Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
ghi hàng ngày: ghi cuối tháng: quan hệ đối chiếu:
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính sổ nhật ký đặc
biệt Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: sổ nhậtt ký chung ( hoặc sổ nhật ký đặc biệt), sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tợng cần theo dõi chi tiết,kế toán ghi vào sổ , thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung,sau đó chuyển ghi vào các cái có liên quan. Trờng hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng ) thì căn cứ chứng từ gốc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào các sổ cái .
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cai lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết , sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cai và số liệu chi tiết, sẽ lập các báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, xem xét mối quan hệ và phân công công việc trong bộ máy kế toán cho thấy trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức kế toán thủ công, trong phòng kế toán có nhiều nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán thực hiện phần hành công việc kế toán theo phân công, sổ nhật ký chung chỉ có 1. Như vậy, việc ghi trực tiếp các chứng từ gốc liên quan đến nhiều phần hành công việc kế toán khác nhau do nhiều nhân viên kế toán khác nhau đảm nhận, qua sổ nhật ký chung hàng ngày là điều vô cùng khó khăn và vướng mắc. Chính vì vậy , vận dụng hình thức kế toán này trên thực tế thường căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc số thẻ kế toán chi tiết theo từng phần và từng ngời đảm nhận , định kỳ hoăc cuối kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các phần kế toán chuyển về 1 nhân viên trong phòng kế toán (thường là kế toán tổng hợp) sẽ ghi vào sổ nhât ký chung và sổ cái.