14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển
1.2.1. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
1.2.1.1. Đặc điểm hàng hoá.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Vilexim, đó là: Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá chất, dợc liệu, bông vải sợi, đồ điện gia dụng, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ, Trong điều kiện sản phẩm hàng hoá mà Công ty Vilexim kinh doanh rất … phong phú, đa dạng về chủng loại. Vì thế Công ty Vilexim đã tổ chức mã hoá các đối tợng liên quan cần quản lý nh sau:
1) Danh mục sản phẩm hàng hoá.
Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại hàng hóa, mã hóa hàng hóa. Mã hoá hàng hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các loại sản phẩm hàng hoá. Từ đó, cho phép nhận diện,
tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa các loại mặt hàng. Đồng thời giảm đợc thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ của máy tính.
Phần mềm kế toán Fast Accounting mà Công ty Vilexim đang sử dụng cho phép tạo dựng danh mục vật t hàng hoá một cách khoa học và nhanh chóng nh sau: Truy cập vào menu Danh mục hàng hoá vật t theo đờng dẫn “Kế toán hàng tồn kho” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục vật t hàng hoá”.
Tại Công ty Vilexim, để quản lý hàng hoá trong phần mềm kế toán, việc mã hoá vật t đợc thực hiện bắt đầu từ việc theo dõi vật t, hàng hóa là của phòng kinh doanh nào, nếu là hàng nhập khẩu thì theo dõi cả số hiệu L\C nhập khẩu của lô hàng đó, đối với hàng xuất khẩu do số lợng ít hơn nên thờng theo dõi theo trị giá của lô hàng.
Ví dụ, thêm vào danh mục hàng hoá Tấm nhôm màu hợp kim là hàng của phòng Kinh doanh 1, ta truy cập tới menu “Danh mục vật t, hàng hoá”, tại cửa sổ hiện lên, bấm phím F4 để hiện lên màn hình nh sau:
Tại màn hình trên ta tiến hành nhập các thông tin vào các trờng “Mã vật t” là “KD1TAMNHOMMAU”; Tên vật t là “KD1 – Tấm nhôm màu hợp kim”;
Đơn vị tính là “Tấm”; TK vật t là 156101 – Hàng của phòng KD1; TK giá vốn là 632101 – Giá vốn hàng bán phòng KD1; TK doanh thu là 511101 – Doanh thu hàng hoá nhập khẩu phòng KD1 Kết thúc bấm chuột vào nút “Nhận” hoặc sử… dụng tổ hợp phím {Alt, N}.
Biểu 2.1. Danh mục hàng hoá
2) Danh mục khách hàng.
Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, các mối quan hệ kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, bên cạnh các khách hàng truyền thống, danh sách các khách hàng mới của công ty ngày một dài ra. Phần mềm kế toán Fast tại Công ty Vilexim yêu cầu xây dựng một danh mục khách hàng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tợng công nợ phải thu, phải trả (TK 131, 136, 1388, 141, 331, 3388) với các thông tin: Mã khách; Tên khách; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản công nợ ngầm định…
Việc mã hoá khách hàng tại Công ty Vilexim đợc tiến hành trớc hết bằng việc phân loại xem đó là khách của phòng nào? Tại mỗi phòng sẽ đánh số thứ tự các khách hàng theo thời gian phát sinh quan hệ khách hàng. Danh mục khách hàng đợc thờng xuyên cập nhật khách hàng mới, bổ sung, sửa đổi thông tin khách hàng cũ theo thông báo từ các phòng kinh doanh.
