Trong công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công cho các công trình xây dựng, ngoài ra trong một số trờng hợp xuất luân chuyển nội bộ trong các đơn vị thành viên của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình phòng kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm cung cấp vật t theo yêu cầu. Đợc sự đồng ý của Ban giám đốc, phòng kinh doanh tổng hợp sẽ viết phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào bảng kê xuất theo đối tợng sử dụng và đây là cơ sở tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Do công ty thực hiện nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu đợc công ty lập cho từng công trình cụ thể. Tuỳ theo từng mục đích và đối tựơng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán phản ánh bên Có TK 152 và Nợ các TK liên quan.
*Trờng hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công công trình, xuất dùng cho quản lý chung đợc chi tiết cho từng công trình sử dụng. Với tr- ờng hợp xuất vật t phục vụ cho quản lý doanh nghiệp (không sử dụng chi tiết)
Căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 621,TK 627,TK 642, TK 623
Có TK 152 ( Chi tiết từng vất t)- Giá trị vật liệu xuất dùng Đối với trừơng hợp xuất kho phục vụ cho máy thi công ( Đơn vị không tổ chức kế toán cho đội máy thi công riêng biệt mà tính trực tiếp vào chi phí của từng công trình.
Ví dụ: Ngày 31/12/2004 xuất Dầu Diezen phục vụ cho công trình Khu đô thị thống nhất. Số lợng 6.960 lít Trị giá xuất kho là30.874.560. Căn cứ vào phiếu xuất kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 6230101 30.874.560
Có TK 15201 30.874.560
*Trờng hợp xuất kho vật t đem gia công. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế về việc gia công kế toán tiến hành định khoản và đa vào máy theo trình tự nh trên.
Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152- Nuyên liệu,vật liệu
Ví dụ: Ngày 13/12/2004 xuất 1000 kg thép để thuê gia công lan can hoa sắt cho công trình KTXSV.Tri giá xuất ghi trên phiếu xuất là 5.040.000đ. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản Nợ TK 154
5.040.000
Có TK 152 5.040.000 Tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự trên.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN *Trờng hợp xuất kho vật t đem bán (đối với những vật t mua về đơn vị không sử dụng hết). Trờng hợp xuất để cung cấp cho các bên phụ,hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng kinh tế cung cấp trực tiếp cho các bên phụ Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 711,TK 331
Có TK 152- Nguyên liệu,vật liệu
*Trong công ty hiện nay còn có một số các công trình đợc giao khoán với hình thức khoán gọn công trình cho các tổ đội, các nhân viên của các tổ đội sẽ tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu. Sau đó sẽ thanh toán với công ty và nguyên vật liệu mua về sẽ không qua kho (không xuất hiện tài khoản 152) và xuất dùng trực tiếp cho công trình. Căn cứ vào quy chế tài chính Hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán lập chứng từ chi phí cho công trình qua định khoản
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 141 – Tạm ứng (chi tiết cho ngời nhận tạm ứng )
Công ty xuất nhập Sổ nhật ký chung (trích)
khẩu xây dựng Tháng 11 năm 2004
Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số trang trớc chuyển 60
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN sang
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100
133 400.910 331 4.410.021 ….. 06/PNK 05 05 Mua bóng điện không 621 98.000 qua kho 131 9.800 331 107.800 ….. PX0853 12 12 Lu chuyển kho từ 152 45.361.138 Kho KTX SV đến 152 45.361.138
Kho ct bộ ngoại giao …..
KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng 152 3.454.545
từ công ty TNHH 133 345.454,5
Hoàng Sơn 331 3.799.999,5
…..
XKPN0512 25 11 Mua xi măng Nghi 152 1.400.000
Sơn 133 140.000
338 1.540.000
…..
PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200
công trình nhà máy 152 2.763.200
xi măng Hạ Long …..
Cộng số phát sinh ….. …..
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Công ty xuất nhập sổ cái tài khoản khẩu xây dựng Tháng 11 năm 2004
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu–
Số d đầu kỳ: 134.008.375 Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số d
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 331 4.009.100
…..
PX0853 12 12 Lu chuyển kho từ 152 45.361.138 Kho KTX SV đến
Kho ct bộ ngoại giao ….. KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng từ Công ty TNHH 331 3.454.545 Hoàng Sơn ….. XKPN0 512
25 11 Mua xi măng Nghi Sơn
338 1.400.000
…..
PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200
công trình nhà máy xi măng Hạ Long ….. Cộng số phát sinh 2.105.422.02 0 2.020.080.79 8 Phát sinh luỹ kế 10.096.851.6 15 10.422.815.0 65 Số d cuối kỳ: 219.349.597 62
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Công ty xuất nhập sổ cái tài khoản (trích) khẩu xây dựng Tháng 11năm 2004
TK 331- Phải trả ngời bán Số d đầu kỳ:65.550.000 Số CT Ngày C T Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số trang trớc chuyển sang
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100
133 400.910
…..
06/PNK 05 05 Mua bóng điện 621 98.000
không qua kho 131 9.800
….. ….. KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng từ CT TNHH Hoàng Sơn 152 3.454.545 133 345.454,5 ….. ….. Cộng số phát sinh 156.010.300 135.648.090 Số d cuối kỳ:85.912.210
2.2.6. Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty.
Cuối năm công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu để kịp thời phát hiện mất mát, kém phẩm chất, h hỏng, Nhằm có biện pháp sử lý kịp… thời.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Trớc khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm 0 h ngày 1tháng 1 năm 2005 của các bộ phận phòng ban tiến hành kiểm tra thực tế tại công trờng kế toán sẽ căn cứ vào quyết định kiểm kê trong “ Biên bản sử lý kiểm kê” để tiến hành hạch toán.
Khi kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi:
Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật t thiếu Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Khi có quyết định sử lý kế toán ghi:
+ Nếu vật t hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép đợc ghi tăng vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật t thiếu + Nếu ngời chịu trách nhiệm phải bồi thờng kế toán ghi:
Nợ TK 1388, TK 334, TK 111
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật t thiếu Ví dụ: Ngày 31/12/2004 tại công trình đờng 10 Hải Phòng, các phòng ban tiến hành kiểm kê và thấy thiếu hụt 2.071,5l dầu Diezel, kế toán định khoản
Nợ TK 1381 7.778.481
Có TK 152 7.778.481
Căn cứ vào biên bản xử lý kiểm kê của hội đồng kiểm kê đã quy trách nhiệm số hao hụt vật t trên là do mất mát và ông Tạ Văn Trung phải chịu trách nhiệm bồi thờng kế toán ghi:
Nợ TK 1388 7.778.481
( Chi tiết phải thu của ông Tạ Văn Trung)
Có TK 1381 7.778.481
Công ty xuất nhập Biên bản kiển kê vật t khẩu xây dựng Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2005
Phòng TCKT
Chúng tôi gồm:
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 1. Nguyễn Thị Dung Nhân viên phòng tài chính kế toán
2. Ngô Anh Việt Phó phòng CGVT
3. Nguyễn ánh Tuyết Nhân viên phòng CGVT 4. Nguyễn Trọng Thời Thủ kho
Kiểm kê thời điểm Ngày 01 tháng 01 năm 2005
Địa điểm nơi kiểm kê Kho CT đờng 10
STT Diễn giải ĐVT Mã số Lợng Chênh lệch
Theo sổ sách Thực tế KK Thừa Thiếu 1 Dầu nhớt HĐ40 lít 1502 61,0 61,0 2 Dầu Điezen lít 1501 2.146,5 75,0 2.071,5 3 Mỡ Bò Kg 1803 3,0 3,0 4 Mỡ L4 Kg 152020020 3.714,8 3.714,8 ... .... 65
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Công ty xuất nhập báo cáo chi tiết kiểm kê vật t
khẩu xây dựng Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Ngày 31 tháng 12 năm2004
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN
Chơng 3:
Nhận xét và kiến nghị vể công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, muốn đạt đợc điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, năng động và bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động sản xuất kinh doanh cũng hớng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt đ- ợc mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau , các biện pháp sử dụng khác nhau. Song trong những biện pháp cơ bản đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất cà hạ giá thành sản phẩm đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Là một công ty trực thuộc một công ty của Nhà nớc khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì công ty xuất nhập khẩu xây dựng gặp không ít những khó khăn, thử thách bên cạnh đó, xí nghiệp lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng ngành. Song trớc tình hình đó, công ty đã không ngừng đầu t trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất chất lợng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy công ty không những giữ vững đợc thi trờng mà còn mở rộng thi trờng và liên tục làm ăn có lãi. Trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng việc một doanh nghiệp Nhà nớc tôn tại là đã khó nhng chuyện một công ty làm ăn có lãi lại càng khó hơn. Tuy vậy, công ty xuất nhập khẩu xây dựng đã làm đợc điều đó. Có thể nói đây là kết quả của hành loại các biện pháp mà công ty đã thực hiện, trong đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm là một biện pháp mà công ty đã áp dụng.
