D. Giảm cho vay tạm thời:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng
2.2.3. Lập phiếu giao nhận vậ tt giữa thủ kho và kế toán vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật t nhằm cung cấp các thông tin cụ thể về từng loại nguyên vật liệu. Chúng là các mối quan tâm thờng trực của các nhà quản trị trực tiếp sản xuất nh giám đốc xí nghiệp, phòng kinh doanh – bộ phận kế hoạch sản xuất. Chúng giúp quản lý mức tiêu hao, sử dụng, tái tạo của từng loại. Chính vì thế chúng có vai trò quan trọng cần đợc thực hiện chặt chẽ, ăn khớp giữa các bộ phận cùng kiểm soát. Việc này lại chủ yếu thực hiện qua các chứng từ gốc, các báo cáo. Các tài liệu này đợc lập, xử lý tại phòng nào thì phòng đó có trách nhiệm quản lý, giữ gìn. Số lợng các phiếu nhập xuất kho thờng không nhỏ lại chuyển không có phiếu giao nhận. Điều đó rất có thể dẫn đến tình trạng trên. Sự chuyển dịch chúng giữa các bộ phận là khâu yếu nhất, dễ mất, dễ thất lạc nhất mà không thể tìm ra
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nguyên nhân, lỗi của ai. Trong quá trình hoàn thiện kế toán cũng cần chỉnh sửa điểm này cho chặt chẽ hơn.
Mỗi đợt cuối tháng mỗi thủ kho cần lập phiếu giao nhận chứng từ. Sau khi đã ghi đầy đủ nội dung và ký xác nhận, ngời này gửi lên phòng kế toán cùng với chứng từ. Kế toán kiểm tra lại một lần nữa, nếu đầy đủ thì xác nhận vào phiếu, ký tên rồi chuyển trả cho thủ kho. Thủ kho lu lại làm bằng chứng khi có sự cố xảy ra. Đồng thời cũng nên quy định những ngời có thể chuyển chứng từ nhằm bảo vệ thông tin kế toán, đảm bảo tính bảo mật.
Việc viết phiếu giao nhận nhằm giúp thủ kho tập hợp chứng từ trong kỳ bằng cách so sánh số liệu phát sinh thực tế ghi trên sổ và ghi trên phiếu. Khi giao và nhận, kế toán và thủ kho đều phải kiểm kê lại chứng từ. Nh vậy một lần nữa kiểm tra tính chính xác, hợp lý hợp lệ.
Mặt khác kế toán viên còn rất vớng mắc trong việc hạch toán các vật t kỹ thuật có số lần xuất hiện thấp hoặc công nhân mua lẻ về sử dụng ngay. Việc tập hợp chung vào một kho trừu tợng riêng để quản lý là một ý tởng táo bạo và hiệu quả. Nó cho phép tập hợp số liệu loại vật t này và phân bổ chúng hợp lý. Song việc ghi ra giấy không theo một trình tự nào, không nắm bắt đợc rõ mục đích sử dụng đã làm chậm tiến độ hạch toán. Ghi nh vậy khó quản lý số lần xuất hiện của vật t, đơn giá từng lần cũng nh xác định ngay đợc mục đích sử dụng do cha có kinh nghiệm theo dõi. Đồng thời cũng gây ra khó khăn nếu sau này quản lý bằng máy. Vậy Công ty đang tìm ra những bớc khắc phục vấn đề đó là:
Về việc lập sổ danh đIểm tại Công ty
Với hơn 1000 loại vật t khác nhau, với khối lợng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều, vấn đề đặt ra là phảI quản lý nh thế nào cho khoa học. Để đảm bảo công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ, thống nhất đối chiếu kiểm tra đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán vật liệu, Công ty lập sổ danh đIểm vật liệu. Tên các vật liệu đợc mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình cũng nh trong sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá vật t là việc gắn cho mỗi thứ vật liệu một mã số. Để dễ nhận biết, mã hoá bắt đầu từ số
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hiệu tàI khoản phản ánh đối tợng đó tuỳ thuộc vào khối lợng vật t trong từng tàI khoản để mã số vật t gồm ít hay nhiều chữ số.
Tại Công ty, công tác hạch toán đợc làm trên máy. Do vậy việc lập sổ danh đIểm vật liệu sẽ thống nhất giữa các bộ phận xí nghiệp, phân xởng, tránh đợc hiện tợng ghi chép trùng lặp và tạo đIũu kiện cho kế toán vật liệu theo dõi tốt đợc vật liệu nhập, xuất đặc biệt là vấn đề Công ty quan tâm nên Công ty phảI có sự kết hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất với cơ quan quản lý. Gắn với thực tế vật liệu tại Công ty thì có thể xây dung sổ danh đIểm theo mẫu sau: