Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng.
Để tránh việc nhập trùng chứng từ đối với hình thức thanh toán tiền ngay, phần mềm Fast quy ớc cả hai chứng từ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt đều đợc hạch toán thông qua Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Vì lý do đó nên khi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, dù thanh toán ngay hay thanh toán chậm, kế toán đều sử dụng Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng.
Sau khi nhập liệu cho hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chơng trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau:
Nợ TK 131
Có TK 5111
Sau khi nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt, chơng trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau:
Nợ TK 1111 Có TK 131
Cuối tháng, chơng trình tự động tổng hợp số liệu chi tiết cho từng khách hàng và phản ánh vào bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131.
Biểu 2.5: Sổ chi tiết Tài khoản 131
Nội dung: Đối với những khách hàng còn nợ, chơng trình phần mềm Fast cho phép kế toán tiến hành theo dõi riêng trên sổ chi tiết Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sổ chi tiết tài khoản 131 đợc mở riêng cho từng khách hàng.
Muốn chơng trình in ra sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng nào, tại phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, kế toán vào Báo cáo công nợ phải thu, kích chuột vào sổ chi tiết công nợ của một khách hàng, tại ô mã khách hàng, kế
toán đánh mã khách hàng. Khi đó, sổ chi tiết 131 cho mã khách hàng đó sẽ xuất hiện và cho phép kết xuất in ra khi có lệnh.Biểu 2.5
Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại Hà Nội
Sổ chi tiết công nợ (Trích)
Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Cửa hàng 191 Hàng Bông (KH001)
Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004
Số d đầu kỳ: 58631457
Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
03/08 HD92008 Mua hàng 5111 31617823
03/08 HD92008 Mua hàng 33311 3162789
04/08 HD92015 Mua hàng 5111 23451732
04/08 HD92015 Mua hàng 33311 2345173
08/08 PT628 Thanh toán tiền hàng - HD91896 1111 25689308
09/08 PT634 Thanh toán tiền hàng - HD91899 1111 12451689
12/08 HD92037 Mua hàng 5111 15614327
12/08 HD92037 Mua hàng 33311 1561433
15/08 PT672 Thanh toán tiền hàng - HD92003 1111 20490460
15/08 PT685 Thanh toán tiền hàng - HD92008 1111 34790682
… … … … … … Tổng phát sinh nợ : 463625865 Tổng phát sinh có : 385417029 D nợ cuối kỳ: 136840293 Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Ngời lập biểu 39
Biểu 2.6: Bảng cân đối phát sinh công nợ- Tài khoản 131
Nội dung: Bảng cân đối phát sinh công nợ đợc kế toán in ra vào cuối tháng để theo dõi một cách tổng quát các khoản nợ phát sinh và tình hình thu hồi nợ của từng khách hàng trong tháng.
Biểu 2.7: Sổ cái tài khoản 131- Phải thu của khách hàng
Nội dung: Phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khoản phải thu của khách hàng.
Cuối tháng, kế toán thực hiện lệnh để máy in ra sổ cái tài khoản 131.
Biểu 2.6
Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại Hà Nội
Bảng cân đối phát sinh công nợ(Trích)
Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004
STT Mã
khách Tên khách Số d đầu kỳ Phát sinh Số d cuối kỳ
D nợ đầu kỳ D có đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có D nợ cuối kỳ D có cuối kỳ
1 KH001 Cửa hàng 191 Hàng Bông 58631457 463625865 385417029 136840293
2 KH002 Cửa hàng B21 Nam Thành Công 62435091 318739196 337049172 44125065
3 KH003 Siêu thị 18 Hàng Bài 124697825 742765807 628450132 239013500
4 KH004 TT Thơng Mại Cát Linh 87054368 420881487 397862151 110073704
5 KH005 Công ty Tân An 21751065 83748710 92635228 12864547
6 KH006 Công ty CP Phơng Nam 4036825 27141660 24338051 6840434
7 KH007 Công ty TNHH Việt Linh 6031568 42586597 35062133 13556032
.. ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng: 1024328075 3945075462 3361485063 1607918474
Ngày 31 tháng 08 năm 2004
Kết toán trởng Ngời lập biểu
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Biểu 2.7
Sở thơng mại Hà Nội Công ty thơng mại Hà Nội
Sổ cái tài khoản (Trích)
Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Từ ngày 01/08/2004 đến 31/08/2004
Số d đầu kỳ: 1024328075
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
02/08 PT576 Công ty Quốc Thái – KH017 Thanh toán tiền hàng –
HD92004 1111 16139464
02/08 PT577 Cửa hàng B21 Nam Thành Công –
KH002 Thanh toán tiền hàng – HD991936 1111 15642037
02/08 PT578 Công ty Tân An – KH005 Thanh toán tiền hàng –
HD991921 1111 21751064
02/08 PT579 Công ty TNHH Hữu Phớc – KH032 Thanh toán tiền hàng –
HD 992007 111 14769582
02/08 HD 92004 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 5111 14672240 `
02/08 HD 92004 Công ty Quốc Thái – KH017 Mua hàng 33311 1467224
02/08 HD92005 Công ty An Dơng- KH010 Mua hàng 5111 4761238
04/08 HD92005 Công ty An Dơng – KH010 Mua hàng 33311 476124
... ... ... ... ... ...
Tông phát sinh nợ: 3945075462 Tổng phát sinh có: 33614853063 D nợ cuối kỳ: 1607918474
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký và nghi rõ họ tên) (Ký và nghi rõ họ tên)