Trong thời gian em thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, em đã được các anh (chị) hướng dẫn các khâu chuẩn bị khi lãnh đạo đi công tác như sau.
Để có chuyến đi công tác hoàn hảo ta cần thực hiện kế hoạch kỹ lưỡng và chuẩn bị đủ mọi thứ đề phòng bất chắc. Gồm các bước sau:
Phác thảo chuyến đi.
- Mục đích của chuyến đi. - Các nơi đến.
- Thời gian đi, thời gian đến. - Điểm khởi hành, các điểm dừng. - Phương tiện giao thông ưa thích. - Tiện nghi ưa thích.
- Điều kiện đi lại trong quá trình chuyến đi.
Lập hồ sơ chuyến đi.
- Nhật ký hành trình. - Thông tin khách sạn. - Bản chương trình hẹn gặp.
- Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…)
Lập dự toán chi phí cho chuyến đi.
Nếu bản thân đi cùng với lãnh đạo, cần sắp xếp lịch trình riêng cho bản thân và dự tính các tình huống xử thế (trả tiền, phong tục-nghi lễ của nơi đến, những đột biến không tính trước về phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung,...).
Nếu bản thân là một thư ký chuyên nghiệp, thì cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu những yêu cầu đặc biệt đặt ra cho thương gia ở nơi đến (thông qua lãnh sự hoặc công ty du lịch), lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này).
Ngoài ra, nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác, đồng thời lãnh đạo của mình cũng có quan hệ tốt để xin họ cho những thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho các công tác ở nước đó).
Xem xét các chính sách của cơ quan.
- Ai có thẩm quyền cho đi công tác. - Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác. - Thủ tục tiến hành chuyến đi.
- Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán.
Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước
Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân,... để đặt trước. Lưu ý những ngày, giờ thay đổi của các tuyến giao thông (nếu có). Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; các điểm khởi hành và thời gian như yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi trên vé. Nếu sai thông tin hoặc thủ trưởng muốn huỷ chuyến đi thì phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại.
Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký. Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn).
Các thủ tục giấy tờ: nếu đi trong nước, cần chú ý kiểm tra những giấy tờ tùy thân cần thiết; nếu đi ra nước ngoài, cần chú ý làm đầy đủ các thủ tục vi-sa, passport. Cần chú ý thời gian làm các giấy tờ này để chuẩn bị từ trước.
Soạn thảo lịch trình chuyến đi.
- Các địa điểm trong chuyến đi - Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm - Các kế hoạch khác trong chuyến đi.
- Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết.
Kế hoạch đảm nhận thay thế người đi công tác
- Cần chọn người được ủy nhiệm thay thế - Lập giấy ủy nhiệm và trình duyệt
- Tiến hành bàn giao công việc giữa người đi và người thay thế
- Điều chỉnh các cuộc họp, sinh hoạt,...cần thay đổi do bị ảnh hưởng bởi người đi công tác
Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi
- Lập danh sách những thứ cần kiểm tra. Tùy tính chất chuyến công tác, những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau.
- An toàn cho chuyến đi:
- Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh toán được trước hoặc sau thì nên thực hiện.
- Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
- Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật đựng đắt tiền, tránh phô bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
- Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.
- Photo những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất cắp. - Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát để được bảo hiểm.
- Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn.
CHƯƠNG III