Để theo đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng thứ vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị, ở công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song. Theo phơng pháp này, phòng kế toán kết hợp với thủ kho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu dựa trên các chứng nhập xuất kho, từ đó để ghi chép vào các sổ thẻ liên quan.
* ở kho:
Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu, hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho nhất định. Thẻ kho đợc mở cho cả năm. Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất đã đợc kiểm tra tính chất pháp lý và đã đợc hoàn chỉnh. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ 3 - 5 ngày, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán:
Kế toán sử dụng sổ chi tiết để theo dõi, ghi chép tình hình nhập - xuất từng loại vật liệu. Sổ chi tiết đợc mở cho từng loại, từng thứ vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã đợc kế toán viên kiểm tra và hoàn chỉnh. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng.
- Với vật liệu nhận gia công: Sổ chi tiết chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng. - Với vật liệu mua ngoài: Sổ chi tiết theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Với vật liệu nhập kho thì chỉ tiêu giá trị căn cứ vào giá thực tế để ghi. Với vật liệu xuất kho thì căn cứ vào đơn giá bình quân để ghi.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho theo từng loại, từng thứ vật liệu. Nếu phù hợp, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của từng loại vật t trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn của từng nhóm vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: