Bất kỳ văn phòng nào cũng có người lãnh đạo, đây là người ra quyết định và quản lý, tạo ra các chuẩn mực. Nhìn chung, tất cả nhân viên đều phải nể và thừa nhận họ.
Giao tiếp với cấp trên có những đặc điểm sau:
- Cấp dưới thường noi theo phong cách của cấp trên. Cấp dưới thường quan sát cấp trên ăn mặc, nói năng, đi đứng, tổ chức cuộc họp để bắt chước. Cấp trên là mẫu hình của tổ chức, họ muốn mọi người trong tổ chức noi theo phong cách của họ.
- Cấp dưới phải biết cư xử khéo léo khi giao tiếp với cấp trên. Cấp dưới không được làm mất mặt cấp trên hay chê bai họ sau lưng. Chớ nói sau lưng họ những điều mà trước mặt họ ta không dám nói. Nếu bạn không hiểu hay không đồng tình cũng không nên phản đối.
- Hãy quý trọng thời gian: Thời gian nói chung là tiền bạc, mà thời gian của lãnh đạo còn quý hơn tiền bạc.
- Cấp dưới phải báo cáo thường xuyên. Phải báo cáo để cấp trên nắm được tiến độ công việc, triển vọng của công việc và những phát sinh có thể có trong tương lai.
- Hãy tôn trọng cấp bậc trong tổ chức (văn phòng). Cấp bậc trong tổ chức tồn tại là có lý do của nó và mọi người cần tôn trọng. Bạn không được báo cáo vượt cấp, bởi những gì bạn nói với cấp cao hơn lại được chuyển về cho cấp trên trực tiếp xử lý. Khi đó bạn sẽ gặp rắc rối lớn. Bạn đã tạo một hình ảnh bất lợi ở lãnh đạo trực tiếp của mình.
- Cấp dưới nên tiếp thu phê bình của cấp trên một cách vô tư. Nếu lãnh đạo đề nghị thay đổi một quy trình, một kế hoạch của nhân viên thì cách tốt nhất là tuân thủ một cách tích cực. Lãnh đạo phê bình đúng thì bạn tiếp thu và sửa chữa, lãnh đạo phê bình sai thì nên nghe để rút kinh nghiệm. Bạn tỏ ra chín chắn và thành thạo trong công việc.
- Tập nhìn sự việc với con mắt của người lãnh đạo. Hãy suy nghĩ về công việc và mối quan hệ của công việc đó trong hệ thống công việc của tổ chức.
Em đã học môn “tâm lý ứng nơi công sở” giao tiếp dẫn đến sự thành công hay thất bại là do ở chính bạn, nếu biết cách giao tiếp tốt là một bí quyết dẫn đến sự thành công. Biết cách ăn nói khéo léo bằng những lời nói của mình chỉ bằng lời nói mà chính những lời nói đó sẽ đưa ta đến sự thành công hay phải nhận lại kết quả xấu. Dùng lời nói để trao đổi vì lời nói là thứ đơn giản nhất và cũng là thứ cần thiết nhất trong giao
tiếp. Có nhiều cách giao tiếp khác nhau và ta vận dụng những hiểu biết, học hỏi của mình để giao tiếp hiệu quả nhất.
VD: Đối với người thông minh ta có cách giao tiếp khác như: Họ cần sự hiểu biết sâu rộng vấn đề hơn. Bởi vậy ta cần có những kỹ năng phân tích và biện lý đưa những lý lẽ thật thuyết phụ đối với họ.
Đối với những người có địa vị cao trong xã hội ta cần có cách ứng xử tôn trong họ, và ta cũng hãy tự tin vào những gì mình đang có.
Đối với đồng nghiệp cần sự gần gủi, hòa đồng, tạo thiện cảm,…luôn luôn sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ cho họ khi họ gặp phải những vấn đề khó xử lý, nếu trong trường hợp đó ta có thể giúp đỡ được. Trong thời gian học em cũng học hỏi được những cách giao tiếp mà anh (chị) hướng dẫn và khi đi thực tập em đã vận dụng những gì em đã học vào việc giao tiếp cho phù hợp nhất cho từng đối tượng để ứng xử một cách tốt nhất vì em học ngành Quản trị Văn phòng mà, thể hiện sự lễ phép, lịch sự trong giao tiếp, đồng thời qua cách giao tiếp và cách ứng xử, dáng vẽ bên ngoài người khác có thể đánh giá được mình là một người như thế nào. Cũng có câu nói rất hay “lời nói chẳng mất tiền mua lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.