D. Giảm cho vay tạm thời:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng
2.2.1. Phân loại và lập mã số vật t.
Công tác phân loại nguyên vật liệu tại Công ty đợc thực hiện dựa trên công dụng, mục đích từng loại. Phân nh vậy là cả phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng có chung một cách thức quản lý vừa cụ thể rõ ràng vừa cho phép trao đổi thông tin cập nhật nhanh giữa hai bộ phận. Đồng thời nhìn vào cách phân chia này kế toán có thể xác định số lợng từng loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất. Song việc đánh mã giúp quản lý trực diện từng loại còn có điểm cha hay. Hoạt động này là một hình thức cụ thể hoá kết quả của công tác phân loại. Đồng thời nó tạo điều kiện áp dụng theo dõi trên máy nhờ mã hoá. Nhng cách đánh số ở Công ty còn nhiều tuỳ tiện. Nó làm cho nhân viên kế toán khó nhớ, khó nắm bắt đợc mã.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mỗi khi đa phiếu nhập, phiếu xuất vào máy, thờng kế toán không nhớ hết mã số phải lần tìm mất nhiều thời gian. Từ đó cản trở tiến độ đa dữ liệu vào máy. Ngợc lại khi nhìn vào mã, kế toán khó có thể hiểu loại vật t tơng ứng. Xuất phát từ đó cần xây dựng lại một hệ thống mã số hoàn chỉnh.
Việc mã hoá này đòi hỏi phải chứa dữ liệu về vật t mà nó ký hiệu nên cần dựa vào tiêu chí phân loại để thực hiện nhng phải dễ nhớ, dễ dàng thêm bớt khi số lợng các đầu tên nguyên vật liệu thay đổi. Cách đánh theo một t duy logic là hợp lý hơn cả.
Ta nên quy định mã số nguyên vật liệu nh sau:
Chữ cái đầu tiên nguyên vật liệu + Mã số nhóm + Mã số loại vật t. Trong đó: Mã số nhóm quy ớc là + Nguyên vật liệu chính: 10. + Nguyên vật liệu phụ: 20. + Phụ gia thực phẩm: 21. + Vật liệu đóng gói: 22. + Vật liệu phụ trợ: 23.
Mã số loại vật liệu tính theo số thứ tự từng loại vật t trong nhóm. Việc thực hiện sắp xếp số thứ tự này có thể tự do theo cách nhớ của nhân viên nhng phải là các số liên tiếp nhau.
Ví dụ: Đờng loại 1: Đ 101. Bột khai: B 214. Glucose: G 101. Bìa cát tông: B 222.
Theo đó nhân viên kế toán nguyên vật liệu vẫn có sự tự do lựa chọn trong t duy của mình. Điều này làm cho nhân viên kế toán dễ nhớ hơn. Mặc dù mã số có tới 4 ký tự trở lên nhng thực chất ngời đó chỉ cần nhớ mã số loại vật t. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, quy cách vào mã đó đã rõ ràng cộng thêm với việc nắm rõ lôgíc đặt ký hiệu của ngời trớc, ngời thay thế có thể hiểu tiếp nhận cách thức này khá nhanh, thuần thục cả về số lợng và kết cấu. Hơn thế nữa với việc không quy định số, chữ số, mã loại nhng yêu cầu số thứ tự liên tiếp cho phép cách ghi này tồn
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tại lâu dài vẫn hiệu quả ngay cả khi có sự thêm bớt danh điểm vật liệu. Mỗi loại nguyên vật liệu mới đợc đánh số kế tiếp. Do vậy chúng luôn là các mã số có giá trị lớn nhất trong nhóm. Việc ghi thêm bớt một vị trí nh vậy sẽ không ảnh hởng đến việc quản lý các vật t khác.
Đồng thời khi nhìn vào mã số, mọi ngời đều có thể đoán nhận nội dung phản ánh của nó. Việc đánh số, nhóm phù hợp với cách phân chia sẽ giúp mọi ngời cũng nh máy tính biết nhanh số hiệu tài khoản kế toán chi tiết cần ghi nhận thông tin. Nh vậy cách đánh mã này tỏ ra u việt và khoa học hơn so với cách đánh hiện nay. Nó giúp cho chức năng kiểm soát, thông tin đợc thể hiện thông suốt thuận tiện và cập nhật hơn. Nó cũng có tính khả thi song bớc đầu áp dụng có thể khó thực hiện. Kế toán chỉ là ngời quản lý, khó hiểu biết mọi tính năng tên gọi kỹ thuật của các vật t. Do đó yêu cầu bộ phận kinh doanh thống nhất tên gọi các loại nguyên vật liệu khi ghi hoá đơn để dễ quản lý. Việc sửa chữa này nằm ngoài trách nhiệm, khả năng của kế toán nên kế toán chỉ có thể đề xuất. Do vậy mà kế toán đã đa ra các đề xuất sau:
- Việc phân loại vật liệu: Do không có sổ danh đIểm vật liệu nên mất rất nhiều thời gian trong việc đI tìm tên của vật liệu, làm giảm tốc độ của công việc. - Đánh giá vật liệu: Do đến cuối tháng mới tính bình quân cho vật liệu xuất nên không theo dõi đợc cụ thể giá của từng thời đIểm xuất.
- Theo dõi phần thanh toán: Do kế toán vật liệu không phản ánh thuế đầu vào nên khi tính là giá thanh toán không thuế dẫn đến việc quản lý công nợ không chính xác.
Lập dự phòng giảm giá tránh tình trạng giá mua > giá thị trờng.
2.2.2. Hạch toán ban đầu.
Hạch toán ban đầu là việc ghi nhận dòng vận động của tài sản lên văn bản. Nó yêu cầu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đối với hàng về cha có hoá đơn, thủ kho tiến hành nhập kho mà cha có phiếu nhập. Nh vậy đòi hỏi phản ánh kịp thời cha đợc thực hiện đúng đắn. Phòng kinh doanh chỉ nắm đợc tình hình qua các báo cáo mà cha có bằng chứng. Do kế toán tập hợp ghi chép vào cuối kỳ thì nếu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trong kỳ hoá đơn về kịp thì nó không làm ảnh hởng tới công tác hạch toán. Song kế toán không nắm đợc nội dung nghiệp vụ thì kế toán không có bút toán định khoản nghiệp vụ này. Điều đó có nghĩa là có sự bỏ sót hoạt động kinh tế làm ảnh hởng tới tài sản của doanh nghiệp. Lợng hàng này vẫn đợc phòng kinh doanh quản lý. Khi xuất, viết phiếu xuất bình thờng chung cho cả nguyên vật liệu có và cha có phiếu nhập. Doanh nghiệp coi khoản lấy trớc vật t là một khoản đi vay đã có rồi. Nó bất hợp lý khi cha có xác nhận việc đi vay. Nh vậy đã cha ghi nhận đúng thành ra sai dòng vận động của tài sản của Công ty vào cuối kỳ. Từ đó mà số liệu kế toán cung cấp thiếu chính xác so với thực tế. Qua đó ta thấy có sự thiếu sót trong công tác hạch toán. Đó là việc thực hiện sai các yêu cầu ghi chép ban đầu. Do vậy kế toán phảI phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất theo phơng pháp đã đăng ký và phân bổ đúng cho đối tợng sử dụng. Có nh vậy mới đảm bảo hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác đợc.
Kế toán là công cụ giúp nhà quản trị hoạch định chính sách. Nếu không đợc tham gia cụ thể, không nắm bắt đợc thực chất các hoạt động thì không thể cung cấp các thông tin toàn diện bổ ích. Cũng xuất phát từ nhu cầu thông tin sử dụng mà các yêu cầu của hạch toán ban đầu rất quan trọng, rất cần đợc thực hiện. Vì thế cần chỉnh sửa đợc thiếu sót ở đây là tiền đề cho hoàn thiện kế toán.