Nh đã nói rất nhiều ở trên, công ty xuất nhập khẩu xây dựng là một công ty xây dựng do đó chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung đặc biệt kà công tác kế toán nguyên vật liệu đợc công ty quan tâm sâu sắc.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm trong khi vẫn đảm bảo chất lợng công trình.
3.1 Những u điểm và nhợc điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng
Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng em đã nhận thấy có những u điểm và nhợc điểm sau:
Ưu điểm:
+ Về bộ máy quản lý: Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Với quy mô quản lý hợp lý đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trờng, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh.
+ Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng đã tốt nghiệp đại học và trên đại học và có bề dầy kinh nghiệp trong công tác kế toán, áp dụng kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc đợc phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng ngời.
Hiện nay trong công tác kế toán ở công ty đã đợc áp dụng kế toán máy và đợc trang bị đầy đủ máy vi tính.
+ Về hệ thống chứng từ kế toán và phơng pháp kế toán của công ty: hạch toán chứng từ ban đầu của công ty đợc tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Công ty đã vận dụng tơng đối đầy đủ những hệ thống chứng từ mà quy chế tài chính đã ban hành. Ngoài ra còn một số chứng từ khác theo quy định của công ty.
Phơng pháp kế toán sử dụng ở công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp này tơng đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thờng xuyên tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp và phù hợp với việc sử dụng kế toán máy.
+ Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán đợc công ty áp dụng hợp lý, phù hợp với điều kiện của công ty. Các tài khoản đợc mở chi tiết gắn liền với từng công trình hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN + Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung và việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính trong công ty đã làm giảm khối lợng đáng kể công việc kỹ thuật trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
+ Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu do vậy không xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu. Bên cạnh đó xây dựng các định mức dự trữ của phòng kế toán tổng hợp rất sát với nhu cầu thực tế vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức sử dụng cho các công trình, hạng mục công trình đợc phòng kinh doanh tổng hợp xây dựng sát thực tế tránh lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết đến từng loại, từng công trình do vậy dễ dàng trong việc quản lý.
+ Về hệ thống kho: Các kho nguyên vật liệu đợc sắp xếp ở ngay tại chân các công trình nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng nh xuất nguyên vật liệu đa vào sử dụng.
+ Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm ngành sản xuất. Mở chi tiết cho từng hạng mục công trình phù hợp với đặc điểm của công ty xây dựng
+ Việc áp dụng phần mềm kế toán UNESCO trong công việc kế toán đã góp phần làm giảm khối lợng khi chép và công việc tính toán, nhất là công việc lập bảng kê, bảng tổng hợp, tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu, nó còn theo dõi chi tiết nguyên vật liệu đến tận nguồn nhập, xuất nên rất thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu.
Tuy nhiên bên cạnh những u điểm nổi bật thì trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty còn có một số hạn chế sau:
Hạn chế:
+ Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu để xây dựng và hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn về nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần khác nhau, công cụ khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt về nguyên vật liệu mà hạch toán một cách chính xác thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý.
Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN + Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Tại công ty khi xuất vật