2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý cũng nh trình độ của các cán bộ kế toán và chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy kế toán đợc giao,công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, hầu hết các công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện tại phòng kế toán của công ty. ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng phân xởng đó. Ngoài ra, trong bộ máy kế toán, các nhân viên đợc bố trí đảm nhận các phần hành kế toán căn cứ vào khối lợng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh
tế tài chính và phù hợp với năng lực của từng kế toán viên. Điều này đã tạo điều kiện cho mỗi cán bộ kế toán phát huy tốt khả năng và trình độ của mình, giúp cho công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ thuận tiện, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng đối với công tác kế toán.
2.1.4.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
+ Tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty.
Nhiệm vụ kế toán: Tổ chức hớng dẫn, thực hiện và kiểm tra việc thu thập, xử lý các thông tin, số liệu kế toán theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi, các nghiệp vụ thu nộp, thanh toán; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; ngăn ngừa các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị.
Bộ máy kế toán: Phòng kế toán tài vụ trong biên chế có 10 nhân viên, đợc tổ chức theo các phần hành kế toán nh sau:
- Đứng đầu là kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: là ngời tổ chức và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Tiếp đó là 2 phó phòng kế toán, thủ quỹ và các nhân viên.
- Kế toán vốn bằng tiền: sau khi kiểm tra tính hơp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc, kế toán vốn bằng tiền lập các phiếu thu_chi ( với tiền mặt ) hay Séc, UNC...( với tiền gửi ngân hàng ). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp Séc và sổ chi tiết, đối chiếu sổ sách thủ quỹ với sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng.
- Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL & CCDC): hạch toán chi tiết NVL & CDC theo phơng pháp ghi thẻ song song, theo dõi sát sao tình hình biến động của từng loại vật t, cuối tháng lập bảng kê Nhập- Xuất-Tồn chuyển cho bộ phận kế toán tính giá thành. Khi có yêu cầu, bộ
phận kế toán NVL sẽ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật t, tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết khi thiếu hụt.
- Kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ) và nguồn vốn: Phân loại TSCĐ hiện có của công ty, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao theo ph- ơng pháp tuyến tính cố định, theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của công ty.
- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: có nhiệm vụ hạch toán lao động, kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, tính và lập các bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH theo từng bộ phận.
- Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ ( phải thu- phải trả ) trong công ty và giữa công ty với khách hàng, ngân hàng, Nhà nớc...
- Kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập-xuất kho thành phẩm, theo dõi và hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm và các loại chi phí khác có liên quan đến việc tiêu thụ.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: hàng tháng nhận đợc báo cáo từ các xí nghiệp gửi lên, tổng hợp phần chế biến bán thành phẩm vào " Báo cáo tổng hợp chế biến ", nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác để tính gía thành, tính giá bán sản phẩm theo phơng pháp hệ số.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày, căn cứ và các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi, cuối tháng đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt.
+ Tại các xí nghiệp thành viên: chỉ có các nhân viên thống kê tại đó để thực hiện việc hạch toán ban đầu, có nhiệm vụ theo dõi NVL từ khi đa vào sản xuất cho đến lúc giao thành phẩm. Nội dung theo dõi nh sau:
- Từng chủng loại NVL đa vào sản xuất theo từng mặt hàng của xí nghiệp.
- Số lợng bán thành phẩm cắt ra, tình hình nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt đợc để tính lơng cho công nhân viên.
- Số lợng bán thành phẩm cấp cho từng tổ đầu ngày và số lợng bán thành phẩm nhập vào cuối ngày.
Căn cứ vào số lợng sản phẩm hoàn thành và định mức lơng cho từng loại hàng, các nhân viên thống kê tính tiền lơng cho công nhân viên trong
tháng. Cuối quý , lập các báo cáo gửi lên phòng kế toán của công ty để đối chiếu số liệu. Khi hợp đồng sản xuất hoặc gia công kết thúc, các nhân viên hạch toán của xí nghiệp lập báo cáo quyết toán hợp đồng nh báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu đồng thời xem xét việc thu hồi.
2.1.4.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ đợc mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra để lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Sơ đồ trình tự hạch toán
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
- Chế độ kế toán áp dụng: Theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dơng lịch ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 ).
- Tổ chức lập báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán và gửi báo cáo lên Tổng công ty dệt may Việt Nam theo mẫu biểu quy định của Nhà nớc. Báo cáo tài chính bao gồm:
Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01 - DN ) Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu B02 - DN ) Báo cáo lu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03 - DN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 - DN )
36
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ ( Như phiếu thu - chi, bảng
phân bổ khấu hao TSCĐ )
Bảng kê ( số 4,) Nhật ký chứng từ ( số1,2,5,7) Thẻ ( thẻ kho, thẻ TSCĐ) và sổ
kế toán chi tiết ( TK 141,331...)
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phơng pháp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Nhờ đó mà kế toán theo dõi phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật t, thành phẩm trên sổ kế toán. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Công ty áp dụng kê khai, nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Thăng Long.