14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển
1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng
1) Nội dung.
Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây:
a) Xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài
Khi hàng gửi đi xuất khẩu đợc xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lợng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã đợc ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thờng ngời nhập khẩu phía nớc ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng):
Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tợng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tợng không chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu.
b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc
Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nớc tơng tự nh trong kinh doanh th- ơng mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho đợc xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là ngời mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản nh sau:
Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1)
Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
2) Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:
- Hoá đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng...
- Chứng từ kế toán liên quan khác nh : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thơng mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu).
Hoá đơn GTGT xác nhận số lợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán ở
đơn vị mua; Liên 3 lu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán.
3) Quy trình nhập liệu.
Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm đợc quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩu thanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tơng tự.
Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT
Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng LX/2005B
Liên 3 : Lu tại Phòng Kế toán
Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669
Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM
Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phơng Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035
Họ tên ngời mua hàng:
Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát
Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2
1 ổ bi Chiếc 88.000 9.259.000
Cộng tiền hàng : 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mơi đồng, chẵn./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trởng phòng TC-KT Giám đốc
Vũ Đình Phúc Nguyễn Trờng Sơn
Các bớc để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting
Bớc 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn:
Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hoá
Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Bớc 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ đợc nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng đợc nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới”
Bớc 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trờng đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
Bớc 4) Lần lợt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác nh thuế, chi phí, chiết khấu, …
Màn hình nhập liệu
- Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trờng mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng nh địa chỉ, mã số thuế đ… ợc Fast Accounting tự động điền vào.
- Mã TK nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nớc phòng KD1 (tên mới của phòng XNK2)
- Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trờng Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trờng số seri, nhập số seri là “LX/2005B”.
- Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trờng ngày hạch toán, nếu không nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tơng tự nh vậy.
- Tại trờng tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chơng trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000.
- Tại trờng mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chơng trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trờng mã kho, mã vụ việc cũng tơng tự nh vậy.
- Tại trờng số lợng, nhập nh trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lợng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng đợc điền vào trờng Thành tiền VND.
- Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp không?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”.
- Tiếp theo tới trờng mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tơng ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chơng trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ:
Nợ TK 131101
Có Tk 33311
Bớc 5) Tại nút “Lu”, bấm phím Enter để lu chứng từ. Khi chơng trình thực hiện lu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”.
Bớc 6) Sau khi lu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
- Mới: Vào chứng từ mới
- In chứng từ: In chứng từ hiện thời - Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời - Xoá: Xoá chứng từ hiện thời
- Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
- Lọc: Lọc các chứng từ đã cập nhật trớc đó để xem, sửa, xoá - PgUp: Xem chứng từ trớc chứng từ hiện thời
- PgDn: Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời - Quay ra: Kết thúc cập nhật chứng từ
Trên đây là các bớc quy trình nhập liệu một Hoá đơn GTGT, quá trình nhập liệu đối với các chứng từ khác trong Fast Accounting cũng tiến hành tơng tự.
Khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần quan tâm các vấn đề sau: Liên quan đến hạch toán TK hàng tồn kho, TK doanh thu, TK giá vốn thì ch- ơng trình Fast Accounting sẽ tự động dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật t ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
Các thông tin liên quan đến hoá đơn và khách hàng sẽ đợc chuyển vào bảng kê hoá đơn đầu ra. Nếu khách hàng cha có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lu chứng từ, chơng trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế . Nếu khách hàng là thờng xuyên nhng không có mã số thuế, để tránh việc chơng trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trờng mã số thuế ta chỉ cần nhập một ký tự bất kỳ.
Giá bán của mặt hàng sẽ đợc lấy từ danh mục giá bán nhng có thể sửa đợc trờng giá bán. Khi lu hoá đơn thì chơng trình sẽ tự động lu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trờng hợp Công ty Vilexim do không có hệ thống giá bán thống nhất nên Fast Accounting đã đợc thiết kế riêng thích ứng với đặc thù của công ty.
Fast Accounting cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tơng ứng: “Sửa hạch toán”, “Sửa tiền thuế”, “Nhập tiền chiết khấu”
Đối với trờng “Số d”: Số d đầu kỳ của khách hàng đợc cập nhật ở phần vào số d công nợ đầu kỳ. Ngời sử dụng chỉ phải cập nhật số d đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đến các kỳ tiếp theo trong năm và cả các năm sau, số d công nợ sẽ do chơng trình tự động tính toán và kết chuyển. Sau khi cập nhật số d công nợ đầu kỳ, chơng trình sẽ chuyển số d tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số d tài khoản đầu kỳ.
4) Kết xuất, xem, in sổ kế toán và báo cáo liên quan
Với chơng trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chơng trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tơng ứng.
Trong Fast Accounting các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất và tuân theo một quy trình chung. Vì vậy, để lên các báo cáo có thể tiến hành tơng tự nh minh hoạ sau đây đối với “Báo cáo bán hàng”
Bớc 1) Chọn chức năng báo cáo tơng ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể, ở đây là “Báo cáo bán hàng”. Fast Accounting sẽ cho ra một danh sách các báo cáo kế toán liên quan đến phân hệ bán hàng.
Biểu 2.10. Báo cáo bán hàng
Bớc 2) Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: “Sổ nhật ký bán hàng”.
Bớc 3) Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: Từ ngày 01/03/2006 đến 31/03/2006.
Bớc 4) Sau khi tính toán xong, chơng trình sẽ hiện lên kết quả dới dạng bảng số liệu.
Bớc 5) Để xem các thông tin cần thiết ta sử dụng phím mũi tên để di chuyển tìm kiếm.
Bớc 6) Trong đa số các báo cáo, chơng trình sẽ cho phép thay đổi kiểu trình bày, ví dụ nh sắp xếp các dòng theo mã, theo tên, theo giá trị Ta sử dụng phím… F10 để thay đổi các kiểu trình bày.
Biểu 2.11. Sổ chi tiết tài khoản
Để in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu Excel (*.EXL), hoặc tệp DBF: Bấm phím F7 để hiện lên hộp thoại tơng tự nh trên, lựa chọn kiểu dữ liệu đa ra (In, xem, kết xuất ) và các yêu cầu cụ thể khác, cuối cùng bấm phím “Nhận” để kết… thúc.
(Xem trích Sổ nhật ký bán hàng tháng 03/2006 của Vilexim) nh“ ” sau:
Công ty cổ phần xnk và hợp tác đàu t vilexim
170 Giải Phóng, Hà Nội, Việt Nam
Sổ nhật ký bán hàng
Tháng 03/2006
Chứng từ Tên khách Diễn giảI Tài khoản TK Đối
ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/3/06 0030322HD -XNk và đầu t - KD1021 Công ty TNHH sản xuất LC404 (KD1LC05.404)Mua sắt lá tráng thiếc 131101 511101 777 808 559 777 808 559 01/3/06 0030322HD -XNk và đầu t - KD1021 Công ty TNHH sản xuất LC404 (KD1LC05.404) 131101Mua sắt lá tráng thiếc 33311 38 890 428 38 890 428 01/3/06 0030323HD Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 (KD1DP05.022)Mua ổ bi Dp022 131101 511101 3 050 000 3 050 000 01/3/06 0030323HD Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 (KD1DP05.022)Mua ổ bi Dp022 131101 33311 152 500 152 500 01/3/06 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - HD XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 511103 30 000 000 30 000 000 01/3/06 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - HD XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 33311 3 000 000 3 000 000 31/3/06 0030668HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi DP022
(KD1DP05.022) 131101 511101 123 000 000 123 000 000 31/3/06 0030668HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi DP022
(KD1DP05.022) 131101 33311 6 150 000 6 150 000 31/3/06 0030669HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi DP022
(KD1DP05.022) 131101 511101 9 259 000 9 259 000 31/3/06 0030669HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi DP022
(KD1DP05.022) 131101 33311 462 950 462 950 31/3/06 0030670HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi Dp022
(KD1DP05.022) 131101 511101 10 615 000 10 615 000 31/3/06 0030670HD khai thác mỏ Hoà Phát - Cty chế tạo máy XD &
XN2019
Mua ổ bi Dp022
(KD1DP05.022) 131101 33311 530 750 530 750 31/3/06 0030671HD Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 (KD1DP05.034)Mua ổ bi Dp034 131101 511101 11 572 000 11 572 000 31/3/06 0030671HD Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 (KD1DP05.034)Mua ổ bi Dp034 131101 33311 578 600 578 600 31/3/06 0030672HD Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 LC303 (KD1LC05.303)Mua thép không gỉ 131101 511101 684 122 859 684 122 859 31/3/06 0030672HD Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 LC303 (KD1LC05.303) 131101Mua thép không gỉ 33311 34 206 143 34 206 143 31/03/20
06 0030673HD Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 17 416 660 17 416 660 31/3/06 0030673HD Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 870 833 870 833