Ví dụ, để thêm vào danh mục khách hàng Công ty TNHH Chí Thành II là khách mua hàng của phòng Kinh doanh 3, ta thực hiện các bớc sau: Truy cập theo đờng dẫn menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” => “Danh mục từ điển”
Stt Mã vật t Tên vật t Đvt TK vật t TK giá vốn TK doanh thu 1 KD1CUASONGNHUA Cửa sổ ống nhựa chiếc 156101 632101 511101
2 KD1ONGNHUA ống nhựa chiếc 156101 632101 511101 3 KD1PHUKIENBINHLC Phụ Kiện bình lọc LC 049 chiếc 156101 632101 511101 4 KD1PHUKIENONGNHU Phụ Kiện ống nhựa chiếc 156101 632101 511101 5 KD1SATLA KD1-Sắt lá tráng thiếc tấn 156101 632101 511101 6 KD1TAMNHOMMAU KD1- Tấm nhôm màu hợp kim tấm 156101 632101 511101 7 KD1THIETBIDHMLOP Thiết bị dậy học-Móc lốp bộ 156101 632101 511101 8 KD2KEMOXIT Kẽm oxít tấn 156102 632102 511102
=> “Danh mục khách hàng”. Tại màn hình “Danh mục khách hàng”, ta bấm phím F4 để hiện màn hình “Thêm khách hàng”:
Nhập thông tin khách hàng vào các trờng thích hợp: Tại trờng mã khách, nhập “KD3001” (KD3 là phòng, 001 là số thứ tự khách hàng hiện tại của phòng); tại trờng tên khách, nhập tên khách hàng “Công ty TNHH Chí Thành II” Khách… nhập thêm vào danh mục là ngời mua, ta đánh dấu vào ô “Khách hàng”. Kết thúc bấm tổ hợp phím {Alt, N}để chơng trình cập nhật khách hàng.
Biểu 2.2. Danh mục khách hàng
3) Danh mục chứng từ.
Mã
khách Tên khách Địa chỉ Mã số thuế KD1018 Cty TNHH Phú Mỹ An Số 21, ngõ 61/2 Lạc Trung,HN 101559450 KD1019 Cty TNHH vật t thiết bị B3 TT XN Dợc phẩm TW1, ngõ Văn Hơng, HN 101277015 KD1020 Công ty thiết bị phụ tùng Hoà Phát 243 Giải Phóng, Hà Nội 100365371 KD1021 Công ty TNHH sản xuất -XNK và đầu t Ngõ 234, đờng Ngô Gia Tự, Long Biên, Hà Nội 0100600610-1 KD1025 Anh Trung-NA Đô Lơng- Nghệ An 2900264383 KD1029 Doanh nghiệp t nhân SX Duy Lợi 1724 Phạm Thế Hiển- P6, Q8, TP Hồ Chí Minh 302570535
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
Biểu 2.3. Danh mục chứng từ
4) Danh mục tài khoản.
Tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá đợc xây dựng theo nguyên tắc chung trong tạo lập hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty Vilexim, tức là theo nguyên tắc phân cấp. Chẳng hạn, từ tài khoản mẹ 511, đợc phân cấp thành 5 tài khoản bậc 2 là : TK 5111 – DT bán hàng nhập khẩu; TK 5112 – DT bán hàng xuất khẩu; TK 5113 – DT xuất khẩu lao động; TK 5114 – DT từ các dịch vụ khác; TK 5115 – DT dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác.
Sau đó, từ các tài khoản bậc 2, căn cứ vào nơi phát sinh doanh thu để phân cấp tiếp thành các tài khoản bậc 3 (Ví dụ, TK 511101 – DT hàng hoá nhập khẩu Phòng kinh doanh 1). Quá trình mã hoá, tạo lập, khai báo tài khoản dùng trong kế toán bán hàng đợc tiến hành nh đã nói ở phần trên.
Mã chứng từ Tên chứng từ
PT1 Phiếu thu tiền mặt
PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)
BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
PXD Phiếu xuất kho
PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho
HD1 Hoá đơn dịch vụ
HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ
PN1 Hoá đơn mua dịch vụ
PK3 Bút toán kết chuyển tự động
PK4 Bút toán phân bổ tự động
PK5 Bút toán phân bổ khấu hao
PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ
T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra
Danh mục chứng từ sử dụng chủ yếu trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim do Fast tự động mã hoá
Biểu 2.4. Danh mục Tài khoản
TàI
khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 5111 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu 511 2 511101 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD1 5111 3 511102 Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD2 5111 3
5112 Doanh thu bán hàng xuất khẩu 511 2
511201 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD1 5112 3 511202 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD2 5112 3 511203 Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD3 5112 3
Trích TK 511 trong Danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty Vilexim” ” 5) Hệ thống sổ và các báo cáo liên quan.
Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Và phần mềm kế toán Fatst Accounting luôn sẵn sàng cung cấp hệ thống sổ kế toán theo hình thức này. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK liên quan (TK 156, TK511, TK131, TK 911 )…
Các báo cáo bán hàng cũng đợc Fast Accounting cung cấp một cách đầy đủ, nhanh chóng chính xác phục vụ cho theo dõi công nợ và kế toán quản trị, để xem các báo cáo bán hàng, ta truy cập vào menu “Kế toán bán hàng” => “Báo cáo bán hàng”, sau đó lựa chọn một trong các báo nh hình dới đây:
Fast Accounting cũng cung cấp các báo cáo lãi lỗ lô hàng nh: Báo cáo doanh thu theo mặt hàng, tổng hợp số chi phí theo lô hàng Đây là phân hệ đ… ợc Công ty Phần mềm Tài chính Kế toán FAST thiết kế riêng thích ứng với điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Vilexim.
Để theo dõi chi phí, lãi lỗ từng lô hàng ta truy cập theo đờng dẫn menu “Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” => “Báo cáo theo vụ việc lô hàng” .
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn quan tâm đến Báo cáo thuế GTGT đầu ra, để xem báo cáo Thuế GTGT đầu ra, ta cần truy cập vào menu “Báo cáo thuế” => “Báo cáo thuế GTGT đầu ra” => “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Mẫu
02/GTGT)”.
1.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá.
Hoạt động tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim bao gồm hai lĩnh vực chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài và nhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc. Trong đó, hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nớc là chủ yếu, chiếm khoảng 70% doanh số bán năm 2005. Hoạt động bán hàng xuất khẩu tuy chiếm tỷ trọng thấp hơn nhng luôn đợc Công ty Vilexim chú trọng phát triển mở rộng thị trờng, tăng doanh số bán hàng xuất khẩu thu ngoại tệ.
Trong lĩnh vực xuất khẩu, thị trờng tiêu thụ hàng xuất khẩu mà Công ty Vilexim đang tham gia xuất khẩu hàng nông sản là những thị trờng truyền thống nh Singapore, Malaysia, Indonesia, Pakistan, India Đồng thời, Công ty đang tích… cực hớng tới các thị trờng mới, giàu tiềm năng nh Trung Quốc, Nam Phi, Châu Âu, Dubai, các nớc Asean . Với thị tr… ờng thu mua nông sản trong nớc, Công ty đã nhận đợc sự ủng hộ từ các cơ sở và doanh nghiệp cung cấp nguồn hàng nông sản, nhất là trong thời điểm mà giá hàng trong nớc có xu hớng tăng.
Đối với thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu, thị trờng nội địa cũng là thị trờng đang đợc Công ty chú trọng xây dựng và phát triển do đây vừa là thị trờng đầu vào, vừa là thị trờng đầu ra của Công ty. Vì thế, Công ty đã quan tâm mở rộng các mối quan hệ khách hàng và các kênh phân phối sản phẩm, trở thành đầu mối cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho các công ty trong nớc nh Công ty Kim loại Việt (Hoàng Quốc Việt, Hà Nội), Công ty CP Thép Việt Nhật (Long Biên, Hà Nội), Công ty Thép Việt (Thạch Thất, Hà Tây) Công ty TNHH Kim khí Hoàng Minh (Cầu Giấy, Hà Nội) với mặt hàng sắt thép các loại, Công ty Secoin (Gỗ ván dăm), Công ty Thùy Anh (Hạt nhựa, Xơ Acrylic), Công ty TNHH Phú Thái (hàng tiêu dùng các loại), Công ty In và Văn hóa phẩm (Bộ văn hóa thông tin – mặt hàng giấy) và các mạng l… ới phân phối trên cả nớc. Thực tế hiện nay, tình hình sản xuất công nghiệp trong nớc tiếp tục tăng trởng cao nên nhu cầu đầu vào các
nguyên vật liêu nh sắt thép, hạt nhựa, hóa chất tăng mạnh đang là yếu tố thúc… đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu của Công ty.
Những bớc tiến nh trên có đợc là nhờ chính sách điều hành, quản lý của Công ty đang đợc hoàn thiện tích cực sau khi cổ phần hóa, Công ty đã áp dụng các chính sách khuyến khích, thúc đẩy hoạt động kinh doanh nh: chính sách thởng, chính sách bạn hàng. Đồng thời, Công ty cũng thực hiện việc tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí bán hàng, khuyến khích cán bộ áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh nhằm giảm chi phí giao dịch, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Những yếu tố chủ yếu ảnh hởng đến tổ chức kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại Công ty Vilexim bao gồm:
- Thời gian lu chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu thờng dài hơn so với thời gian lu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thơng mại nội địa. Do đó, để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu thì phải chờ đến khi tiền hàng đã luân chuyển đợc một vòng hay khi đã thực hiện xong một thơng vụ ngoại thơng;
- Thời điểm giao nhận và thời điểm thanh toán hàng hóa xuất – nhập khẩu cũng không trùng nhau mà có khoảng cách dài;
- Phơng thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Vilexim chủ yếu sử dụng thanh toán bằng th tín dụng L\C (Letter of Credit), ngoài ra còn có phơng thức nhờ thu D\P (Documents agaist Payment), phơng thức chuyển tiền (Remitance).
- Phơng thức xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là phơng thức xuất nhập khẩu trực tiếp. Bằng khả năng tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác, am hiểu thị trờng cũng nh mặt hàng xuất nhập khẩu, Công ty trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán tiền hàng Do đó, hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty bao gồm hàng hóa do Công… ty trực tiếp mua bán và hàng hóa do đơn vị khác ủy thác xuất nhập khẩu (Công ty hởng phí ủy thác).
1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim.
Phơng thức bán hàng đợc áp dụng chủ yếu tại Công ty Vilexim là bán hàng trực tiếp thu tiền ngay, bán hàng trả chậm có tính lãi. Hoạt động bán hàng khi thực hiện phải có Hợp đồng mua bán giữa khách hàng và Công ty. Mọi điều khoản về tên hàng, số lợng, quy cách, chủng loại; Thời gian và địa điểm giao nhận; Phơng thức thanh toán phải đợc thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán trớc khi bán hàng. Một Hợp đồng mua bán đợc ký kết phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh XNK và phòng TCKT. Trong đó, phòng TCKT cần thực hiện các bớc nh viết Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, theo dõi thu tiền bán hàng, hạch toán vào các lô hàng vào chơng trình Fast. Hợp đồng mua bán đợc lập thành 04 bản có giá trị pháp lý nh nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
Nhập khẩu hàng vê bán trong nớc là hoạt động bán hàng chủ yếu ở Vilexim. Thông thờng, khách hàng phải đặt cọc 10% trị giá Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết để Công ty ký quỹ mở L\C tại ngân hàng. Số còn lại (90%) bên mua thanh toán trong khoảng thời gian thỏa thuận giữa 2 bên tùy từng lô hàng (thờng là 03 tháng) và Công ty có thu lãi trả chậm. Quá thời hạn thanh toán, Công ty có quyền thu tiền đặt cọc và phát mại hàng hóa để thu hồi vốn. Khách hàng phải chịu mọi chi phí nh: Phí Ngân hàng, c- ớc vận chuyển từ cảng về kho, phí bốc xếp, hải quan, giám định, công tác phí, thuê xe và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng thời hạn.…
Đối với bán hàng xuất khẩu, Công ty cũng tổ chức đàm phán, ký kết Hợp đồng mua bán (Sales Contract) với phía nớc ngoài với các điều khoản thỏa thuận bao gồm: Hàng hóa, đơn giá, số lợng, trị giá; Thời gian địa điểm giao hàng; Phơng thức thanh toán; Yêu cầu về bộ chứng từ hàng xuất Ph… ơng thức thanh toán thờng đợc lựa chọn là chuyển tiền điện T\T (Telegraphic Transfer). Đây là phơng thức thanh toán có lợi nhất cho ngời xuất khẩu.
Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau