4.2. hạch toán tổng hợp
Hàng tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào Bảng tính lương và các khoản tính theo lương cùng các chứng từ khác có liên quan như bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Căn cứ vào số liệu của bảng này kế toán ghi Sổ cái TK 334, Sổ cái TK 338.
Trình từ hạch toan tổng hợp phần hành này được ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương
TK 141, 138, 338 TK 334 TK 154 (1) (3)
TK 111 TK 642 ( 2 ) (4)
• (1): Các khoản khầu trừ vào lương • (2): Trả lương bằng tiền
• (3): Tiền lương phải trả cho CNv ở đơn vị xây lắp • (4): Tiền lương phải trả CNV ở công ty
Sơ đồ kế toán trích, nộp và sử dụng BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK 338 TK 154 (4) (1) TK 111 TK 642 (5) (2) TK 112 TK 334 (6) (3)
• (1): Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tiền lương phải trả CNSX, CNV ở đơn vị xây lắp
• (2): Trích theo tiền lương phải CNV khác • (3): Khấu trừ vào thu nhập của CNV
• (4): Trả BHXH cho CNV được hưởng trợ cấp • (5): Chi tiêu bằng tiền mặt
• (6): Chi bằng TGNH, nộp cho cấp trên
4. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
4.1. Kế toán chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất đối với một công ty xây lắp bao gồm các loại sau: 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2. Chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí sử dụng máy thi công 4. Chi phí sản xuất chung
Để tập hợp và xác định được chính xác, kịp thời các chi phí này kế toán phải tiến hành theo dõi và định khoản từng loại chi phí này.
4.1.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sau khi ghi Sổ chi tiết nguyên vâtk liệu 152, 153 từ các chứng từ ghi sổ được lập hàng tháng kế toán chi tiết sẽ tiến hành kết chuyển sang tài khoản 621 theo bút toán;
Nợ TK 621: Có TK 152(153):
Tài khoản 621 được mở chi tiết cho từng công trình hay hàng mục công trình để sau này dễ tính toán, tập hợp chi phí tínhgiá thành cho những công trình hay hàng mục côngtrình này.
Sau đó hàng quý số liệu trên Sổ cái TK 621 được tổng hợp và kết chuyển sang Sổ cái TK 154 chi tiết theo công trình hay hạng mục công trình.
4.1.2. chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp của công ty là chi phí về tiền lương chính, phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp xây lắp công trình bao gồm cả công nhân của công ty và công nhân thuê ngoài. Tài khoản sử dụng là tài khoản 622. Hàng tháng, căn cứ vào bảngthanh toán tiên lương kế tón sẽ lấy số liệu ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan.
Việc ghi sổ tuân theo sơ đồ sau:
TK 334 TK 622( chi tiết theo đối tượng) TK 154 (1) (3)
TK 3342, 111 TK 642
• (2): Tiền công trả công nhân trực tiếp xây lắp thuê ngoài
• (3): Kết chuyển chi phí nhân công sang tài khoản tính giá thành • (4): Tiền lương phải trả CNV khác
4.1.3. chi phí sử dụng máy thi công
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là nhận thi công các công trình tại các địa phương ở xa trung tâm như: Thái Nguyên, Thái Bình ... nên việc vận chuyển các máy thi công như: mýa xúc, máy vận thăng, máy nén khí ... gặp khó khăn và tiêu tốn nhièu chi phí. Do đó để tiết kiệm chi phí và đảm bảo tiến độ hoàn thành các công trình nên công ty chủ trương thuê ngoài máy thi công. Tại công ty khi các đơn vị xây lắp tiến hành thuê máy thi công có hoá đơn đem về phòng tài vụ để kê khai thuế và lập chứng từ ghi sổ, sau đó đưa số liệu vào sổ chi tiết tài khoản liên quan. Cuối tháng lấy số liệu đưa vào sổ cái. Trình tự định khoản hạch toán chi phí này tuân theo sơ đồ sau:
TK 111, 112, 331 TK 623(6237) TK 154 (1a)
(2) TK 133
• (1a): Tiền thuê ngoài máy thi công phải trả • (1b): VAT phải nộp
• (2): Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sang tài khoản tính giá thành
4.1.4. Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh ở đội xây dựng, công trường bao gồm:
• Tiền lương và phụ cấp lương của nhân viên quản lý đội, (1b)
• Tiền ăn ca và các khoản trích theo lương của công nhân viên toán đội xây dựng.
• chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng chung cho toàn đội xây dựng.
• Khấu hao sửa chữa TSCĐ dùng chung cho đội xây dựng, dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền dùngchung cho đội xây dựng.
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí sản xuất chung thì tập hợp các chứng từ gốc để kê khai thuế ( hoá đơn VAT dịch vụ mua ngoài) và để lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết tài khoản 627, đến cuối tháng vào sổ cái tài khoản liên quan.
Việc ghi sổ và định khoản các nghiệp vụ phát sinh tuân theo sơ đồ sau: TK 152 TK 627(6271-6278) TK 154 (1) (8) TK 338(3382-3384) (2) TK 152 (3) TK 153 (4) TK 142, 242 (5) TK 214 (6) (7a) TK 133 TK 111,112,331 (7b)
• (1): Tổng lương phải trả CNV quản lý đội xây dựng và tiền ăn ca của CNV toàn đội xây dựng
• (2): Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của CNV toàn đơn vị • (3): NVL xuất dung cho đơn vị xây lắp
• (4): CCDC xuất dùng cho đơn vị xây lắp
• (5): Chi phí trả trước tính vào chi phí sản xuất chung • (6): Khấu hao TSCĐ dùng chung cho đơn vị xây lắp