C phi u (Stock) ổế
9.BỘ PHẬN ĐẢM NHIỆM CÔNG TÁC THANH TOÁN:
Tham gia vào quá trình thanh toán có 2 bộ phận chính là tổ lễ tân và tổ thu ngân.
3.1. Cơ sở vật chất:
Quầy lễ tân và quầy thu ngân được bố trí gần nhau trong sảnh của khách sạn.
Quầy lễ tân rộng khoảng 13m2, được trang bị 2 máy vi tính, 2 máy in, một
máy Fax và một két sắt.
Quầy thu ngân có diện tích nhỏ hơn ( 4m2 ), trang bị một máy soi tiền, một
máy cà thẻ. ở phía bên trong, khách sạn còn bố trí một phòng làm việc chi thu ngân viên, chứa các tài liệu chứng từ, 2 máy vi tính và 1 két sắt.
3.2. Nhân sự:
Bộ phận lễ tân gồm 8 người ( 2 nam, 6 nữ ), độ tuổi trung bình thấp 28 tuổi, đều là những người đã qua đào tạo đại học, có thể nói thông thạo 1 hoặc 2 ngoại ngữ Tuy ít được đào tạo chuyên môn nhưng do thời gian công tác nhiều, người mới nhất cũng đã làm việc được 3 năm, nên trình độ nghiệp vụ rất tốt. Tổ lễ tân chia ra 3 ca làm việc:
Ca 1: 6.00 - 14.00 Ca 2: 14.00 - 22.00 Ca 3: 22.00 - 6.00
Mỗi ca gồm 2 nhân viên : 1 ca chính , 1 ca phụ ( riêng ca 3 có 1 người làm ). Ca chính có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với khách, ca phụ theo dõi và ghi phiếu chi tiêu của khách trong ca đó về các dịch vụ ăn uống, giặt là, điện thoại. Trưởng bộ phận lễ tân làm theo giờ hành chính ( 8.00 - 16.30 ) , bao quát chung hoạt động của bộ phận.
Bộ phận thu ngân gồm 3 người ( 2 nam, 1 nữ ) độ tuổi trung bình khá cao 44 tuổi. Bộ phận này là một phần trong phòng kế toán của Công ty EMIC. Họ được đào tạo kỹ về nghiệp vụ. Tuy nhiên, sự hạn chế về trình độ ngoại ngữ gây ra một số khó khăn khi tiến hành công tác thanh toán với khách. Trong mỗi ca làm việc, một người làm tại quầy thu ngân, một người làm trong phòng ( làm giờ hành chính ). Tổ thu ngân làm việc vào 2 ca chính là ca 1 và ca 2 nếu phát sinh các giao dịch trong ca 3 thì lễ tân làm ca đó sẽ giải quyết.
3.3. Nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giai đoạn trước khi khách check - out:
Ở giai đoạn này nhiệm vụ chủ yếu là của lễ tân. Khi khách tiến hành thủ tục check - in Khách sạn, lễ tân viên phải mở một phiếu chi tiêu theo dõi các chi phí của khách. Hàng ngày, theo từng ca, lễ tân sẽ cập nhật các chi phí. Trong quá trình phục vụ, cần phải năm được nhu cầu dịch vụ của khách, thông báo các mức thu phí để tránh xảy ra những mâu thuẫn không đáng có giữa khách và Khách sạn. Đối với những dịch vụ mà khách sạn không có, lễ tân sẽ làm chức năng trung gian, mua dịch vụ đó cho khách . Ví dụ phổ biến ở Khách sạn Bình Minh là dịch vụ thuê xe ô tô đi công tác các tinỉh hoặc nội thành. Trong suốt quá trình khách tiêu dùng, thường xuyên theo dõi giám sát, khi kết thúc thanh toán tiền cho bên bán dịch vụ. Đồng thời, cập nhật các chi phí này và phiếu chi trên của khách.
Giai đoạn check - out:
Nhiệm vụ chủ yếu lúc này thuộc về thu ngân viên, kèm theo sự trợ giúp của lễ tân viên. Khi khách báo thanh toán phòng, lễ tân dịch vụ trong khách sạn; giặt là, buồng, bàn bar gửi các hoá đơn còn chưa được cập nhật vào phiếu chi tiêu về bộ phận lễ tân. Khi đã tập hợp đầy đủ, phiếu chi tiêu phải có các thông tin: chi tiết các dịch vụ tiêu dùng ( ngày, giờ, số tiền tổng số từng dịch vụ, tổng hoá đơn ( có thể ghi
Khi khách thanh toán, lễ tân chuyển phiếu chi tiêu này cho thu ngân. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách, thu ngân viên lập hoá đơn giá trị gia tăng bằng tiền Việt hoặc USD, khách cũng có thể yêu cầu tách các khoản chi phí thành 2, 3 hoá đơn tương ứng . Thu ngân viên đáp ứng yêu cầu này của khách nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc về ghi, xuất hoá đơn. Trên hoá đơn phải điền đủ các thông tin cá nhân của khách ( họ tên, quốc tịch, mã số thuế ...) Các khoản chi phí đều đã tính thuế GTGT 10%; do vậy, phải tính ra các chi phí thực, phần thuế GTGT tính trên chi phí các phí dịch vụ cho khách sạn (nếu có )..., tổng số . Tiếp đến, thu ngân thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra đối với công cụ, thanh toán của khách. Nếu chấp nhận thanh toán, thu ngân sẽ đưa khách ký hoá đơn và đưa một liên cho khách.
Hàng ngày, thu ngân tập hợp toàn bộ hoá đơn phát sinh, lập bảng kê hoá đơn, giữ lại liên lưu và gửi liên dành cho ngân hàng cùng với bảng kê. Các chứng từ chỉ được phép lưu lại khách sạn trong một thời gian nhất định ( dịch vụ với thanhtoán thẻ là 5 ngày, kể từ ngày giao dịch ). Thời hạn lưu chứng từ là 18 tháng kể từ ngày giao dịch.