III. TỔ CHỨC CễNGTÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT
1.1.Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài.
1. Thủ tục nhập kho.
1.1.Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài.
Theo chế độ kế toỏn quy định tất cả cỏc loại vật tư khi về đến cụng ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật tư được chuyển đến cụng ty (thụng thường việc vận chuyển là do đội vận tải của cụng ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhõn viờn tiếp liệu) mang hoỏ đơn của bờn bỏn vật tư (trong hoỏ đơn đó ghi cỏc chỉ tiờu chủng loại , quy cỏch vật
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn
tư, khối lượng vật tư, định giỏ vật tư, thành tiền , hỡnh thức thanh toỏn...)lờn phũng vật tư.
Căn cứ vào hoỏ đơn của đơn vị bỏn một số trường hợp cú cả biờn bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đú phũng vật tư xem xột, kiểm tra tớnh hợp lý , hợp lệ của hoỏ đơn, nếu nội dung ghi trong hoỏ đơn phự hợp với hợp đồng đó ký kết, đỳng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thỡ hợp đồng nhập kho số vật liệu đú đồng thời lập thành 3 liờn phiếu nhập kho:
+Một liờn do phũng vật tư giữ.
+ Một liờn giao cho người đó mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đú giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho.
+ Một liờn ghim vào hoỏ đơn chuyển sang kế toỏn nhập vật liệu để thanh toỏn.
Như trờn đó đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đó kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trờn phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ.
Biểu 3: Hoỏ đơn GTGT mua hàng :
HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL
Liờn 2 ( giao cho khỏch hàng ) EY 00001 Ngày 01 thỏng 12 năm 2006
Đơn vị bỏn: Cụng ty vật tư và kỹ thuật xi măng
Địa chỉ: 348 đường Giải Phúng- Nam Định MST: 0100100004 Điện thoại: ………
Họ tờn người mua hàng: Anh Hài
Đơn vị: Đội XD 1- Cụng ty CPXD Hồng Việt
Địa chỉ: số nhà 12- Nguyễn Trói
Hỡnh thức thanh toỏn: Chịu MST: 0100106151 -1 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ ĐV
tớnh
Số lượng Đụng giỏ Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 40 715.000 28.600.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 28.600.000 2.860.000 31.460.000
Số tiền viết bằng chữ: ba mươi mốt triệu bốn trăm sỏu mươi nghỡn đồng chẵn
Ngày 01 thỏng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký)
Biểu 4: Phiếu nhập kho
Đơn vị : Đội XD1 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 01 thỏng 12 năm 2006 Số 01
Họ, tờn người giao hàng: Anh Hài Nhập tại kho: Nhà văn hoỏ Nam Định STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Đơn vị Số lượng Sv:Trần Thị Dung 46
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn Theo ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 40 40 715.000 28.600.000 Cộng Tấn 40 40 28.600.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): hai mươi tỏm triệu sỏu trăm nghỡn đồng chẵn Ngày 01 thỏng 12 năm 2006 Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký) (đó ký)
HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL
Liờn 2 ( giao cho khỏch hàng ) EY 00021 Ngày 12 thỏng 12 năm 2006
Đơn vị bỏn: Cụng ty vật tư và kỹ thuật xi măng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ: 348 đường Giải Phúng- Nam Định MST: 0100100004 Điện thoại: ………
Họ tờn người mua hàng: Anh Hài
Đơn vị: Đội XD 1- Cụng ty CPXD Hồng Việt Địa chỉ: số nhà 12- Nguyễn Trói
Hỡnh thức thanh toỏn: Chịu MST: 0100106151 -1
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ ĐV tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 20 715.000 14.300.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 14.300.000 1.430.000 15.730.000 Số tiền viết bằng chữ: mười năm triệu bảy trăm ba mươi nghỡn đồng chẵn
Ngày 12 thỏng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký)
Đơn vị : Đội XD1 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 12 thỏng 12 năm 2006 Số 12 Họ, tờn người giao hàng: Anh Hài
Nhập tại kho: Nhà văn hoỏ Nam Định STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Đơn vị Số lượng Theo ctừ Thực nhập Sv:Trần Thị Dung 48
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 20 20 715.000 14.300.000 Cộng Tấn 20 20 14.300.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): mười bốn triệu ba trăm nghỡn đồng chẵn
Ngày 12 thỏng 12 năm 2006 Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký) (đó ký)
HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số 01GTKL-3LL
Liờn 2 ( giao cho khỏch hàng ) EY 00032 Ngày 15 thỏng 12 năm 2006
Đơn vị bỏn: Cụng ty vật tư và kỹ thuật xi măng
Địa chỉ: 348 đường Giải Phúng- Nam Định MST 0100100004 Điện thoại: ………
Họ tờn người mua hàng: Anh Long
Đơn vị: Đội XD 2 - Cụng ty CPXD Hồng Việt Địa chỉ: số nhà 14 Ttần Hưng Đạo
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt MS0100106151 -1 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ ĐV
tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 710.000 35.500.000 Cộng tiền hàng Thuế Suất GTGT: 10% Tổng cộng tiền hàng 35.500.000 3.550.000 39.050.000 Số tiền viết bằng chữ: ba mươi chớn triệu khụng trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn Ngày 15 thỏng 12 năm 2006 Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký)
Đơn vị : Đội XD 2 Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Cty CPXD Hồng Việt Ngày 15 thỏng 12 năm 2006 Số 15
Họ, tờn người giao hàng: Anh Long
Nhập tại kho Sõn vận động tỉnh Nam Định STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Đơn vị Số lượng Theo ctừ Thực nhập Sv:Trần Thị Dung 50
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 50 710.00 0 35.500.000 Cộng Tấn 50 50 35.500.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ba mươi năm triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn Ngày 15 thỏng 12 năm 2006 Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (đó ký) (đó ký) (đó ký) (đó ký)
Việc thanh toỏn cú thể thực hiện theo hai phương phỏp : phương phỏp thanh toỏn ngay ( bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng) và phương phỏp thanh toỏn trả chậm.
+Thanh toỏn ngay: việc thanh toỏn tiền hàng cho nhà cung cấp xảy ra ngay sau khi đơn vị nhận được hàng. Thụng thường, việc thanh toỏn do yờu cầu của nhà cung cấp. Theo phương phỏp này, nhõn viờn tiếp liệu của đội xõy dựng chịu trỏch nhiệm thanh toỏn và chi trả tiền hàng bằn cỏch xin tạm ứng trước khi đi mua hàng hoặc được phũng tài chớnh kế toỏn thanh toỏn ngay khi nhập hàng. Trong một số trường hợp, xớ nghiệp quản lý trực thuộc cú thể tạm ứng một phần tiền ra chi trả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Thanh toỏn trả chậm: khoản phải thanh toỏn với khỏch hàng được coi như là một khoản nợ của Cụng ty đúi với nhà cung cấp. Khoản nợ này được chi trả sau
khi cú sự thụng bỏo của kế toỏn thanh toỏn và được trả theo kỳ, khoản này sẽ được theo dừi riờng và chi tiết cho từng nhà cung cấp.
1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đó dựng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất .
Căn cứ vào yờu cầu nhập hàng , phũng vật tư lập 2 liờn phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ như trờn nhưng 1 liờn được dựng để đúng vào chứng từ thanh toỏn lương hoặc thanh toỏn cỏc yờu cầu cụ thể khỏc theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh yờu cầu sử dụng nhiều loại vật tư khỏc nhau với số lượng khỏc nhau. Tựy thuộc từng giai đoạn thi cụng mà đơn vị thi cụng sử dụng nhiều hay ớt nguyờn vật liệu. Nhõn viờn tiếp liệu của đơn vị thi cụng cú nhiệm vụ xỏc định lượng vật tư cần thiết trong kỳ để đưa ra đề nghị xuất kho nguyờn vật liệu theo yờu cầu. Xớ nghiệp quản lý cụng tỏc thu mua và sử dụng nguyờn vật liệu tại đội thi cụng. Khi cú yờu cầu xuất thờm nguyờn vật liệu, nhõn viờn tiếp liệu tại đơn vị thi cụng đề nghị với kế toỏn. Kế toỏn sau khi kiểm tra tớnh hợp lý của số lượng, chủng loại nguyờn vật liệu cần xuất lập phiếu xuất kho vật liệu. Phiếu này được lập thành 3 liờn:
+ Liờn 1 do kế toỏn xớ nghiệp lưu lại làm cơ sở ghi sổ chi tiết + Hai liờn cũn lại, nhõn viờn tiếp liệu mang xuống cho thủ kho.
Thủ kho sau khi xuất nguyờn vật liệu theo yờu cầu sẽ giữ lại một liờn để ghi vào thẻ kho và lưu giữ, liờn kia do người nhận nguyờn vật liệu giữ. Cuối kỳ kế toỏn, thủ kho tớnh toỏn lượng vật tư xuất, nhập trong kỳ và tớnh số cũn lại. Thụng thường, đầu kỳ mua bao nhiờu thỡ cuối kỳ xuất dựng bấy nhiờu và lượng dư thừa hầu như khụng đỏng kể.
Biểu 5: phiếu xuất kho nguyờn vật liệu xuất dựng cho cụng trỡnh :
Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 12 Nguyễn Trói Ngày 02 thỏng 12 năm 2006 Số 02 Họ, tờn người nhận hàng: Anh Dương
Lý do xuất kho: dựng thi cụng CT nhà văn hoỏ Nam Định Xuất tại kho: nhà văn hoỏ Nam Định
S T Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Sv:Trần Thị Dung 52
Chuyờn thực tập tốt nghiệp Khoa kế toỏn Theo ctừ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 35 35 715.000 25.025.000
Cộng thành tiền ( bằng chữ): hai mươi năm triệu khụng trăm hai mươi năm nghỡn đồng chẵn
Thủ trưởng Phụ trỏch bộ phận Phụ trỏch cung Người nhận Thủ kho (đó ký) (đó ký) (đó ký)
Đơn vị: Cty CPXD Hồng Việt Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Địa chỉ: số 12 Nguyễn Trói Ngày 14 thỏng 12 năm 2006 Số 14 Họ, tờn người nhận hàng: Anh Dương
Lý do xuất kho: dựng thi cụng CT nhà văn hoỏ Nam Định Xuất tại kho: nhà văn hoỏ Nam Định
S T Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Theo ctừ Thực xuất Sv:Trần Thị Dung 53
A B C D 1 2 3 41 Xi măng Hoàng