Sơ đồ bộ máy Tổ chức quản lý của chi nhánh–
Bộ máy quản lý của chi nhánh đợc tổ chức thành các phòng và các siêu thị bán hàng. Phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh.
Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc. Do Giám đốc Công ty đề nghị và đợc Giám đốc Trung tâm khoa học – Tự nhiên và công nghệ quôc gia bổ nhiệm.
Giám đốc chi nhánh tổ chức điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm toàn diện trớc Công ty cấp trên và nhà nớc.
Giám đốc chi nhánh có quyền " Uỷ quyền" cho giám đốc điều hành hoạt động chi nhánh khi cần thiết.
Giám đốc
Phòng kế hoạch kinh
doanh
Phòng kế toán
tài vụ doanh XNKPhòng kinh
Phòng tổ chức hành chính Siêu thị Family1 Siêu thị
Hiện nay do yêu cầu của chi nhánh không nhất thiết phải có thêm phó giám đốc giúp việc cho giám đốc. Do vậy chi nhánh đã bỏ chức danh phó giám đốc và chỉ có giám đốc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh
Các trởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của chi nhánh sẽ do Giám đốc Chi nhánh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đợc phân công.
Căn cứ vào quy mô phát triển và nhu cầu hoạt động giám đốc Chi nhánh có quyền thành lập, bổ sung, giải thể hoặc nâng cấp các bộ phận chức năng nghiệp vụ khi có sự phê chuẩn của giám đốc Công ty .
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mọi thành viên trong Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát của Giám đốc Công ty và các phòng ban chuyên môn đợc giám đốc uỷ quyền.
Từng phòng có chức năng nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng có mối quan hệ mật thiết với nhau.
- Phòng tổ chức - Hành chính: có trách nhiệm quản lý cán bộ CNV trong chi nhánh, bố trí hợp lý cán bộ. Tổ chức ký hợp đồng lao động đúng theo luật định...
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản vốn do Công ty cấp và các tổ chức kinh tế cá nhân đóng góp. Phân tích các hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý.
- Phòng kế hoạch - kinh doanh: Xây dựng các kế hoạch hoạt động kinh doanh trog nớc cho phù hợp với năng lực của Chi nhánh. Đảm bảo cung ứng vật t thiết bị đúng tiến độ và kịp thời.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán của chi nhánh. Nhng Chi nhánh chỉ chủ yếu thực hiện việc nhập khẩu các thiết bị vật t. Theo dõi và báo cáo kịp thời với Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nớc về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trơng phù hợp.
- Mạng lới siêu thị: có nhiệm vụ cung cấp mọi nguồn hàng tiêu dùng ra thị trờng. Nhằm thu lợi nhuận cho chi nhánh và phục vụ nhân dân.
Kế toán trởng
Kế toán
kho tổng KT theo dõi công nợ tổng hợpKế toán thanh toánKế toán Kế toán Quỹ Ngân hàngKế toán
Kho Siêu thị Kho Công ty Nhận xét:
Do bộ máy gọn nhẹ, số lợng lao động ít biến động qua các năm do đó có thể thấy bộ máy tổ chức của chi nhánh tơng đối hơpj lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả trong công việc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của chi nhánh. Là trợ lý đắc lực cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và toàn Công ty về tình hình tài chính của Chi nhánh.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lơng, tài sản cố định, BHXH và tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp ....
- Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi tình hình công nợ giữa Chi nhánh với khách hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng của CBCNV một cách nhanh chóng kịp thời.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng.
- Kế toán Quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt, lên cân đối và rút ra số tiền chi tiền mặt, quản lý két tiền tại Công ty cho tốt nhất.
- Kế toán kho: theo dõi việc Xuất Nhập hàng hoá, vào thẻ kho theo từng mặt hàng, cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá.
- Kế toán Ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng mà Chi nhánh có đặt quan hệ. Theo dõi các khoản tiền gửi vay thanh toán qua Ngân hàng. Lập các báo cáo kế toán liên quan đến Ngân hàng (VD: tiền vay, thanh toán mua hàng, thu tiền bán hàng). Mở L/C thanh toán với các đối tác nớc ngoài. Thu thập chứng từ, sổ phụ và các thông tin khác từ Ngân hàng và lên báo cáo. Tham nu về nghiệp vụ kế toán Ngân hàng hoạch định chiến lợc tiền tệ nh tỷ giá hối đoái, khả năng và nhu cầu của Ngân hàng, các chi phí dịch vụ khác của Ngân hàng.
Hiện nay kế toán Ngân hàng có vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa Công ty và Ngân hàng trong thời kỳ KTTT. Các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì vấn đề cốt yếu là phải chủ động về vốn và các nguồn vốn khác trong đó Ngân hàng chính là nơi có khả năng cung cấp nguồn vốn lu động cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động trong kinh doanh và chiến lợc phát triển của mình.
* Chứng từ áp dụng:
Chi nhánh sử dụng bộ chứng từ do BTC phát hành nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT...
Hình thức sổ sách kế toán áp dụng của Chi nhánh là hình thức " chứng từ ghi sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
* Ngời phụ trách bộ phận - Kế toán trởng: Trần Thị Hơng
* Ngời trực tiếp giúp sinh viên thực tập - Kế toán viên: Hoàng Tiến Dũng Số điện thoại: 04 5638607
Hình thức sổ sách
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "chứng từ ghi sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tơng ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đa vào sổ kế toán có liên quan nh bảng kê, sổ thẻ chi tiết.. Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc Bảng kê Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty
Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán chi nhánh Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và kiến nghỉ phần III của chuyên đề này.