+ Trờng hợp nhập vật liệu - công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu - công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu - công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, trong hoá đơn ghi rõ các chỉ tiêu nh: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán.
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật t đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho.
Ngời lập phiếu nhập kho phải đánh số liệu phiếu nhập kho và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho ngời nhận hàng. Ngời nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lợng và chất lợng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập( kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho cha vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu cha mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thờng xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng ngời và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh nợ dây da.
(1) (2) (2) (3) (3)
(1) Hoá đơn.
(2) Hoá đơn biên bản kiểm nghiệm. (3) Phiếu nhập kho.
Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình.
VL - CCDC
Phòng kế toán Ban kiểm
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng KE-01-N
Ngày06/10/2001 N0: 059091 Đơn vị bán hàng: Công ty Quang Vinh
Điạ chỉ: 244 - QL14 - Đồng Xoài - BP Số TK:………….
Điện thoại:……….. Mã số Họ tên ngời mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34
Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:…….
Hình thức T. toán: TM Mã số
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Số tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2)
1 Xi măng Nghi Sơn (PBC 40) Bao 260 39.819 10.352.940
Cộng: 10.352.940 Thuế suất GTGT( 10 %) Tiền thuế GTGT 1.035.294 Tổng cộng tiền thanh toán 11.388.234 Số tiền viết bằng chữ: Mời một triệu ba trăm tám tám ngàn hai trăm ba t đồng
Công ty xây dựng số 34
Phiếu nhập kho số200 Mẫu số2 - VT Ngày 08/10/2001 Đinh khoản
Nợ:…
Có:…
Ngời bán: Anh Hoan
Số chứng từ: Ngày tháng năm2001… … …
Biên bản kiểm kê số:…… Ngày tháng năm2001… …
Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA
Danh điểm vt
Tên nhãn hiệu quy cách vật t Số lợng Giá đơn vị Ghi chú Theo CT Thực nhập
01 Xi măng Nghi Sơn Bao 260 260 39.819 10.352.490
Cộng 10.352.490
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Mời triệu ba trăm năm hai ngàn bố trăm chín mơi đồng
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho Đối với công cụ dụng cụ: do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng có số lợng ít hơn so với vật liệu vì vậy cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu, Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về nh sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng BE-01-N
Ngày10/10/2001 N0: 023570 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Long Tiến
Điạ chỉ: 67 Hai Bà Trng - Hà Nội Số TK:………….
Điện thoại:……….. Mã số Họ tên ngời mua hàng: Anh Giang Đơn vị: Công ty xây dựng số 34
Địa chỉ: Thanh xuân Bắc - Hà Nội Số TK:…….
Hình thức T .toán: TM Mã số
STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Số tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) = (1) * (2) 1 2 3 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc Chiếc Chiếc 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng: 2.780.000 Thuế suất GTGT( 5 %) Tiền thuế GTGT 139.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.919.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu chín trăm mời chín ngàn đồng
Công ty xây dựng số 34
Phiếu nhập kho số215 Mẫu số2 - VT Ngày 10/10/2001 Đinh khoản
Nợ:…
Có:…
Ngời bán: Anh Hùng
Số chứng từ: Ngày tháng năm2001… … …
Biên bản kiểm kê số:…… Ngày tháng năm2001… …
Nhập vào kho đội 3 Công ty FUTABA
Danh điểm vt
Tên nhãn hiệu quy cách vật t
Số lợng Giá đơn vị Ghi chú
Theo CT Thực nhập 01 02 03 Xẻng Bàn văn phòng Cuốc Chiếc - - 40 5 30 15.000 400.000 6.000 600.000 2.000.000 180.000 Cộng 2.780.000
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ): Hai triệu bảy trăm tám mơi ngàn đồng.
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho