Tổng Giám Đốc Bộ phận kế tốn Bộ phận nhân sự Bộ phận hệ thống thơng tin
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh SAVINA BỘ PHẬN KINH DOANH Màn Hình Vi tính
TV màu DVD Audio Máy lạnh Tủ lạnh Máy giặt
S002: Bộ phận kinh doanh tiếp thị nĩi chung S003: Chi nhánh Hà Nội. S004: Trụ sở chính - TPHCM S005: Chi nhánh Đà Nẵng. SS01: Bộ phận bảo hành – TPHCM. SS02: Bộ phận bảo hành – Hà Nội. SM02: Màn hình vi tính nĩi chung SM03: Màn hình vi tính – Hà nội SM04: Màn hình vi tính – TPHCM SM05: Màn hình vi tính – Đà Nẵng SME2: Màn hình vi tính – xuất khẩu
Chú Thích:
Trung tâm chi phí cấp độ 1 Trung tâm chi phí cấp độ 3
SC02: Tivi màu nĩi chung SC03: Tivi màu – Hà nội SC04: Tivi màu – TPHCM SC05: Tivi màu – Đà Nẵng SE02: Tivi màu – xuất khẩu
SE12: Máy lạnh nĩi chung SE13: Máy lạnh – Hà nội SE14: Máy lạnh – TPHCM SE15: Máy lạnh –Đà Nẵng SR02: Tủ lạnh – nĩi chung SR03: Tủ lạnh – Hà Nội SR04: Tủ lạnh – TPHCM SR05: Tủ lạnh –Đà Nẵng
SW02: Máy giặt nĩi chung SW03: Máy giặt – Hà nội SW04: Máy giặt – TPHCM
Ngồi ra thuộc khối kinh doanh cịn cĩ một số trung tâm chi phí khác được lập cho các sản phẩm DVD và Audio như sau:
Sản phẩm DVD - SV02: Sản phẩm DVD nĩi chung - SV03: Sản phẩm DVD – Hà Nội - SV04: Sản phẩm DVD – TPHCM - SV05: Sản phẩm DVD – Đà Nẵng Sản phẩm Audio
- SA02: Sản phẩm Audio nĩi chung - SA03: Sản phẩm Audio – Hà Nội - SA04: Sản phẩm Audio – TPHCM - SA05: Sản phẩm Audio – Đà Nẵng
Thẩm quyền xét duyệt và quản lý của các trung tâm chi phí được quy định như sau:
- Các trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất: Các khoản chi phí phát sinh
thuộc bộ phận mua hàng (trung tâm chi phí PC05) và bộ phận giao nhận (trung tâm chi phí PC09) sẽ do Phĩ Tổng Giám Đốc phụ trách thu mua ký duyệt. Ngồi ra, tất cả các khoản chi phí phát sinh thuộc các trung tâm chi phí cịn lại đều thuộc thẩm quyền ký duyệt của Phĩ Tổng Giám Đốc phụ trách sản xuất.
- Các trung tâm chi phí thuộc khối quản lý: sẽ do Giám Đốc Tài Chính
chịu trách nhiệm ký duyệt.
- Các trung tâm chi phí thuộc khối kinh doanh: sẽ được phân chia trách
nhiệm quản lý như sau : các trung tâm chi phí của các mặt hàng nghe nhìn (Audio – Video) như Tivi màu, DVD, Audio, sẽ do Giám Đốc kinh doanh 1 kiểm tra phê duyệt; các trung tâm chi phí thuộc các mặt hàng màn hình
vi tính, điện lạnh, máy giặt (IT & W/G) sẽ do Giám Đốc kinh doanh 2 kiểm tra phê duyệt.
Tuy nhiên, tất cả các khoản chi phí từ 50 triệu đồng trở lên bất kể thuộc bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý hay kinh doanh đều phải trình lên cho Tổng Giám Đốc phê chuẩn.
2.2.2.2 Trung tâm doanh thu
Với sự hỗ trợ của hệ thống SAP, tại Samsung Vina, doanh thu thực tế phát sinh cĩ thể được tổng kết theo kênh bán hàng xuất khẩu hay nội địa, theo khu vực, theo loại sản phẩm, theo khách hàng hay chi tiết đến từng model sản phẩm cụ thể tùy theo mục đích báo cáo.
Để thực hiện được điều này hệ thống SAP địi hỏi phải thực hiện các bước sau:
- Khi tạo dữ liệu quản lý (Master data) của một model sản phẩm vào hệ thống thì mỗi một mã Model sản phẩm sẽ được khai báo tương ứng với một mã loại sản phẩm tương ứng (tức theo Division).
- Khi tạo đơn đặt hàng (P/O) trên hệ thống, ngồi các thơng tin như mã hàng hĩa, số lượng đặt mua thì cịn phải khai báo thêm các thơng tin về mã khách hàng (Customer Code), mã vùng (Plant), kênh bán hàng xuất khẩu hay tiêu thụ nội địa (Channel).
Về kênh bán hàng, hiện tại SAVINA sử dụng mã số 51 cho hàng tiêu thụ nội địa và mã 52 cho sản phẩm xuất khẩu.
Về mã vùng, hiện nay SAVINA sử dụng các loại mã quy định sau:
- VN10: dùng cho các giao dịch bán hàng được thực hiện trực tiếp tại khu vực TP HCM quản lý.
- VN20: chi nhánh Hà Nội, chỉ các giao dịch bán hàng được thực hiện trực tiếp tại chi nhánh Hà Nội. Hố đơn và hàng hĩa được lập và xuất đi từ kho Hà Nội.
- VN30: chi nhánh Đà Nẵng, chỉ các giao dịch bán hàng được thực hiện trực tiếp tại chi nhánh Đà Nẵng. Hố đơn và hàng hĩa được lập và xuất đi từ kho Đà Nẵng.
Mã vùng sẽ cĩ tác dụng phân chia doanh thu thực hiện được theo vùng. Về phân theo loại sản phẩm (theo Division) hiện tại SAVINA đang sử dụng các Division sau:
- Division C: dùng để quy định cho các sản phẩm Tivi màu.
- Division M: dùng để quy định cho các sản phẩm màn hình vi tính. - Division V: dùng để quy định cho các sản phẩm đầu đĩa DVD.
- Division A: dùng để quy định cho các sản phẩm Audio như đầu máy, máy nghe nhạc nén MP3.
- Division E: dùng để quy định cho các sản phẩm máy điều hịa nhiệt độ. - Division R: dùng để quy định cho các sản phẩm tủ lạnh.
- Division W: dùng để quy định cho các sản phẩm máy giặt.
Division sẽ cĩ tác dụng phân chia doanh thu theo loại sản phẩm được tiêu thụ trong kỳ.
Nhờ những liên kết trong cơ sở dữ liệu giữa mã Model sản phẩm với Division tương ứng; giữa đơn đặt hàng với kênh bán hàng, mã khu vực và mã khách hàng mà thơng tin về doanh thu sẽ được trích lọc một cách chính xác theo nhu cầu sử dụng.
Dựa vào phân loại theo khu vực và theo loại sản phẩm, hệ thống SAP sẽ cung cấp báo cáo số liệu thực tế phát sinh về doanh số thực hiện theo vùng như sau :
Bảng 2.1 : BÁO CÁO DOANH THU THỰC HIỆN THEO VÙNG
Thời kỳ : Từ .... đến....
Khu vực (plant) Số lượng bán Tỷ lệ % Doanh số bán Tỷ lệ % TPHCM : -Máy điều hồ -Máy Audio -Máy thu hình -Đầu đĩa -Màn hình vi tính -Tủ lạnh -Máy giặt HÀ NỘI : -Máy điều hồ -Máy Audio -Máy thu hình -Đầu đĩa -Màn hình vi tính -Tủ lạnh -Máy giặt ĐÀ NẴNG : - (Tương tự) TỔNG CỘNG 100 100
Bên cạnh đĩ, khi cĩ nghiệp vụ bán hàng phát sinh, ngồi những thơng tin tổng hợp về doanh thu được phản ánh lên bảng báo cáo lãi lỗ (Profit & Lost) theo các tài khoản kế tốn thì thơng tin về doanh thu cịn được thể hiện trên bảng phân tích báo cáo lãi lỗ (báo cáo CO). Nếu các thơng tin cần thiết đã được
khai báo đầy đủ thì trên bảng phân tích báo cáo lãi lỗ này, doanh thu sẽ được phản ánh chi tiết theo từng Model sản phẩm và được tổng hợp chung cho tất cả các sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ. Tùy mục đích sử dụng, thơng tin sẽ được trích lọc thích hợp.
Vấn đề phân quyền để quản lý doanh số được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của phịng kinh doanh như sau:
Sơ đồ 2.7 : Sơ đồ tổ chức phịng kinh doanh
Tổng Giám Đốc
GĐ kinh doanh 1
(phụ trách A/V) GĐ(IT & W/G) kinh doanh 2 GĐ tiếp thị
Đội A/V
GĐ kinh doanh
KV miền Nam KV miGĐ kinh doanh ền Trung GKV miĐ kinh doanh ền Bắc
Đội IT Đội
W/G
Bộ phận bảo hành
Hiện tại doanh số của SAVINA được quản lý theo 3 khu vực, phụ trách doanh số của mỗi khu vực là một Giám Đốc khu vực. Cụ thể như sau:
- Khu vực miền Bắc, bao gồm các tỉnh phía Bắc tới Hà Tĩnh, tương ứng với mã vùng VN20.
- Khu vực miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hịa, tương ứng với mã vùng VN30.
- Khu vực miền Nam từ Ninh Thuận trở vào tới Cà Mau, tương ứng với mã vùng VN10.
Mỗi khu vực sẽ được tổ chức thành 3 đội bán hàng, đứng đầu là các Team Leader, chịu trách nhiệm trước GĐ kinh doanh khu vực. Các đội bán hàng sẽ phụ trách 3 nhĩm sản phẩm chính của cơng ty, đĩ là:
- Đội A/V (Audio & Video – sản phẩm nghe nhìn): phụ trách các sản phẩm nghe nhìn như Tivi màu, đầu DVD, máy nghe nhạc nén MP3, tương ứng với các Division C, V và A.
- Đội IT: phụ trách sản phẩm màn hình vi tính, tương ứng với Division M. - Đội W/G (white goods): phụ trách các sản phẩm máy điều hịa nhiệt độ,
tủ lạnh, máy giặt, tương ứng với các Division E, R và W.
Mỗi khu vực bán hàng đứng đầu là các Giám Đốc kinh doanh khu vực sẽ chịu trách nhiệm về doanh thu tương ứng với khu vực do mình phụ trách. Chi tiết hơn bên dưới là các đội bán hàng do các Team Leader chịu trách nhiệm. Các đội bán hàng này cũng cĩ thể được xem như là các trung tâm doanh thu cấp dưới. Nhiệm vụ chính của các trung tâm doanh thu là tối đa hĩa được doanh thu. Các Giám Đốc kinh doanh khu vực khơng cĩ quyền quyết định chi phí, mọi khoản chi phí phát sinh sẽ do hai Giám Đốc kinh doanh quyết định tùy theo nhĩm sản phẩm do mỗi người quản lý.
2.2.2.3 Trung tâm lợi nhuận
Trên các GĐ kinh doanh khu vực là Giám Đốc kinh doanh. Các Giám Đốc kinh doanh này chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám Đốc, được giao thẩm quyền phê duyệt chi phí đồng thời chịu trách nhiệm về doanh số trong phạm vi
quản lý của mình. Hiện tại SAVINA cĩ hai Giám Đốc kinh doanh phụ trách về lợi nhuận của hai nhĩm sản phẩm khác nhau.
- Giám Đốc kinh doanh 1: phụ trách về lợi nhuận của các sản phẩm A/V
trên tồn quốc
- Giám Đốc kinh doanh 2: phụ trách về lợi nhuận của các sản phẩm IT và
W/G trên tồn quốc.
Bảng 2.2: BẢNG BÁO CÁO LỢI NHUẬN
Điều kiện trích lọc:
Period (Kỳ báo cáo):
Distribution channel (Kênh bán hàng): Division (Loại sản phẩm):
Product (theo model sản phẩm): Customer (theo khách hàng mua):
Thực hiện trong tháng Kế hoạch tháng Thực tế lũy kế từ đầu năm Kế hoạch lũy kế từ đầu năm Số lượng bán Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán
CP NVL trực tiếp
CP nhân cơng trực tiếp CP SXC
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng Chi phí lương
Chi phí vận chuyển Chi phí bảo hiểm Chi phí hoa hồng Chi phí quảng cáo Chi phí khuyến mãi Chi phí bảo hành Chi phí khấu hao Chi phí khác
Chi phí quản lý DN Chi phí lương
Chi phí khấu hao Chi phí thuê Chi phí khác
Lãi thuần từ kinh doanh Thu nhập khác
Chi phí khác Ordinary Profit Lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập DN
Bảng báo cáo lợi nhuận được phịng hệ thống thơng tin của cơng ty xây dựng trên hệ thống SAP dựa trên mẫu yêu cầu từ cơng ty mẹ cũng như theo yêu cầu quản lý của bộ phận quản lý tài chính. Tùy theo thơng tin cần quan tâm, từ bảng báo cáo lợi nhuận cĩ thể lọc ra tất cả các thơng tin về chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực tế từ chi tiết theo Model sản phẩm cho đến tổng hợp chung cho tất cả các sản phẩm. Trong đĩ số liệu thực tế tổng hợp chung cho tất cả các sản phẩm, theo kênh bán hàng, theo loại sản phẩm (Division) hay chi tiết theo từng loại Model sản phẩm cĩ thể đối chiếu được với số liệu kế hoạch được lập trong năm để thấy được sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch của phịng kinh doanh trong năm.
Dựa vào các Cost Center được khai báo ban đầu khi hạch tốn chi phí, các khoản chi phí sẽ được phân bổ đến cho từng sản phẩm theo nguyên tắc chi phí thuộc cấp độ trung tâm chi phí nào sẽ được phân bổ cho tất cả các sản phẩm thuộc phạm vi trung tâm chi phí ấy. Ví dụ khoản chi phí quảng cáo dành cho sản phẩm Tivi màu bán trong nước sẽ được hạch tốn với Cost Center SC02 thuộc trung tâm chi phí cấp độ 3. khoản chi phí này sẽ được chương trình Costing của phần mềm SAP phân bổ cho tất cả các sản phẩm thuộc Division C được bán trong tháng theo tỷ trọng doanh số. Các sản phẩm thuộc Division khác sẽ khơng được phân bổ. Trong khi đĩ nếu cũng với chi phí quảng cáo này nhưng phục vụ chung cho tất cả các sản phẩm của Samsung thì sẽ được hạch tốn với Cost Center S002 và chương trình Costing sẽ phân bổ chi phí này cho các sản phẩm bán ra thuộc tất cả các Division theo tỉ trọng doanh số. Cấp độ trung tâm chi phí càng chi tiết thì việc phân bổ chi phí cho từng sản phẩm càng chính xác.
Số liệu kế hoạch là số liệu theo dự tốn trong năm về doanh số và các khoản chi phí. Số liệu kế hoạch được lập chi tiết đến cho từng Model sản phẩm, từ đĩ cĩ thể xem tổng hợp theo từng Division nhưng lại khơng phân chia theo
khu vực kinh doanh cụ thể mà trên báo cáo lợi nhuận chỉ thể hiện số liệu kế hoạch của tồn cơng ty nĩi chung.
Bảng báo cáo lợi nhuận cịn cĩ chức năng xác định khoản lợi nhuận do từng loại sản phẩm mang lại giúp cơng ty đánh giá được hiệu quả của từng sản phẩm từ đĩ cĩ những chiến lược sản phẩm thích hợp hơn trong tương lai.
Ngồi báo cáo lợi nhuận được lập theo số liệu thực tế và số liệu kế hoạch như trên, cơng ty cịn phát triển thêm báo cáo lợi nhuận với số liệu thực tế được đối chiếu qua các tháng như sau:
Bảng 2.3: BẢNG BÁO CÁO LỢI NHUẬN QUA CÁC THÁNG
Điều kiện trích lọc:
Period (Kỳ báo cáo):
Distribution channel (Kênh bán hàng): Division (Loại sản phẩm):
Product (theo model sản phẩm): Customer (theo khách hàng mua):
Jan Feb Mar Apr May .. .. Dec
Số lượng bán
Tổng doanh thu
Các khoản giảm trừ
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán
CP NVL trực tiếp
CP nhân cơng trực tiếp CP SXC
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng Chi phí lương
Chi phí vận chuyển Chi phí bảo hiểm Chi phí hoa hồng Chi phí quảng cáo Chi phí khuyến mãi Chi phí bảo hành Chi phí khấu hao Chi phí khác
Chi phí quản lý DN Chi phí lương
Chi phí khấu hao Chi phí thuê Chi phí khác
Lãi thuần từ kinh doanh Thu nhập khác
Chi phí khác Ordinary Profit Lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập DN
Bảng báo cáo lợi nhuận theo tháng thể hiện doanh số thực tế phát sinh và lợi nhuận đạt được theo tháng với các tiêu thức ghi nhận doanh thu và phân bổ chi phí như trên. Ban Giám Đốc và bộ phận quản lý tài chính cĩ thể tham khảo báo cáo này để biết được tình hình biến động về doanh thu và lợi nhuận theo tháng qua đĩ cĩ những quyết sách thích hợp.
2.2.2.4 Trung tâm đầu tư
Hiện tại Tổng GĐ cơng ty kiêm luơn chức vụ chủ tịch hội đồng quản trị. Với vai trị đại diện cao nhất của cơng ty, Tổng GĐ là người chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra phê duyệt các khoản chi phí từ 50 triệu đồng trở lên và các dự án đầu tư mới của cơng ty như đổi mới dây chuyền cơng nghệ hay đầu tư sản xuất sản phẩm mới.
2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kế tốn trách nhiệm quản lý
Qua tìm hiểu về hệ thống kế tốn trách nhiệm quản lý tại cơng ty SAVINA ta thấy cĩ những điểm như sau:
2.2.3.1 Ưu điểm Cơ cấu tổ chức
- Cơng ty cĩ cơ cấu tổ chức rõ ràng, chức năng nhiệm vụ của các cấp quản lý được thể hiện cụ thể, khơng chồng chéo. Đây là một trong những điều kiện đầu tiên để cĩ thể thực hiện được cơng tác kế tốn trách nhiệm quản lý.
- Thể hiện chế độ quản lý một thủ trưởng, trách nhiệm và quyền lực cao nhất thuộc về Tổng Giám Đốc, khơng bị phân tán.
Về hệ thống kế tốn
- Việc theo dõi chi phí theo các Cost Center cũng như theo dõi doanh thu theo