Để tiến hành hoạt động xây dựng, công ty cần có máy thi công. Máy thi công của công ty bao gồm: máy trộn bê tông, cẩu thiếu nhi, máy vận thăng, cần cẩu KATO, đầm cóc Nhật,... Ngoài ra, công ty còn cần nhiều loại máy thi công khác, lý do là đối với những loại này, chi phí đi thuê rẻ hơn so với mua, vì vậy, công ty cử ngời đi thuê. Thông thờng công ty thuê luôn cả máy, ngời lái và các loại vật t cho chạy máy (thuê trọn gói).
Khi bắt đầu đi thuê, công ty và đơn vị cho thuê máy lập hợp đồng thuê thiết bị. Quá trình hoạt động của máy sẽ đợc theo dõi qua nhật trình sử dụng máy thi công và lệnh điều động máy. Hàng tháng, căn cứ vào hợp đồng thuê máy, nhật trình sử dụng máy và lệnh điều động xe máy, kế toán tính ra chi phí thuê máy một tháng cho từng công trình theo từng loại máy.
Ví dụ: chi phí thuê máy búa rung cho công trình khách sạn La Thành tháng 12 là: 800.000đ/ngày x 19 = 15.200.000
Ngoài ra có trờng hợp công ty thuê máy tính trọn gói trong một tháng nh chi phí thuê máy cẩu KRON cho công trình khách sạn La Thành một tháng là: 12.500.000đ.
Trên cơ sở xác định đợc chi phí thuê của từng máy trên từng công trình, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy.
Bảng 10:
bảng tổng hợp chi phí thuê máy
Công trình: Khách sạn La Thành Tháng 12/1999
Loại máy Số ca hoạt động Đơn giá Thành tiền
1. Búa rung 19 800,000 15.200.000
2. Phát điện 23,5 700,000 16.450.000
3. Cẩu KRON 12.500.000
... ... ... ...
Cộng 65.976.000
Xác định đợc chi phí thuê máy cho từng công trình, kế toán ghi bút toán xác định chi phí thuê máy vào tờ chứng từ gốc riêng của công ty và nhập vào máy lên sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung, kế toán vào sổ cái, sổ chi tiết TK 627,331. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí thuê máy sang TK 154.
* Đối với những loại máy móc thuộc sở hữu của công ty, để tiện cho việc quản lý và tiến hành thi công, công ty giao cho các đội tự quản lý những máy móc cần dùng. Đối với những loại chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy móc, các đội phải báo cáo kịp thời về công ty để hạch toán chi phí
Chi phí cho chạy máy bao gồm chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ,...) tiền l- ơng cho công nhân lái máy, phụ máy và các chi phí khác (chi phí khấu hao máy móc, chi phí điện, nớc mua ngoài).
- Chi phí vật liệu cho chạy máy: việc hạch toán chi phí xăng, dầu, mỡ cho chạy máy tơng tự nh hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, khi có nhu cầu, các đội tự lo mua sắm bằng tiền tạm ứng, sau đó hạch toán lại cho công ty theo nguyên tắc: chi phí phát sinh tại công trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho công trình đó, cho máy đó. Sau đó, kế toán phần hành liên quan ghi nghiệp vụ phát sinh vào tờ chứng từ gốc của công ty làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 141,621. Cuối tháng, trên cơ sở bảng chi tiết vật t sử dụng cho máy thi công, kế toán kết chuyển chi phí vật t cho chạy máy thi công sang TK 154.
- Tiền lơng của công nhân lái máy và phụ máy: chứng từ ban đầu cũng là bảng chấm công, nhật trình sử dụng xe máy và các hợp đồng làm khoán. Hàng ngày, đội trởng theo dõi quá trình làm việc của tổ lái máy qua bảng chấm công. Kết thúc hợp đồng làm khoán, đội trởng tính tiền lơng cho tổ, cho phân việc đó. Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp lơng, thanh toán lơng và bảng phân bổ tiền lơng, kế toán tiền lơng và kế toán tổng hợp ghi nghiệp vụ vào tờ chứng từ gốc lấy đó làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 622, 141. Sau khi khớp số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí nhân công lái máy vào TK 154 (xem bảng 8).
- Chi phí khấu hao máy thi công: hàng tháng, căn cứ vào bảng tính khấu hao, công ty lập cho mọi loại TSCĐ trong công ty đã đăng ký với Cục quản lý vốn và tài sản, sổ chi tiết TSCĐ, lệnh điều động xe máy của công ty, kế toán trích khấu hao máy móc thi công cho từng loại máy, cho từng công trình.
Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ công ty sử dụng là phơng pháp khấu hao theo tỷ lệ (máy thi công hoạt động ở công trình nào thì trích cho công trình đó). Trên cơ sở đó, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao.
Bảng 11:
Bảng tính và phân bổ khấu hao
Tháng 12/1999
STT Loại tài sản Số năm
sử dụng Nguyên Toàn doanh nghiệp Chi tiết ra công trình
giá Giá trị còn lại Khấu hao KS La Thành NH LD V-L ...
A Máy thi công ...
1 Máy vận thăng 27m 5 24.500.000 21.560.000 359.333 359.333 - ...
2 Máy trộn bê tông 3 5.000.000 2.900.000 80.556 - 80.556 ...
3 Máy kinh ví DT 106 6 24.953.000 24.953.000 346.153 346.153 - ...
4 Cẩu KATO Nhật 6 1.754.283.000 1.754.283.000 24.356.043 8.118.681 2.706.217 ...
... ... .... ... .... ... ... .... ...
B Phơng tiện vận tải
1 Ô tô tải KTA 6 122.850.000 122.850.000 1.706.250 1.706.250
... ... ... ... .... ... ... .... ...
C Trụ sở công ty 15 226.005.292 198.824.870 1.104.582 -
... .... ... ... .... ... ... .... ...
Sau đó, kế toán phần hành liên quan ghi chi phí khấu hao vào tờ chứng từ gốc, từ số liệu ở chứng từ gốc kế toán vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 627, 214. Đồng thời căn cứ vào bảng thanh toán lơng và bảng phân bổ tiền lơng, kế toán ghi bút toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào Nhật ký chung sau đó từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 627,141. Sau khi kiểm tra số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí khấu hao và các khoản trích theo lơng công nhân lái máy vào TK 154.
Căn cứ vào chi phí thuê ngoài, chi phí vật t, chi phí nhân công, chi phí khác và các khoản trích theo lơng công nhân lái máy tính vào chi phí, số liệu căn cứ trên bảng phân bổ tiền lơng và bảng phân bổ khấu hao, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công. Số liệu trên bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công là căn cứ để vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cho mỗi công trình.
Bảng 12:
Bảng tổng hợp chi phí máy thi công
Tháng 12/1999
Công trình: Khách sạn La Thành
Loại chi phí Số tiền
1. Chi phí thuê ngoài 65.976.000
2. Chi phí vật t 1.200.000
3. Chi phí nhân công 5.220.000
4. Chi phí khác 12.004.400
Cộng 84.400.400